العقارات وإدارة الأملاك

شجرة العقارات وإتاحة الوحدات

لا تشتري شركة العقار عشر وحدات كما يشتري التاجر عشرة حواسيب، وإنما تشتري قطعة داخل بلوك داخل مربع داخل مشروع. ثم تبني عليها برجاً، وتقسم البرج إلى أدوار والأدوار إلى شقق، وتبيع أو تؤجر كل شقة على حدة بخطة تمتد سنوات.

ويحاكي برنامج إدارة العقارات في نما هذا الهيكل تماماً. والمشروع والمربع والبلوك وقطعة الأرض والمبنى والدور والوحدة كلها عقارات على سجل واحد بثمانية مستويات. كما يمكن تجميع الوحدات في مجموعة تباع صفقة واحدة.

ولأن كل مستوى عقار، فلكل مستوى حسابه الفرعي ومالكه وسعره ومساحاته ومستنداته. ومن ثم يمكن تحميل تكلفة على مبنى، أو بيع بلوك صفقة واحدة، أو تأجير شقة واحدة.

وتتصرف الإتاحة كما يتصرف النشاط، فبيع البلوك يجعل كل قطعة ومبنى ودور ووحدة تحته غير متاحة، ويتم وسم المربع فوقه «مباع جزئياً». ونموذج الوحدة الواحد، «نمط أ، ثلاث غرف، 150 م²» مثلاً، يختم مئتي شقة متطابقة في إجراء واحد، فتستغني عن مئتي جلسة إدخال بيانات.

جدول الأقساط

والفكرة الثانية التي تشكل كل شيء أن عقد البيع أو الإيجار يحمل جدول أقساط، لكل قسط فيه تاريخ استحقاقه وقيمته ونوعه. والأنواع دفعة مقدمة أو قسط عادي أو تأمين أو عمولة أو صيانة أو رسوم.

وهذا الجدول إسقاط للمتوقع، فلا أحد يكتب في أعمدة المسدد. بل تكتب مستندات التحصيل الدفعات، ويعاد حساب المسدد والمتبقي مما وصل فعلاً. ومن ثم لا يكون موقف المشتري رأياً، ويصير جواب سؤال «ما المتأخر على المجمع كله؟» متاحاً في أي لحظة من غير عملية مطابقة.

دورتا البيع والإيجار

يسير البيع من العرض إلى الحجز المؤقت إلى سند الحجز إلى عقد البيع إلى التسليم. والمستندات السابقة للحجز خاملة عن قصد، حيث يسجل العرض والعقد الابتدائي نية من غير مال. والحجز هو ما يقفل الوحدة، وعقد البيع هو ما يجعلها مباعة ويسجل المشتري ويبني الجدول وينشئ الأثر المحاسبي.

أما التسليم فيسم العقد والعقار، ومتى تأجل الأثر المحاسبي عمداً حتى التسليم كان التسليم هو ما يطلقه. وللتنازل والإلغاء مستنداتهما، لأن تراجع المشتري حركة لها مستندها.

والإيجار له سلسلته الخاصة. ومنها عرض يمكن أن يحجز الوحدة للإيجار، وعقد يولد له جدول سداده، ودفاتر استحقاق تعترف بالإيراد عن الفترة التي يخصها، ثم التجديد والإنهاء.

ويتم من خلال التحصيل المجمع إصدار سند تحصيل لكل سطر، وهو ما يحتاجه مؤجر لديه أربعمائة مستأجر في أول الشهر. والإعفاءات والحسومات وغرامات التأخير مستندات قائمة بذاتها.

توزيع تكلفة المشروع على الوحدات

تقع مصاريف المشروع على البرج كله، من مصاعده وتنسيق موقعه ومكتب الإشراف فيه، ولا يقع منها شيء على الشقة رقم 12 بعينها.

ويتم تحميل تكلفة المشروع على عقار من خلال مستندات التكلفة، ويمكن توزيعها نزولاً على الوحدات بالمساحة أو بالسعر أو بحقل رقمي. وبذلك تتراكم لكل وحدة تكلفتها المخصصة، وتكون تكلفة البيع عند التسليم نصيبها الحقيقي.

ومتى بنت الشركة ما تبيعه، انتقلت تكلفة المشروع من جانب المقاولات إلى هذه الوحدات، وهي المسألة المحاسبية التي تعرف المطور الذي هو مقاول أيضاً.

وديعة الصيانة وموازنتها

وديعة الصيانة مبلغ يتفق عليه لحظة البيع، يتم تحصيله ووضعه في صندوق صيانة المشروع. وبمعزل عنها تستحق موازنة صيانة المبنى السنوية على وحداته بالمساحة، ويتم صرفها من خلال مصروفات الصيانة. والتياران مستقلان عن قصد، والخلط بينهما هو السبب المعتاد في ألا يتطابق حساب رسوم الخدمة أبداً.

صناديق الاستثمار العقاري

وللمطور الذي يستثمر أموال غيره سلسلة موازية تتابع قيمة شراء كل عقار وما تم رسملته عليه من تحسينات وإعادات تقييمه، وتوزع ربح الصندوق بين المستثمرين. والصندوق هنا يحمل أرصدة مالية ولا يصدر أسهماً ولا وحدات، بحيث يحتسب استحقاق كل مستثمر مما دفعه فعلاً. أما عقود الاستثمار الزراعي بفئاتها ومطالبات أرباحها فمنتج منفصل آخر.

التشغيل بمحفظة قائمة

لا أحد يبدأ على قاعدة بيانات فارغة. ولذلك تحمل ثلاثة مستندات افتتاحية المحفظة القائمة في فترة افتتاحية، وهي الوحدات المباعة وعقود الإيجار السارية والتكاليف التاريخية، وذلك حتى يكون الشهر الأول في النظام استكمالاً لما قبله.

العقارات والبيع والإيجار والتحصيل وتوزيع التكاليف والصيانة والاستثمار موثقة في قسم العقارات.