وكالات السيارات ومراكز الخدمة

المعرض

يتابع برنامج إدارة معارض السيارات في نما كل سيارة بصورة مستقلة برقم هيكلها، إلى جانب مستندات النظام، وتمتد دورتها على طول النشاط:

أمر شراء ← فاتورة شراء ← استلام ← عرض سعر ← أمر بيع ← تخصيص ← فاتورة بيع ← تسليم نهائي، ومعها خطاب المرور.

وتنشأ سجلات السيارات من فاتورة الشراء. ومن ثم توجد السيارة في النظام منذ لحظة الالتزام بشرائها. ويوزع النظام التكاليف غير المباشرة، من شحن وجمارك ونقل وغيرها، على السيارات المستوردة، بحيث تأخذ كل سيارة نصيبها من التكلفة الإضافية مهما تعددت أسس التوزيع.

وإذا طلبت ست سيارات بسعر 74,000 لكل منها وأضفت 15,000 شحناً ورسوماً، دخلت كل سيارة المخزون بتكلفة حقيقية قدرها 76,500.

ومع نظام التخصيص ترتبط كل سيارة بأمر بيع محدد، فلا يحجز بائعان السيارة نفسها. كما يدير النظام مرتجعات الشراء والصفقات التي لا تتم من خلال مجموعة كاملة من مستندات إلغاء البيع.

حالات السيارة وانتقالاتها

يمكنك تحديد حالات السيارة وانتقالاتها بنفسك، فتكون مثلاً «محجوزة» و«في الطريق» و«في المعرض» و«مباعة» و«مسلمة». ويحدد الإعداد أي مستند ينقل السيارة إلى كل حالة وأي الانتقالات مسموح بها. ويتم ضبط هذه الحالات في مرحلة التطبيق قبل بدء التشغيل، وذلك حتى تكون دورة العمل مطابقة لطريقة إدارة معرضك من البداية.

التأمين والتمويل مع السيارة

تغطي إضافة مرخصة على حدة ما يبيعه الوكيل مع المركبة. ومنه شركات التأمين وبرامجه، ووثائق التأمين بمجموعة مستنداتها الكاملة وفاتورة شراء التأمين، إضافة إلى شركات التمويل وبرامج التقسيط وعروض أسعاره. ومن ثم يمكن إدارة أوراق التأمين والتقسيط في النظام نفسه الذي تدار فيه الصفقة.

الورشة

تبدأ دورة الورشة من طلب الخدمة وفحص السيارة عند الاستقبال، ثم تقدير السعر فأمر الشغل وصرف القطع والتنفيذ، وصولاً إلى الإقفال وإذن الخروج:

طلب خدمة ← الوصول وفحص الاستقبال ← تقدير السعر ← أمر الشغل ← صرف قطع الغيار ← التنفيذ ← الإقفال ← إذن الخروج.

ويتم حجز المواعيد بحسب الطاقة التشغيلية الفعلية للورشة، فلا يقبل النظام موعداً يتجاوزها. ويوثق فحص الاستقبال حالة السيارة عند دخولها، بحيث يحسم أي خلاف على خدش كان موجوداً أو لم يكن. ويضمن إذن الخروج اكتمال الفواتير وسدادها قبل مغادرة السيارة الموقع.

توزيع تكلفة الإصلاح

نادراً ما يدفع طرف واحد تكلفة إصلاح واحد، ولذلك يقسم أمر الشغل التكلفة بين العميل وشركة التأمين وجهة الضمان وحساب الورشة نفسها.

ويقع 695 على العميل، و60 على التأمين، و2,400 تحت الضمان، و60 على المنشأة داخلياً، ثم تصدر لكل جهة فاتورتها بحصتها. ويغني ذلك المحاسب عن تقسيم العملية يدوياً على عدة فواتير وتسويات.

قطع الغيار والأعمال الخارجية والوقت

يصرف أمين المخزن قطع الغيار على أمر الشغل ويسترد غير المستخدم منها. ويتم تتبع الأعمال التي ترسل إلى متخصصين خارج الورشة باعتبارها إصلاحات خارجية. ويسجل الفنيون الوقت الفعلي لكل مهمة إلى جانب الوقت المعياري المحسوب على العميل، وتظهر من المقارنة بينهما دقة الأزمنة المعيارية التي تعتمدها.

وعند إقفال أمر الشغل يجمع النظام الأعمال المنجزة وقطع الغيار المستهلكة، ويصدر صرف المخزون، ويحدد موعد الزيارة القادمة من خلال قراءة عداد السيارة. كما يدعم الفحوصات وحملات الاستدعاء الخاصة بأعمال الوكالة.

الاستقبال والتأجير

ويدعم نما أداتين تكملان العمل اليومي في الوكالة.

• طوابير الخدمة لتنظيم استقبال العملاء بجهاز إصدار أرقام وشاشة نداء وواجهة لموظف الاستقبال، مع إغلاق التذكرة عند اعتماد أمر الشغل الناتج عنها.
• أصول التأجير لإدارة حجز السيارات أو أي أصل يؤجر بالساعة أو باليوم، ومنها سيارات المجاملة التي تعيرها بعض الوكالات للعميل متى طال الإصلاح.

التقارير

تهتم هذه الوحدة بالتشغيل أكثر من التحليل. وللحصول على لوحات تحليلية تغطي المبيعات وإنتاجية الورشة وما دفعه كل طرف حتى الآن، من عميل أو تأمين أو ضمان، يمكن توجيه وحدة ذكاء الأعمال إلى البيانات نفسها. وهي تقرأ من قاعدة البيانات ذاتها دون خطوة تصدير.

الملاءمة والترخيص

وترخيص هذه الوحدة يقع على أجزائها، فللورشة رمز ترخيص وللمعرض رمز آخر، وكذلك التأمين والتقسيط والتأجير وطوابير الخدمة.

ومن ثم يمكنك شراء ما يخص نشاطك وحده، الورشة إن كنت مركز خدمة، والمعرض إن كنت معرضاً، والاثنين معاً إن كنت وكالة تجمعهما. ويحتاج جزء التأمين إلى ترخيص المعرض معه لأنه يعتمد على ملفاته.

وتوثيق الوحدة الكامل متاح للجميع، ومنه ترتيب الإعداد الذي يتفادى إعادة العمل. تحدث إلينا عن نشاطك ونوضح لك الأجزاء التي تنطبق عليه.