المدارس ومراكز التدريب

المدرسة ومركز التدريب

تحتاج المدرسة أن تعرف من طلابها، وإلى أي مرحلة ينتمي كل منهم، ومن ولي أمره وكيف يبلغ. وتحتاج أن تعرف من حضر اليوم، وما الدرجات في هذا الفصل، وأي حافلة يركب الطفل وما الذي قدم في الغداء.

وأكثر ذلك حفظ سجلات يلزم أن يكون دقيقاً وأن يبقى قابلاً للبحث بعد سنين، وهو لا يحرك ريالاً واحداً.

أما مركز التدريب فيبيع دورات، حيث ينشر فهرساً، ويفتح دفعة بمحاضرها وسعرها، ويسجل الطلاب، ثم يفعل ما تفعله كل منشأة، من فوترة الرسم والاتفاق على خطة سداد ومتابعة الأقساط.

ويخدم نظام إدارة المدارس في نما النشاطين من الوحدة نفسها، وذلك لأن كليهما يحتاج سجلاً للدارسين ودورات ورسوماً، وإن اختلف وزن كل جانب بين مدرسة ومركز تدريب.

الهيكل الدراسي

تصف المدرسة نفسها مرة واحدة من خلال أربعة ملفات أساسية متداخلة. وأنواع المراحل تصنف المراحل، والمراحل التعليمية هي الابتدائي والإعدادي والثانوي، أو المبتدئ والمتوسط والمتقدم في مركز تدريب.

ويمكن أن تقع مرحلة تحت أخرى، بحيث تنمذج المدرسة الكبيرة الحلقة الأولى والثانية تحت الابتدائي بدلاً من تسطيح كل شيء في قائمة واحدة. والفصل قسم من مرحلة، والفصيلة أصغر تجمع مسمى داخله، كالشعبة 4/أ و4/ب مثلاً.

والمرحلة التعليمية هي السجل الذي يستند إليه كل ما عداه، حيث تظهر على الطلاب والفصول والفصائل والدورات وكشوف الحضور والمتابعة وكشوف الدرجات وقائمة الرسوم.

ومن ثم ينبغي الاتفاق على تلك القائمة مع المدرسة قبل إدخال أي شيء آخر، لأن كل شاشة بعدها ترث الخطأ الواقع فيها.

والطلاب وأولياء الأمور كلاهما طرف محاسبي كامل، وهذا ما يتيح لاحقاً أن يقع الرسم على من يدين به فعلاً. والمحاضر موظف، أما المتعهد فهو الوكالة أو الجهة الراعية التي جاء التسجيل من خلالها.

تسجيل الحضور اليومي

يتم تسجيل الحضور في مستند واحد لكل مرحلة في اليوم، لا في سجل مستقل لكل حصة. وتحمل الترويسة المرحلة واليوم، ثم يظهر سطر لكل تلميذ وعلامة للحضور ومساحة للملاحظات، كالوصول متأخراً أو الانصراف قبل نهاية اليوم مثلاً. والمدرسة ذات المراحل الثلاث تنتج ثلاثة من هذه كل صباح، وحضور الفصل الدراسي هو مجموعها.

وإلى جانبه تقع المتابعة اليومية، وهي دفتر السلوك والمتابعة، وأذون الانصراف المبكر على قائمة أسباب تحددها أنت.

ويتم رصد الدرجات لكل طالب في كل دورة في كل ترم، بموادها ودرجاتها العظمى ودرجات النجاح منقولة من الدورة لا مكتوبة من جديد.

وحول المدرسة، للحافلات سجلها وسجل أعطالها، وللوجبات فهرس وسجل تسليم، وللرحلات المدرسية ملف خاص.

الدورات وعقودها والأقساط

تعريف الدورة هو بطاقة الفهرس، أي ما الدورة، وفي أي مستوى، وكيف تدرس، وكم ساعة تستغرق. أما الدورة فهي الدفعة التي تعقد فعلاً، بمحاضرها وترمها وتواريخها المخططة وتكلفتها وسعر بيعها.

وسعر البيع هو نقطة الاتصال الوحيدة بين السجلات التعليمية والحسابات. وعقد الدورة يسجل الطلاب سطراً لكل طالب، ومن ثم تكون الشركة التي ترسل خمسة من موظفيها إلى دورة واحدة عقداً واحداً بخمسة أسطر لا خمسة عقود.

ويتم نسخ سعر الدورة عند اختيارها إلى كل سطر، فاثنا عشر طالباً بـ1٬800 يساوون 21٬600، والمنحة أو السعر المؤسسي المتفاوض عليه سطر معدل لا إجراء آخر.

وتوجيه العقد هو ما يقرر أي الحسابات يدين وأيها يدان، وتاريخه الفعلي هو الأساس الذي يعد منه جدول الأقساط. وإذا صح هذان تبع الباقي، حيث يمكن بناء الجدول يدوياً، أو من خلال قالب سداد، أو بزر توليد. ويتم تسجيل الدفعة المقدمة على أسطر الدفع في العقد نفسه.

ويكتب حفظ العقد قيوده في الخلفية: الرسم المستحق في جهة، وإيراد التدريب في الجهة الأخرى. كما أنه ليس في نما خطوة ترحيل منفصلة في أي موضع.

وحين ينسحب طالب في الأسبوع الثالث، ينسخ مستند الإلغاء العقد فيبقي سطر ذلك الطالب وحده، وترحل معالجته القيد المعاكس وتسوي الأقساط التي لم تعد تنطبق.

حدود الوحدة

ليس ثمة جدول حصص، ولا حركة تسجيل، ولا رقم حضور يغير الرسوم. ولا تؤثر سجلات الحضور والمتابعة في الحسابات، فالرسم يتفق عليه عند التسجيل ولا يتغير بالحضور، وينبغي معرفة ذلك قبل افتراض وجود فوترة على أساس عدد الحصص.

والملفات الأساسية والعقد وإلغاؤه والسجل وكشف الدرجات موثقة شاشة بشاشة في دليل التعليم.