وكالات السيارات ومراكز الخدمة

المعرض

يتابع نما كل سيارة بصورة مستقلة برقم هيكلها، جنباً إلى جنب مع مستندات النظام، وتمتد دورتها على طول النشاط:

أمر شراء ← فاتورة شراء ← استلام ← عرض سعر ← أمر بيع ← تخصيص ← فاتورة بيع ← تسليم نهائي، مع خطاب المرور إلى جانبها.

وتُنشَأ سجلات السيارات من فاتورة الشراء، فتوجد السيارة في النظام منذ لحظة الالتزام بشرائها. ويوزّع النظام التكاليف غير المباشرة، مثل الشحن والجمارك والنقل وغيرها، على السيارات المستوردة، فتأخذ كل سيارة نصيبها من التكلفة الإضافية بدقة مهما تعددت أسس التوزيع. فإذا طلبت ست سيارات بسعر 74,000 لكل منها، وأضفت 15,000 شحناً ورسوماً، دخلت كل سيارة المخزون بتكلفة حقيقية قدرها 76,500.

ومع نظام التخصيص ترتبط كل سيارة بأمر بيع محدد، فلا يحجز بائعان السيارة نفسها. ويدير النظام مرتجعات الشراء والصفقات التي لا تتم بمجموعة كاملة من مستندات إلغاء البيع.

دورة حياة تناسب طريقة عملك

تحدد حالات السيارة وانتقالاتها بنفسك، من “محجوزة” و”في الطريق” إلى “في المعرض” و”مباعة” و”مسلَّمة”. ويحدد الإعداد أي مستند ينقل السيارة إلى كل حالة وأي الانتقالات مسموح بها. وتُضبط هذه الحالات في مرحلة التطبيق قبل بدء التشغيل، لتكون دورة العمل مطابقة لطريقة إدارة معرضك من البداية.

التأمين والتمويل يُباعان مع السيارة

تغطي إضافة مرخّصة على حدة ما يبيعه الوكيل مع المركبة: شركات التأمين وبرامجه، ووثائق التأمين بمجموعة مستنداتها الكاملة وفاتورة شراء التأمين، إضافةً إلى شركات التمويل وبرامج التقسيط وعروض أسعاره. فتُدار أوراق التأمين والتقسيط في النظام نفسه الذي تُدار فيه الصفقة.

الورشة

دورة عمل متكاملة تبدأ من طلب الخدمة وفحص السيارة عند الاستقبال، ثم تقدير السعر فأمر الشغل وصرف القطع والتنفيذ، وصولاً إلى الإقفال وإذن الخروج:

طلب خدمة ← الوصول وفحص الاستقبال ← تقدير السعر ← أمر الشغل ← صرف قطع الغيار ← التنفيذ ← الإقفال ← إذن الخروج.

تُحجز المواعيد بحسب الطاقة التشغيلية الفعلية للورشة، فلا يُقبل موعد يتجاوزها. ويوثّق فحص الاستقبال حالة السيارة عند دخولها، فيحسم أي خلاف على خدش كان موجوداً أو لم يكن. ويضمن إذن الخروج اكتمال الفواتير وسدادها قبل مغادرة السيارة الموقع.

توزيع تكلفة الإصلاح على أربع جهات

نادراً ما يدفع طرف واحد تكلفة إصلاح واحد. لذلك يقسّم أمر الشغل التكلفة بين العميل وشركة التأمين وجهة الضمان وحساب الورشة نفسها، فيُحمَّل 695 على العميل، و60 على التأمين، و2,400 تحت الضمان، و60 تتحمّلها المنشأة داخلياً، ثم تُفوتَر كل جهة بحصتها. ويغني ذلك المحاسب عن تقسيم العملية يدوياً على عدة فواتير وتسويات.

قطع الغيار والأعمال لدى الغير والوقت

يصرف أمين المخزن قطع الغيار على أمر الشغل ويسترد غير المستخدم منها، وتُتابَع الأعمال التي تُرسل إلى متخصصين خارج الورشة باعتبارها إصلاحات خارجية. ويسجّل الفنيون الوقت الفعلي لكل مهمة، فيُقارن بالوقت المعياري الذي يُحاسَب عليه العميل، وتظهر من المقارنة دقة الأزمنة المعيارية التي تعتمدها.

وعند إقفال أمر الشغل يجمع النظام الأعمال المنجزة وقطع الغيار المستهلكة، ويصدر صرف المخزون، ويحدد موعد الزيارة القادمة بناءً على قراءة عدّاد السيارة. كما يدعم الفحوصات وحملات الاستدعاء الخاصة بأعمال الوكالة.

الاستقبال والتأجير

يدعم نما أداتين تكملان العمل اليومي في الوكالة:

• طوابير الخدمة: تنظيم استقبال العملاء بجهاز إصدار أرقام وشاشة نداء وواجهة لموظف الاستقبال، مع إغلاق التذكرة عند اعتماد أمر الشغل الناتج عنها.
• أصول التأجير: إدارة حجز السيارات أو أي أصل يؤجَّر بالساعة أو باليوم، ومنها سيارات المجاملة التي تعيرها بعض الوكالات للعميل حين يطول الإصلاح.

التقارير

تهتم هذه الوحدة بالتشغيل أكثر من التحليل. وللحصول على لوحات تحليلية تغطي المبيعات وإنتاجية الورشة وما دفعه كل طرف حتى الآن، سواء العميل أو التأمين أو الضمان، وجّه وحدة ذكاء الأعمال إلى البيانات نفسها، فهي تقرأ من قاعدة البيانات ذاتها دون خطوة تصدير.

الملاءمة والترخيص

تُرخَّص هذه الوحدة أجزاءً لا قطعةً واحدة: للورشة رمز ترخيص، وللمعرض رمز آخر، وكذلك التأمين والتقسيط والتأجير وطوابير الخدمة. فتشتري ما يخص نشاطك وحده، الورشة إن كنت مركز خدمة، والمعرض إن كنت معرضاً، والاثنين معاً إن كنت وكالة تجمعهما. ويحتاج جزء التأمين إلى ترخيص المعرض معه لأنه يعتمد على ملفاته.

وتوثيق الوحدة الكامل متاح للجميع، بما فيه ترتيب الإعداد الذي يتفادى إعادة العمل. تحدّث إلينا عن نشاطك ونوضح لك الأجزاء التي تنطبق عليه.