نظرة عامة
تبدأ قيمة الموازنة الحقيقية حين يفحصها النظام لحظة إصدار الطلب أو الفاتورة، وذلك ليعرف المسؤول أن الإنفاق المقترح تجاوز المعتمد قبل أن يتم ترحيله.
أما الموازنة التي لا تظهر إلا في تقرير نهاية الشهر، فلا تمنع تجاوزاً ولا تغير قراراً.
وفي نما تتحول الموازنة من ملف للمقارنة إلى قاعدة تشغيل، حيث توزع الخطة على الفترات والحسابات ومراكز التكلفة. ثم تقارن بالمنفذ وبما ارتبطت به المنشأة من التزامات، لتحدد بعد ذلك ما إذا كان التجاوز ممنوعاً أم يحتاج موافقة استثنائية.
الإمكانيات
سيناريوهات تناسب طريقة الإدارة
يمكن إعداد أكثر من سيناريو للسنة نفسها، كخطة أساسية وتقدير متحفظ وتوقع نمو مثلاً.
وتبنى موازنة الحساب سنوياً أو شهرياً، على مستوى المنشأة كلها أو مركز تكلفة بعينه أو مجموعة مراكز. وبذلك لا يبقى رقم الرواتب أو المشتريات مجملاً حين تكون المسؤولية موزعة بين فروع وإدارات.
ويعرض النظام المخطط والمنفذ والانحراف في السياق نفسه، فلا يحتاج المحاسب إلى تجميع أرقام من ملفات منفصلة حتى يفسر سبب الفارق.
رقابة تسبق الترحيل
تستطيع المنشأة وضع حد لا تتجاوزه الحركة. فإذا بلغت مشتريات فترة معينة موازنتها، منع النظام إصدار ما يتخطاها، أو أرسل المستند إلى دورة موافقة مخصصة لحالات التجاوز. وبذلك تبقى الاستثناءات ممكنة، غير أنها معللة ومعتمدة، فلا تكتشف بعد الإقفال.
وتضيف الالتزامات المالية رؤية أسبق من المصروف الفعلي، فالمبلغ الذي التزمت به المنشأة يجب أن يظهر في قرار الإنفاق ولو لم تصل فاتورته بعد.
توقع المبيعات بالأصناف والعملاء
لا تقتصر الخطة على حسابات الأستاذ العام. يمكن بناء توقع مبيعات للصنف أو مجموعة أصناف، وتوزيعه بحسب العميل ومندوب المبيعات والفترة والأبعاد التحليلية كالإدارة والقطاع.
ويحتسب النظام تكلفة الأصناف المدرجة، بحيث يظهر الربح المتوقع إلى جانب رقم المبيعات.
وترتبط هذه الرؤية بخطة الشراء وبـتخطيط احتياجات المواد، ومن ثم يمكن أن يتحول التوقع الذي تعتمده الإدارة إلى احتياج شراء أو إنتاج، بدلاً من إعادة إدخاله في نظام آخر.
راجع طريقة تعريف السيناريوهات والفترات في دليل الموازنات المالية.
