نظرة عامة
قد يظل الاعتماد المستندي مفتوحاً أشهراً وتصل بضاعته على عدة شحنات. ومع ذلك لا تستطيع المنشأة انتظار إغلاقه حتى تعرف تكلفة ما وصل وتبدأ بيعه.
وبين الفاتورة المبدئية ووصول البضاعة تتراكم مصروفات الشحن والتأمين والتخليص والبنوك، وكلها يجب أن تصل إلى تكلفة الصنف الصحيح.
ويجمع نما الاعتماد وشحناته ومصروفاته وإجراءاته في دورة واحدة، بحيث يتم تكليف الوارد أولاً بأول، ثم يتم إغلاق الاعتماد حين تكتمل الصورة.
الإمكانيات
ملف واحد للبنك والمورد والشحنات
يحمل الاعتماد بيانات البنك والبنك المراسل والمورد والعملة وشروط الشحن والتأمين والجمارك والحسابات المرتبطة به. وتسجل الفاتورة المبدئية الأصناف والكميات والأسعار والمواصفات وطريقة السداد والدفعات المتفق عليها، ومن ثم تظل نقطة الرجوع واحدة منذ التعاقد.
ويدعم النظام أنواع الاعتماد المتعارف عليها، وهي كالتالي:
- الاعتمادات القطعية والاعتمادات القابلة للإلغاء.
- الاعتمادات المعززة وغير المعززة.
- الاعتمادات المغطاة كلياً أو جزئياً وغير المغطاة.
كما يمكن فتح الاعتماد بأي عملة واستقبال أكثر من شحنة عليه، ورفع قيمته أو خفضها عند التعديل.
كل مصروف يصل إلى الأصناف التي سببته
تسجل مصروفات الاعتماد عند حدوثها، ثم يتم توزيعها على الأصناف بحسب القيمة أو الوزن أو الكمية، أو بتوزيع يدوي.
ويجمع سند التكليف مستندات التوريد والمصروفات الخاصة بالشحنة، وذلك ليحسب تكلفتها بدلاً من تحميل المصروف على الاعتماد مجملاً ثم محاولة تفسير هامش الربح لاحقاً.
وإذا رد المورد جزءاً من القيمة بسبب نقص أو مخالفة للمواصفات مثلاً، يتم تسجيل المصروف بقيمة سالبة، فتقل التكلفة ويظهر حق المنشأة على المورد. وبذلك لا تنقطع صلة التسوية بالاعتماد كما يحدث حين تعالج بقيد منفصل.
تكلفة لحظية ثم إغلاق منضبط
يمكن تكليف كل شحنة فور ورودها بحسب ما توفر من مستندات ومصروفات، حتى تضع المنشأة سعر البضاعة وتبيعها قبل وصول آخر شحنة. وعند اكتمال الاعتماد يصدر التكليف النهائي ويتم إغلاقه، فلا تضاف إليه تكلفة بعد الإقفال دون مسار واضح.
إجراءات الاعتماد واستهلاك التسهيل
يتم من خلال ملف الإجراءات تسجيل وصول بوليصة التأمين أو الشحن، والتعزيز والتخليص الجمركي والإلغاء وغيرها من الخطوات. وبذلك تظهر حالة الاعتماد مع البنك والمورد والجهات المعنية.
ويرتبط فتح الاعتماد بسقف التسهيلات البنكية، حيث يظهر مقدار ما استهلكه من الحد المتاح ضمن إدارة الخزينة والبنوك.
ولا تقتصر الدورة على البضائع، فالاعتمادات الخاصة بالمعدات الرأسمالية لها مستندات فاتورة مبدئية ومصروفات وتكليف ضمن الأصول الثابتة. وبذلك تدخل الآلة أو المعدة بتكلفتها الكاملة إلى سجل الأصل.
راجع المستندات ومسارات التكلفة في دليل الاعتمادات المستندية.
