نظرة عامة
فاتورة البيع واستلام المخزون وصرف الخامة والراتب أحداث مالية بطبيعتها، ومن ثم فإن إعادة إدخالها في دفتر منفصل بعد انتهاء التشغيل تفقد النظام أهم ما يقدمه.
وفي نما تنشئ المستندات التشغيلية قيودها بحسب التوجيه المحاسبي المضبوط لها، فتصل إلى الأستاذ العام بالأبعاد التي تخصها. ويستطيع المراجع أن يرجع من الرصيد إلى القيد، ومن القيد إلى المستند الذي أنشأه.
الإمكانيات
دليل حسابات لكل شركة ورؤية واحدة للمجموعة
يمكن من خلال أنواع شجرة الحسابات بناء دليل يلائم النشاط التجاري أو الصناعي أو الخدمي، مع دليل مستقل لكل شركة عند الحاجة.
ولا يعني تعدد الشركات تكرار الحساب لكل فرع وإدارة، حيث تحمل الأبعاد التنظيمية التفصيل الذي يحتاجه التحليل. ويبقى الحساب نفسه واضحاً وقابلاً للتجميع.
ويوفر نما على مستوى كل حساب خمسة أبعاد مترابطة هي الشركة والفرع والإدارة والقطاع والمجموعة التحليلية. يمكن تغيير مسمياتها بما يناسب نشاط الشركة.
وتستخدم هذه الأبعاد مراكز تكلفة على القيود والمستندات، بحيث تظهر ربحية الفرع أو الإدارة أو القطاع من التقارير مباشرة، دون ملف توحيد يجمع بعد الإقفال.
قيد آلي يمكن تفسيره
يتم ترحيل المبيعات والمشتريات والمخزون والإنتاج والموارد البشرية وغيرها إلى الحسابات بحسب قواعد التوجيه. أما العمليات المالية المباشرة فلها قيود يومية وسندات قبض وصرف وإشعارات خصم وإضافة، وبذلك يبقى لكل أثر مالي مستند يشرح سببه ومسؤول عنه.
يمكن توزيع قيمة واحدة على عدة حسابات يدوياً أو من خلال قواعد ديناميكية، كتوزيع تكلفة الإدارة العامة على الفروع مثلاً وفق أساس تختاره المنشأة.
وتعالج فاتورة المتنوعات بنوداً مثل المصروفات النثرية والخدمات الداخلية من خلال دورة شراء مفهومة، بدلاً من مطالبة كل مستخدم بإنشاء قيد يدوي.
الفترات والإقفال
تحدد رقابة الفترات المالية من يرحل وفي أي تاريخ، فلا تتسلل حركة إلى فترة مقفلة. وتغطي دورة نهاية السنة الإقفال والترحيل الافتتاحي. ويتم من خلال المستندات الدورية إنشاء القيود أو المصروفات المتكررة وفق جدول معلوم.
وعندما يحتاج مستند مرحل إلى تصحيح، تضبط صلاحيات المراجعة وإلغاء المراجعة المسار، وذلك حتى لا يمر تعديل بلا أثر رقابي.
العملات والتسويات والقوائم المالية
يتم تعريف سعر الصرف سنوياً أو شهرياً أو يومياً، كما يمكن إدخاله على المستند بحسب السياسة المطبقة.
ويتكامل الأستاذ العام مع وحدتي القبض والصرف والخزينة والبنوك، حيث تتم تسوية حسابات العملاء والموردين، وتطابق الحسابات البنكية، وتتابع الشيكات من الاستلام إلى التحصيل. وتبقى قيود هذه العمليات كلها في الأستاذ نفسه، فلا تحتاج إلى دفاتر منفصلة تطابق لاحقاً.
ومن الحسابات والأبعاد نفسها يتم استخراج قائمة المركز المالي والدخل والتدفقات النقدية وموازين المراجعة وكشوف الحساب. وللتحليل المرئي المتقدم، يبني ذكاء الأعمال لوحاته على البيانات نفسها.
تجد تفاصيل شجرة الحسابات والقيود والقوائم والإقفال في دليل المحاسبة.
