ملف الموظف
نادراً ما تفشل أنظمة الموارد البشرية في الإمكانيات، وإنما تفشل في السجل. فالموظف الواحد موجود في كشف الحضور، وفي ملف الرواتب، وفي دفتر الإجازات، وفي حافظة مسؤول علاقات الحكومة. وبحلول شهر مارس تكون هذه المصادر الأربعة قد اختلفت على تاريخ التحاقه وراتبه وما تبقى له من أيام. ومن ثم يصير كل خلاف بعد ذلك خلافاً على أي نسخة هي الصحيحة.
يقوم نما على العكس من ذلك، بحيث يوجد للموظف ملف واحد يتم تسجيل كل حدث في حياته الوظيفية عليه. والحضور والإجازات والسلف والجزاءات ودرجات التقييم والتدريب والتأمين الصحي والمستندات الحكومية ليست سجلات منفصلة تحتاج إلى تسوية بينها، وإنما حركات على ملف واحد.
سجل الموظف والسجل المرافق
يحمل سجل الموظف نفسه الجانب الشخصي والوظيفي من الملف، من الاسم وبيانات التواصل وجواز السفر والإقامة إلى الإدارة والوظيفة والحساب البنكي. أما ما يحتاجه محرك الرواتب فيسكن في سجل مرافق بجانبه، وهو التقويم الذي يحتسب عليه، وهيكل الراتب الذي يطبق عليه إن لم تكن له مفردات خاصة، ومدة العقد، ومفردات راتبه المؤرخة.
ومن هذه الأخيرة تحديداً تأتي سلامة الزيادة والبدل المؤقت. فلكل مفردة تاريخ بداية وتاريخ نهاية، ويتم جدولة التعديل بدل أن يكتب فوق التاريخ. وراتب العام الماضي ما زال موجوداً وما زال يفسر مسيرات العام الماضي.
أما بدلات مثل السكن والمواصلات فيتم تفعيلها على مستوى الموظف نفسه ولا تؤخذ ضمناً من الهيكل، تجنباً للافتراض الذي ينتج مسيراً لا يثق به أحد.
الطلب والسند والسند المجمع
يتم تسجيل كل ما يحدث للموظف تقريباً من خلال نمط واحد من ثلاث طبقات، ومن رآه مرة واحدة استطاع قراءة أي شاشة في الوحدة.
- الطلب تقديم لأمر، يحمل الحقول الحقيقية كالموظف والتواريخ والمبالغ، ومعها حالة الموافقة من مبدئي ومقبول ومرفوض وتمت معالجته. ولا أثر مالي للطلب إطلاقاً، فهو أوراق قرار لا أكثر.
- السند هو الحركة المنفذة، وحفظه هو ما يخصم رصيد الإجازة أو يصرف السلفة أو يضع الموظف الجديد على مسير الرواتب. كما يمكن إنشاؤه مباشرة من طلب مقبول، حيث لا تعرض قائمة الاختيار إلا الطلبات المقبولة.
- السند المجمع يفعل الشيء نفسه لثلاثمائة موظف دفعة واحدة، للأيام التي تكون فيها الموارد البشرية عملية جماعية لا محادثة فردية.
وبمجرد إنشاء السند من الطلب يتحول الطلب إلى «تمت معالجته»، فلا تصرف الموافقة الواحدة مرتين. ولأن طبقة الطلب اختيارية، يمكن للمنشأة التي لا تريد خطوة موافقة على أذون الخروج القصيرة مثلاً أن تدخل السند مباشرة.
تقويم الرواتب وفتراته
للرواتب سنتها وفتراتها الخاصة، منفصلة عمداً عن السنة المالية، وذلك لأن دورة الصرف قلما تطابق دورة الحسابات. والفترات يمكن فتحها وإغلاقها، وبهذا يمتنع على مستند مصحح أن يعيد فتح شهر تم صرفه فعلاً. كما يمكن للمنشأة أن تشغل أكثر من مسار صرف، كالراتب الأساسي والعمولات مثلاً، على أن توسم مفردات كل موظف بالمسار الذي تتبعه.
التأمين الصحي على ملف الموظف
التغطية الصحية الخاصة في الخليج التزام قانوني لا ميزة، وتقع المسؤولية على صاحب العمل حين تنتهي وثيقة أو لا يضاف تابع. ويتابع نما عرض شركة التأمين، وإدراج الموظفين وعائلاتهم على الوثيقة، والمطالبات الطبية عليها، والترقية إلى تغطية أعلى في منتصف العام، والإخراج السليم عند ترك العمل. وذلك كله على ملف الموظف نفسه الذي تستعمله بقية الوحدة.
تواريخ المستندات الحكومية
جوازات السفر تنتهي، والإقامات تنتهي، ورخص العمل تنتهي، وهذه التواريخ موضعها سجل الموظف. أما الحركات التي تجددها برسومها الحكومية فمنطقة مستقلة في الوحدة، كتبت لمن يعمل في هذا الملف طوال الوقت.
ملف الموظف، ونمط الطلب والسند، وتقويم الرواتب، ومسار التأمين الصحي موثقة بالكامل في توثيق الموارد البشرية، وبدايتها الطلبات والسندات والسندات المجمعة.
