الرقابة قبل نفاذ المستند
بعض المستندات لا ينبغي أن تمر دون مراجعة. وأمر الشراء الذي يتجاوز حداً معيناً، والخصم الخارج عن السياسة، وتعديل الراتب، والدفعة التي تخرق الموازنة، كلها تحتاج توقيعاً قبل أن تسري. وتحتاج معه أثراً يوثق من منح هذا التوقيع.
وتجري هذه الرقابة في نما داخل المستند نفسه، حيث يتم تحديد متى تلزم الموافقة ومن يمنحها وماذا يحدث إن لم يمنحها أحد. ويحتجز النظام الحركة حتى تصل الإجابة.
الإمكانيات
تعريف الموافقة
تعريف الموافقة هو القاعدة الأم، وفيه يتم تحديد الكيان المراقب والشروط التي تشغله والخطوات التي ينفذها وطريقة إبلاغ المعتمدين. وهو ينطبق على أي نوع كيان في النظام، من الفواتير وأوامر الشراء وملفات الموظفين والقيود المحاسبية. ولا يقتصر على قائمة ثابتة من المستندات القابلة للاعتماد.
والمشغلات دقيقة، فيمكن اشتراط الموافقة عند الإضافة أو التعديل أو الحذف، أو عند تجاوز الموازنة تحديداً. ويمكن تضييق النطاق أكثر باستعلام تطبيق، بحيث لا يتم احتجاز إلا السجلات التي تستحق المراجعة فعلاً. وتشترط الموافقة مثلاً على الأوامر التي تتجاوز عشرة آلاف وحدها.
خطوات الدورة
يتم تنفيذ الخطوات بالتتابع أو بالتوازي. ولكل خطوة موظفوها أو أدوارها المسؤولة وخياراتها في القرار، من اعتماد أو رفض أو إعادة للتصحيح.
- التصعيد – إذا تعطلت خطوة، يتم تسليمها إلى مدير المعتمد أو مديره المباشر أو موظف يختار بعينه.
- التفويض – يمكن تعيين نائب أو معتمد بديل لدورة كاملة، فلا توقف الإجازات والأسفار العمل.
- اشتراط التنفيذ – خطوة أخيرة تعود إلى صاحب الطلب نفسه، فيؤكد منشئ الحركة المعتمدة تنفيذها قبل أن تسري.
حالة الموافقة
حين يستوفي المستند الشروط، يفتح النظام حالة موافقة، وهي سجل حي يظهر الوضع الراهن من جارية أو معتمدة أو مرفوضة أو معادة. ويظهر فيها كل قرار اتخذ حتى الآن مع تعليقاته، ومن ينتظر منه التصرف تالياً. ومن ثم لا يبقى شيء في بريد أحدهم دون أن يراه غيره.
الاعتماد من البريد الإلكتروني
من خلال قوالب تتحكم فيها أنت، يتم إبلاغ المعتمدين بالبريد الإلكتروني والرسائل القصيرة والإشعارات داخل النظام. وتحمل القوالب بيانات المستند نفسه ورابط اعتماد، وذلك ليراجع المدير ملخصاً ويتصرف من بريده دون فتح النظام. وهو عملياً الفرق بين دورة موافقات تنجز في ساعات وأخرى تستغرق أياماً.
سجل تدقيق كامل
يحفظ مع المستند كل قرار وكل تعليق وكل تصعيد، حتى إذا سأل المراجع عمن أذن بهذه الحركة وعلى أي أساس، وجد الإجابة ملحقة بالحركة نفسها.
موضعه من النظام
تعمل الموافقات جنباً إلى جنب مع مسارات الكيانات. والمسار يفرض القواعد التي تحكمها الآلة، بينما توجه دورة الموافقة الأحكام التي تحتاج إنساناً. وبينهما تصير أغلب الرقابة التي تطلبها الإدارة المالية إعدادات تضبط دون تطوير خاص.
اقرأ وثائق الموافقات كاملة، بما فيها نماذج قوالب البريد.
