نظرة عامة
تكمن صعوبة القبض والصرف في معرفة ما الذي سدده المبلغ بالضبط، حيث تخص دفعة العميل الواحدة عدة فواتير أحياناً.
وقد يصل التحويل بعملة غير عملة الدين، وقد يبقى الشيك تحت التحصيل أياماً قبل أن يتحول إلى نقدية فعلية.
ويربط نما حركة السداد بأصلها، ومن ثم يعرف المحاسب من السند نفسه الفواتير التي أغلقت وما بقي من كل استحقاق. ويظهر عليه كذلك حالة الورقة التجارية والحسابات التي تأثرت، دون تسويات جانبية.
الإمكانيات
سداد واضح للفواتير المستحقة
يسدد سند القبض فواتير المبيعات، بينما يسدد سند الصرف فواتير المشتريات. ويمكن توزيع المبلغ بحسب أقدمية الدين أو اختياره على فواتير محددة، بحيث تظل العلاقة بين الدفعة والاستحقاق قابلة للمراجعة بعد الترحيل.
ولا يقتصر الطرف على العميل والمورد، فالسند يتعامل مع الموظفين مثلاً وسائر الذمم التي تدخل في دورة العمل.
كما يمكن أن يبدأ السند من طلب قبض أو صرف يخضع للموافقة، أو يتم إنشاؤه استناداً إلى أمر بيع أو فاتورة أو سند راتب، بحسب الدورة المعتمدة في المنشأة.
عملات مختلفة دون فصل الدين عن السداد
قد تصدر الفاتورة بعملة ويختار الطرف السداد بعملة أخرى. وعندئذ يحتسب نما أثر سعر الصرف، ثم ينعكس الأثر على رصيد الذمة بعملة حسابها. وتبقى قيمة السداد وعملته ظاهرتين على المستند.
أما الحسابات المقابلة، من حساب الذمة والخزينة وغيرهما، فتحددها إعدادات النظام سلفاً، ليقع الأثر المحاسبي آلياً دون تدخل من المستخدم.
ويستطيع صاحب الصلاحية تعديل التوجيه المحاسبي أو إنشاء قيد مركب يمس عدة حسابات حين تتطلب العملية ذلك.
الشيكات والكمبيالات طوال دورة حياتها
لا يعامل النظام الورقة التجارية معاملة النقدية بمجرد استلامها أو إصدارها. ويمكن ربط الشيكات والكمبيالات بالفواتير، وسدادها بحسب تاريخ الاستحقاق أو باختيار أوراق محددة، ومتابعة حالة كل ورقة ورصيد الطرف المستفيد منها.
وتتكامل هذه الدورة مع إدارة الخزينة والبنوك، وذلك حتى يظل الأثر المالي للورقة متسقاً من الاستلام إلى التحصيل أو الرد.
مطابقة حساب الطرف بمستنداته
قد يتفق رصيد العميل مع دفاترك ظاهرياً بينما تختلف المستندات التي كونته. ويتم من خلال سند التسوية مع ذمة وضع حركات المنشأة بجوار كشف العميل أو المورد خلال الفترة نفسها، فيظهر الفرق ومستنده بدلاً من معالجة الفارق بقيد لا يشرح سببه.
وتساعد أدوات تقييم الأطراف على متابعة السلوك الائتماني للعملاء والموردين، وتضبط جداول السداد مواعيد الأقساط المرتبطة بالفواتير. ويمكن للنظام إرسال التنبيهات داخل التطبيق أو بالبريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو واتساب، عند اقتراب الاستحقاق أو تجاوز حد الائتمان.
تجد تفاصيل إعداد المستندات والتسويات في دليل القبض والصرف.
