المدارس ومراكز التدريب

نشاطان وشاشاتٌ واحدة

المدرسة تحتاج أن تعرف من طلابها، وإلى أي مرحلة ينتمي كلٌّ منهم، ومن وليّ أمره وكيف يُبلَغ، ومن حضر اليوم، وما الدرجات في هذا الفصل، وأي حافلة يركب الطفل وما الذي قُدِّم في الغداء. وأكثر ذلك حفظُ سجلات: يلزم أن يكون دقيقاً، وأن يبقى قابلاً للبحث بعد سنين، وهو لا يحرّك ريالاً واحداً.

ومركز التدريب يبيع دورات. ينشر فهرساً، ويفتح دفعةً بمحاضرها وسعرها، ويسجّل الطلاب، ثم يفعل ما تفعله كل منشأة — يفوتر الرسم، ويتفق على خطة سداد، ويتابع الأقساط.

ويخدم نما النشاطين من الوحدة نفسها، لأن كليهما يحتاج سجلاً للدارسين ودوراتٍ ورسومًا، وإن اختلف وزن كل جانب بين مدرسة ومركز تدريب.

الهيكل الدراسي من أعلى إلى أسفل

تصف المدرسة نفسها مرة واحدة في أربعة ملفات أساسية متداخلة. أنواع المراحل تصنّف المراحل؛ والمراحل التعليمية هي الابتدائي والإعدادي والثانوي، أو المبتدئ والمتوسط والمتقدم في مركز تدريب، ويمكن أن تقع إحداها تحت الأخرى، فتنمذج المدرسة الكبيرة الابتدائي ← الحلقة الأولى والثانية بدل تسطيح كل شيء في قائمة واحدة. والفصل قسمٌ من مرحلة، والفصيلة أصغر تجمّع مسمّى داخله، الشعبة 4/أ و4/ب.

والمرحلة التعليمية هي السجل الذي يستند إليه كل ما عداه. فهي تظهر على الطلاب والفصول والفصائل والدورات وكشوف الحضور والمتابعة وكشوف الدرجات وقائمة الرسوم. فاتفق على تلك القائمة مع المدرسة قبل إدخال أي شيء آخر، لأن كل شاشة بعدها ترث الخطأ الواقع فيها.

والطلاب وأولياء الأمور كلاهما طرف محاسبي كامل، وهذا ما يتيح لاحقاً أن يقع الرسم على من يدين به فعلاً. والمحاضر موظف؛ والمتعهّد هو الوكالة أو الجهة الراعية التي جاء التسجيل عبرها.

تسجيل الحضور اليومي

يُسجَّل الحضور في مستند واحد لكل مرحلة في اليوم، لا في سجل مستقل لكل حصة. تحمل الترويسة المرحلة واليوم، ثم يظهر سطر لكل تلميذ وعلامة للحضور ومساحة للملاحظات، مثل الوصول متأخراً أو الانصراف قبل نهاية اليوم. والمدرسة ذات المراحل الثلاث تنتج ثلاثة من هذه كل صباح، وحضور الفصل الدراسي هو مجموعها.

وإلى جانبه تقع المتابعة اليومية، وهي دفتر السلوك والمتابعة، وأذون الانصراف المبكر على قائمة أسباب تحدّدها أنت.

وتُرصَد الدرجات لكل طالب في كل دورة في كل ترم، بموادّها ودرجاتها العظمى ودرجات النجاح منقولةً من الدورة لا مكتوبةً من جديد.

وحول المدرسة، للحافلات سجلّها وسجلّ أعطالها، وللوجبات فهرسٌ وسجلّ تسليم، وللرحلات المدرسية ملفٌّ خاص.

الدورات وعقودها والأقساط

تعريف الدورة هو بطاقة الفهرس — ما الدورة، وفي أي مستوى، وكيف تُدرَّس، وكم ساعة تستغرق. والدورة هي الدفعة التي تُعقد فعلاً: بمحاضرها وترمها وتواريخها المخططة وتكلفتها وسعر بيعها.

وسعر البيع هو نقطة الاتصال الوحيدة بين السجلات التعليمية والحسابات. فـعقد الدورة يسجّل الطلاب سطراً لكل طالب، فالشركة التي ترسل خمسة من موظفيها إلى دورة واحدة عقدٌ واحد بخمسة أسطر لا خمسة عقود. واختيار الدورة ينسخ سعرها إلى كل سطر، فاثنا عشر طالباً بـ1٬800 يساوون 21٬600، والمنحة أو السعر المؤسسي المتفاوَض عليه سطرٌ معدَّل لا إجراءٌ آخر.

وتوجيه العقد هو ما يقرّر أي الحسابات يَدين وأيها يُدان، وتاريخه الفعلي هو الأساس الذي يعدّ منه جدول الأقساط. فإذا صحّ هذان تبع الباقي: يُبنى الجدول يدوياً، أو من قالب سداد، أو بزرّ توليد، وتُسجَّل الدفعة المقدَّمة على أسطر الدفع في العقد نفسه.

وحفظ العقد يكتب قيوده في الخلفية — الرسم المستحق في جهة، وإيراد التدريب في الجهة الأخرى. وليس في نما خطوة ترحيل منفصلة في أي موضع.

وحين ينسحب طالب في الأسبوع الثالث، يَنسخ مستند الإلغاء العقدَ، فتُبقي سطر ذلك الطالب وحده، وتُرحّل معالجتُه القيدَ المعاكس وتسوّي الأقساط التي لم تعد تنطبق.

ما لا تدّعيه

ليس ثمّة جدول حصص، ولا حركة تسجيل، ولا رقم حضورٍ يغيّر الرسوم. ولا تؤثر سجلات الحضور والمتابعة في الحسابات؛ فالرسم يُتفَق عليه عند التسجيل ولا يتغير بالحضور. وينبغي معرفة ذلك قبل افتراض وجود فوترة على أساس عدد الحصص.

والملفات الأساسية والعقد وإلغاؤه والسجل وكشف الدرجات موثَّقة شاشةً بشاشة في دليل التعليم.