الورق الذي تحتفظ به
كل منشأة تحتفظ بورق لا تستطيع التخلص منه، من عقود توظيف موقعة وسجلات تجارية وصكوك ملكية واتفاقيات عملاء وصور هويات. وقيمة هذه الأوراق في كونها أصولاً. وعلى أحدهم أن يعرف في أي دولاب يقبع كل منها، ومن استعاره في مارس الماضي، وهل عاد.
ونظام أرشفة المستندات في نما هو سجل ذلك بالضبط. وأنفع وصف له أنه فهرس للورق المادي تصحبه صور ضوئية، دون أن يكون مكاناً لتخزين الملفات.
وهذا التمييز أهم مما يبدو. وإرفاق ملف بفاتورة أو بسجل عميل شيء آخر، حيث تتيح نما إرفاق ملف بأي سجل عندها، وتلك آلية مستقلة لها إعداداتها الخاصة. أما إدارة المستندات فللمستندات التي لها كذلك رف وحائز وتاريخ استعارة.
هيكل الحفظ
ثلاثة ملفات أساسية تصف أين يقيم الورق، ويتم ضبطها عند التركيب ثم قلما تمس بعد ذلك.
الأرشيف مكان مادي كغرفة أو خزنة أو صف من الدواليب، ويحمل فهرساً بالمواضع التي بداخله نزولاً إلى الرف والدرج. وشجرة المجلدات هي الحفظ المنطقي، من مستندات الشركة إلى ملفات الموظفين إلى عقود التوظيف، بحيث تتداخل بقدر ما تحتاج خطة الحفظ. والموضوع هو التصنيف الموضوعي الذي يحفظ تحته المستند، مثل «عقد توظيف» أو «رخصة» أو «مستند هوية»، ويرتبط بالمجلد والأرشيف اللذين يخصانه.
ويحسن الاتفاق على هذه الثلاثة مع من يتداولون الورق فعلاً، بهذا الترتيب، قبل تسجيل مستند واحد، حيث يشير إليها كل ما بعدها.
المستند وحركته
المستند الأرشيفي ورقة واحدة على السجل، وفيه ما هي هذه الورقة، وتحت أي مجلد وموضوع حفظت، وفي أي أرشيف وعلى أي رف تقبع مادياً، ولمن تخص، والصور الضوئية المرفقة بها. ويتم تتبع الصور منفصلة عن الأصل، وهو التمييز الذي يهم حين يطلب أحدهم «العقد» ويقصد الأصل الذي عليه التوقيع.
وتجري الحركة بسند، فإخراج المستند وإعادته ونقله والتخلص منه كلها تسجل حركات مستند. وتفعل حركة المجلد الشيء نفسه بمجلد كامل دفعة واحدة. واعتماد الحركة هو ما يقود حالة المستند، والتاريخ هو أثر المراجعة. ويذكر التاريخ مثلاً أن المستند خرج من الأرشيف في الرابع عشر مع من استلمه، وعاد في الحادي والعشرين.
وللأرشيف القائم أصلاً في صورة صور ضوئية، يمكن لأداة التحميل بالجملة أن تحول ملفاً مضغوطاً واحداً إلى مئات المستندات المسجلة، بدلاً من أن يدخلها موظف واحدة واحدة.
أمران عند التجهيز
كلاهما موثق وكلاهما حقيقي، والإجراء الذي يبنى دون معرفتهما يختل في صمت.
حالة المستند وصف لما جرى. فهي تخبر بما قالته آخر حركة معتمدة ولا تمنع شيئاً، حيث يظل المستند الموسوم بالتخلص قابلاً للتعديل والنقل. وعاملها بوصفها تقريراً، وضع الضبط حيث يضبط فعلاً، في دورة موافقات على سند الحركة، أو قاعدة صلاحيات على من يحق له اعتمادها.
النقل يسجل النية. فنقل مستندات إلى رف آخر يكتب الوجهة على السند وفي التاريخ، دون أن يعيد كتابة حقول موقع المستند نفسه. وإذا نقلت عقداً من الرف A-01 إلى B-01 ظل المستند يقرأ A-01 حتى يعدله أحد. ومن ثم لا يبقى السجل صادقاً إلا إذا تم تحديث الموقع يدوياً ضمن الروتين.
حدود المنظومة
لا توجد تنبيهات انتهاء، فالمستند يحمل تاريخ تجديد وتاريخ انتهاء ولا شيء في المنظومة يقرؤهما. وإن أردت تحذيراً بأن رخصة تنتهي الشهر القادم، فتلك مهمة مجدولة على قائمة مفلترة، وهي دقائق من الإعداد. ولا يوجد بحث في متن الصور الضوئية، حيث يتم الوصول إلى المستندات من خلال المجلد أو الموضوع أو المالك أو الأرشيف أو الرمز. ولا توجد صلاحيات على مستوى المجلد، فالوصول يجري من خلال ملف الأمان المعتاد بمرشح صفوف. ولا يأتي معها تقرير مطبوع جاهز، وإنما تقوم شاشات القوائم وتصديرها مقام التقارير.
ولا يمنعها شيء من ذلك أن تكون الأداة الصحيحة للعمل الذي تؤديه فعلاً، وهو معرفة أين الأصل. وتستحق أن تجهز وهذه الحدود معلومة من البداية، حتى لا تكتشف في الشهر الثالث.
والشاشات السبع وهيكل الحفظ وسند الحركة وأداة التحميل بالجملة موثقة في دليل إدارة المستندات.
