المعلومة في وقتها
أغلب ما يسوء في المنشآت كان معلوماً لأحدهم في وقت يسمح بالتصرف، غير أن القادر على التصرف لم يبلغ به. ومن ذلك أن يتجاوز عميل حد ائتمانه، أو تتأخر شحنة، أو تبقى موافقة دون قراءة أسبوعاً كاملاً.
ويسد نظام التنبيهات في نما هذه الفجوة، حيث يراقب الأحداث فور وقوعها ويحدد من يلزمه العلم بها اعتماداً على السجل نفسه. ثم يصل إليه من خلال القناة التي يقرؤها فعلاً، داخل النظام أو بالبريد أو الرسائل القصيرة أو واتساب.
الإمكانيات
الأحداث المراقبة
يرصد النظام أحداث العمل فور وقوعها. وتشمل هذه الأحداث إنشاء السجل أو تعديله أو حذفه، واعتماد الموافقة أو رفضها أو إعادتها، وتغير الحالة إلى مسودة أو ملغاة أو مراجعة، والطباعة، بل والإخفاق في المعالجة. وحين يقع الحدث، يتم مطابقة القواعد على نوع الكيان ونوع التغيير وأي شروط إضافية تضعها وترتيب أولوية. ومن ثم تفوز القاعدة الصحيحة حين تتزاحم عدة قواعد.
تحديد المستلمين
أصعب ما في أي نظام تنبيه هو تحديد من يصله الخبر. ويستنتج نما المستلمين بعدة طرق يمكن الجمع بينها:
- من حقل في السجل – مندوب المبيعات في الفاتورة، أو المدير في الطلب، فيتبع المستلم البيانات بدلاً من أن يكون مكتوباً بشكل ثابت.
- باستعلام – أي قاعدة يمكن التعبير عنها على قاعدة البيانات.
- بالدور أو الوظيفة – فيصل التنبيه إلى كل من يحمل المسؤولية، وتغني هذه الطريقة عن قائمة أسماء تتقادم.
- بالاسم تحديداً – حين يكون المستلم الثابت هو الصواب فعلاً.
ويتم التعامل مع التفويض تلقائياً. فإن كان لأحدهم نائب في فترة ما، أضيف النائب إلى قائمة المستلمين من تلقاء النظام. وبذلك لا تتكدس التنبيهات بصمت في بريد شخص في إجازة.
قنوات التسليم
يستطيع تعريف التنبيه الواحد أن يسلم داخل النظام وبالبريد وبالرسائل القصيرة وواتساب. وتبنى الرسائل من قوالب تحمل بيانات السجل نفسه، وذلك ليصل التنبيه ومعه رقم المستند واسم العميل والمبلغ، بما يكفي للتصرف دون فتح النظام.
ويتم ضبط الرسائل القصيرة وواتساب مركزياً من خلال شاشة الإعدادات العامة. كما يدعم النظام مزودين إقليميين منهم SMS Misr في مصر وتقنيات في السعودية.
موضعه من النظام
تحمل التنبيهات الخبر، وتحمل دورات الموافقات القرار، وتحمل مسارات الكيانات الفعل. والقاعدة التي تقول مثلاً «أبلغ مراقب الائتمان حين يتجاوز هذا العميل حده» تنبيه، والقاعدة التي تقول «امنع حفظ الأمر أصلاً» مسار. وأغلب المنشآت تحتاج الاثنين.
اقرأ وثائق التنبيهات كاملة، بما فيها إعداد الرسائل القصيرة وواتساب.
