نظرة عامة
المزايا التي ليست راتباً هي التي لا يستطيع أحد تسعيرها. فاتورة المطعم تصل شهرياً برقم واحد، والحافلة التي تنقل وردية الليل ترتيب قائم في ذهن مشرف.
والسيارة التي تعرضت لحادث في مارس أنتجت فاتورة إصلاح قرر أحدهم بغير توثيق أن تتحملها الشركة. ولا شيء من هذا معقد، وكله مال حقيقي، وهو في العادة أقل ما يسجل في المنشأة.
الوجبات واستحقاقها
من خلال نوع الوجبة يتم تحديد تكلفة الوجبة الواحدة، وموعد توصيلها، وقيمة البدل النقدي الذي يمكن صرفه بدلاً منها حين ينطبق ذلك.
وما يجعله عملياً على نطاق واسع هو قاعدة استحقاقه، من معايير ونافذة زمنية ومدى من الموظفين أو الإدارات أو الوظائف ومربعات أيام الأسبوع.
وهذه تقرر مجتمعة من يستحق أي وجبة وفي أي الأيام دون أن ينتقي أحد الأسماء يدوياً. وللاستثناءات مستندها، حيث يمكن تحويل موظف بعينه إلى البدل النقدي، أو إلغاء وجبته مدة من الزمن، دون المساس بالقاعدة التي يسير عليها الجميع.
ثم يصير التوصيل خطة، فتجميع الوجبات لفترة يجلب كل موظف مستحق بمقتضى القاعدة والاستثناءات معاً، سطراً بنوع وجبته وموعد توصيلها وتكلفتها وحالتها.
كما يتم تحديث كل سطر بما جرى فعلاً من تسليم أو صرف بدل أو إلغاء. ومن ثم يصير لسؤال المنشأة عن مقدار ما أنفقته على الإعاشة وعلى من أنفقته جواب.
خط سير نقل الموظفين
خط السير هو رحلة سائق واحد اليومية، أي سيارة وأي سائق وفي أي مدة. وفيه سطراً سطراً أي موظف يتم التقاطه من أين وإنزاله أين وفي أي وقت وكم مسافة هذه الرحلة.
ولا يتم ترحيله إلى الحسابات، وذلك لأنه جدول تشغيلي قيمته أنه موجود خارج ذاكرة مشرف واحد حين يكون ذلك المشرف في إجازة.
إجراءات سيارات الشركة
إجراء السيارة هو كل ما يقع لسيارة الشركة من حادث أو صيانة أو إصلاح أو تجديد رخصة، حيث يتم تسجيله على المركبة مع الموظف المسؤول والتكلفة.
ومعهما قراءة العداد قبل الإجراء وبعده، بحيث تتم متابعة المسافة من الرقمين نفسيهما.
والحقل المهم هو نصيب الموظف المسؤول، حيث يسجل إجراء السيارة ما نسبته من التكلفة يتحملها السائق دون الشركة.
ويجري ترحيل القيد على هذا الأساس، نصيب الشركة ونصيب الموظف والضريبة، كل على حساباته. وبذلك تتم تسوية حادثة بخطأ السائق بقاعدة مسجلة على الإجراء نفسه.
وما قد يقع للسيارة كتالوج لكل مدخل فيه إعداده المحاسبي، بحيث يتم ترحيل كل إجراء من النوع نفسه بالطريقة نفسها. كما يمكن تسجيل الواقعة في نموذج طلب أخف قبل تحرير المستند الذي يتم ترحيله.
أما نقل سيارة بين السائقين أو الفروع أو الحالات فيسجل أزواجاً صريحة من القيمة الحالية والقيمة الجديدة، ويكون التغيير بذلك قابلاً للتدقيق.
ولتأمين الأسطول دورته الصغيرة الخاصة، من عرض شركة التأمين المسعر بنوع السيارة لا بمركبة بعينها، إلى الوثيقة.
وأنواع الوجبات وخطط توصيلها، وخطوط السير، وإجراءات السيارات، وتأمين الأسطول موثقة في خدمات الموظفين.
