نظرة عامة
سلف الموظفين مال قليل وإدارة كثيرة. فصرف السلفة نفسه دقيقة واحدة، وما يكلف المنشأة هو الثمانية عشر شهراً التالية.
وفيها تذكر استقطاع القسط، ومعرفة المتبقي حين يستقيل أحدهم، والرد على موظف واثق أنه سدد أكثر مما يقوله الملف. ويجعل نما السلفة مستنداً معه جدول، ويترك التذكر لمسير الرواتب.
نوع السلفة
نوع السلفة هو موضع السياسة، حيث يحمل المبلغ الافتراضي وعدد الأقساط الافتراضي ودورة الاسترداد أسبوعية كانت أو شهرية.
ويحمل كذلك كيفية تقريب الأقساط، وما إذا كان القسط الأول أو الأخير يختلف عن البقية.
وحين يختار موظف الموارد البشرية نوعاً في الطلب تملأ هذه القيم نفسها، بحيث يعيد إدخال المبلغ حساب عدد الأقساط، والعكس كذلك. وبهذا تصير سياسة الإقراض متسقة، لأن القواعد ملك للنوع نفسه.
الطلب والسند وجدول الأقساط
طلب السلفة يحمل الموظف والنوع والمبلغ وتاريخ بدء السداد، وينتظر القرار.
وبعد قبوله يتم إنشاء سند السلفة منه، حيث لا تعرض قائمة الاختيار إلا الطلبات المقبولة، ومن ثم لا يمكن صرف سلفة على طلب لم يعتمده أحد.
ومن خلال زر إنشاء الأقساط على السند يتم بناء الجدول الفعلي، سطراً لكل قسط بتاريخه وقيمته، وفق دورة النوع وتقريبه واستثناء القسط الأول أو الأخير إن وجد.
وهذا الجدول هو ما يتم صرف السلفة على أساسه، وما تستقطعه الرواتب شهراً بشهر دون أن يعيد أحد إدخاله. والسداد اليدوي، نقداً كان أو من غير الراتب، يمكن تسجيله في سند سداد على الجدول نفسه.
تعديل سلفة جارية
ثلاثة أمور تعدل سلفة جارية دون المساس بالصرف الأصلي، ويترك كل منها مستنداً خلفه.
- الإعفاء يمكن أن يسقط المتبقي كله أو بعضه، إعفاءً لظرف قاهر مثلاً، أو في مخالصة نهائية يتم فيها تصفية الباقي بدل تحصيله. وهو يعمل سطراً سطراً على الأقساط كما يعمل سند السداد، غير أن المبلغ يتم إعفاؤه لا سداده.
- إعادة الجدولة تحرك الأقساط في الزمن حين تتغير الظروف.
- الإيقاف يوقف الاسترداد مؤقتاً ثم يستأنفه، وذلك لإجازة بدون راتب أو لوقف عن العمل.
ولأن الثلاثة تشير إلى السلفة التي تعدلها، يظل الرصيد المتبقي رقماً يشتقه النظام من هذه المستندات.
وحين يغادر الموظف يكون هذا الرصيد أحد السطور التي تصافيها المخالصة النهائية مقابل ما له، وهي اللحظة التي إما أن ينجح فيها الترتيب كله أو يتحول إلى خصومة.
وأنواع السلف، ومسار الطلب إلى الجدول، والسداد، والإعفاء، وإعادة الجدولة، والإيقاف موثقة في قسم السلف والأقساط.
