نظرة عامة
تكلف المشتريات المنشأة مالاً بطريقتين، أولاهما ظاهرة وهي السعر المدفوع، والثانية أشد كلفة وإن لم تظهر في الفاتورة.
ومن ذلك الشحنة العاجلة لأن أحداً لم ير النفاد قادماً، والإدارات الأربع التي طلبت كل منها على حدة من المورد نفسه. ومنه كذلك الفاتورة التي دفعت لأنها بدت صحيحة ولم يقارنها أحد بما وصل فعلاً. وسلسلة المشتريات في نما مبنية حول هذه الثلاث قبل أن تكون مبنية حول نموذج أمر الشراء.
طلب الأصناف والتجميع
يبدأ الشراء من طلب الأصناف، كأن يطلب خط الإنتاج للأسبوع القادم 500 كجم حديد و200 مسمار و50 لتراً من الدهان. ويحمل الطلب درجة الاستعجال والسبب الذي دعا إليه، أي أمر الإنتاج أو المشروع أو تغذية المخزون.
ويرفع الطلبات من يعرف أنه محتاج، من المخططين ورؤساء الأقسام ومديري المشاريع وأمناء المخازن. ثم تمر على الاعتماد، حيث لا يقتصر السؤال على جدوى الشراء. وقد يكون الصنف موجوداً لدينا فعلاً، وقد يحتمل الانتظار ليضم إلى غيره.
وطلب الشراء المجمع هو ما يجيب عن السؤال الأخير، حيث يجمع احتياجات عدة إدارات بحسب المورد أو الفئة أو الاستعجال في أمر واحد يستحق التفاوض عليه. وبذلك ينخفض الشحن، ويرتفع موقفك التفاوضي، ويقل العمل الإداري لعشرات الأوامر الصغيرة.
وقبل ذلك كله تقدر توقعات الشراء الطلب على الصنف خلال فترة قادمة، وذلك من مصدر كمية تختاره. ثم تقترح ما يشترى بعد خصم الموجود في المخزون والمرتبط بالتزامات. وهذا هو الفرق بين شراء بتسليم عادي وسعر عادي، وشراء بشحن جوي لأن الإنتاج يتوقف الخميس.
مقارنة أسعار الموردين
يخرج طلب عرض السعر إلى عدة موردين بمواصفات واحدة، بحيث تكون الردود قابلة للمقارنة فعلاً. ثم يتم تسجيل كل رد بأسعاره ومدة تسليمه وشروط سداده ومدة صلاحيته.
ويضعها جدول مقارنة الأسعار جنباً إلى جنب، صنفاً صنفاً، وأمام كل منها مدة تسليمه. والقرار بعده ليس تلقائياً عن قصد، حيث تدخل فيه الاعتمادية والجودة، والفرق النقدي بين ائتمان ثلاثين يوماً وستين، والعلاقة القائمة مع المورد.
وللمقارنة اعتماد، ومن ثم يصير اختيار المورد قراراً موثقاً يمكن الرجوع إليه.
أمر الشراء
أمر الشراء هو الالتزام، حيث يحمل الأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها وشروط التسليم ومكانه وشروط السداد ورقماً مرجعياً يستعمله الطرفان.
وبعد إرساله يتابع النظام حالته كلما وصل شيء على حسابه، بين مفتوح ومستلم جزئياً ومستلم بالكامل وملغى. ومن ثم يمكن معرفة ما بقي لك عند المورد باستعلام من النظام.
وحين لا يراد للأمر أن يكون ملزماً بعد، تغطي فاتورة الشراء المبدئية اعتماد الموازنة أو الموافقة الأولية أو طلب اعتماد مستندي.
الاستلام والفحص
قلما تحمل الشاحنة ما يقوله الأمر بالضبط. وقد تطلب مثلاً 100 فيصل 95 أو 105، أو تصل الكمية الصحيحة بمواصفة خاطئة، أو تتلف طبلية في الطريق.
ولكل حالة معالجتها، من قبول الجزء وإبقاء الباقي مفتوحاً، إلى قبول الكل، أو الرفض والإرجاع، أو قبول السليم ورفض التالف.
وفي كل ما هو حرج يتم الاستلام على خطوتين، حيث تنزل البضاعة في منطقة فحص أولاً وتفحصها الجودة. وعندها فقط يقبل أحد أو يرفض أو يقبل جزئياً. ولهذا وجد مخزن الفحص نوعاً قائماً بذاته، فلا يدخل شيء في المخزون المتاح قبل أن يجتاز.
المطابقة الثلاثية
تصل فاتورة المورد بعد أيام، وهنا الضابط الذي يسدد ثمن النظام كله، حيث تطابق ثلاثة مستندات. وهي ما اتفقت على شرائه في الأمر، وما استلمته فعلاً في سند الاستلام، وما تطالب به في الفاتورة. وعندها تتفق الكميات أو يفسر الفرق، وتطابق الأسعار الاتفاق، ويستقيم الحساب.
وبمجرد حفظ فاتورة الشراء يتم ترحيلها، فيصير المخزون أو المصروف مديناً، وضريبة المدخلات القابلة للاسترداد مدينة، وذمة المورد دائنة. وينشأ معها جدول سداد من شروط الدفع بتواريخ استحقاقه التي تعمل عليها الأعمار والتنبيهات.
وإن جاءت البضاعة دون سند استلام سابق، أمكن للفاتورة أن تنشئه، فلا يبقى المخزون منتظراً ورقة.
ولأن التكلفة الحقيقية للشراء تشمل الشحن والجمارك والتخليص التي تصل بعده، يتم توزيع هذه المصاريف على أصناف سند الاستلام بوصفها تكلفة وصول. وبذلك لا تلقى في حساب مصروف تكف عنده عن كونها جزءاً مما كلفه الصنف.
والسلسلة كاملة، من الطلبات والتجميع والمقارنة والأوامر إلى الاستلام والفحص والمطابقة، موثقة في رحلة المشتريات وتوقعات الشراء.
