تنتهي مجموعات الشركات في كثير من الأحيان إلى عدة أنظمة: قاعدة بيانات ودخول منفصلان لكل شركة، ثم تقرير مجمّع يعيد أحدهم إعداده في جدول إلكتروني كل شهر.
ونظام نما نظام ERP متعدد الشركات بالمعنى الذي يهم: الشركة حقل على السجل وليست تركيباً منفصلاً. فكل كيانات المجموعة في قاعدة بيانات واحدة، والرقم المجمَّع تصفية لا عملية جمع.
خمسة محددات على كل سجل
يجيب نما عن سؤال «إلى أي جزء من العمل ينتمي هذا السجل؟» بخمسة محددات يحملها كل سجل في النظام: الشركة والقطاع والفرع والإدارة ومجموعة التحليل. وهي تؤدي ثلاث وظائف في آن:
- الأمان. يشارك المحدِّد في صلاحية الوصول على مستوى السجل، فالمستخدم المقصور على فرع لا يرى إلا سجلات ذلك الفرع. وإن عطّلت ذلك بقي المحدِّد وصفياً تُجمَّع عليه التقارير دون أن يكون جداراً.
- التقارير. بها تُجمَّع الأرقام، من إدارة واحدة إلى المجموعة كلها.
- بنية الحسابات. كثير من أشجار الحسابات يضمّن المحددات في الكود نفسه، فالكود
1010-05-03-11هو الحساب 1010 والقطاع 05 والفرع 03 ومجموعة التحليل 11، ويستطيع النظام أن يقرأ الكود ويردّه إلى محدداته.
والشركة هي المحدِّد الوحيد الذي لا يُعطَّل. أما الأربعة الأخرى فتُعطَّل كلياً إن لم يستخدمها عملك، فتختفي حقولها من كل الشاشات، ويزول بذلك عمود من الضجيج عن الإدخال في النظام كله.
مشترك حيث تريد، ومنفصل حيث لا تريد
السجل المحفوظ بلا شركة سجل عام. وإعداد واحد يقرر هل تظهر السجلات العامة من داخل كل شركة — وهو ما تريده لكتالوج أصناف مشترك تشتري منه الشركات وتبيع، بينما تبقى حركاتها ملكاً خالصاً لها.
ويمتد المنطق نفسه إلى تفاصيل تُنسى عادةً في المجموعات. فحدّ ائتمان العميل يمكن ضبطه لكل شركة أو لكل فرع بدل مرة واحدة عامة. وحسابات البريد الصادر تحمل أعمدة المحددات الخمسة كذلك، فترسل كل شركة من عنوانها هي.
اتساق يفرضه النظام
الخطر في قاعدة بيانات مشتركة مستندٌ يناقض نفسه بهدوء — سطر مقيّد على فرع تحت رأس مقيّد على فرع آخر. ونما يفحص ذلك عند الحفظ، وأنت تختار شدة اعتراضه: يرفض الحفظ، أو يمرره بتحذير، أو يسكت. وإبقاؤه على الرفض هو الخيار الآمن، لأن المحدِّد غير المتسق يفسد كل تقرير يجمّع به، بصمت ولسنوات.
وحيث يجب أن يشير مستند إلى سجل فرع آخر بحق، يمكن تخفيف الفحص على ذلك الحقل المرجعي وحده بدل تعطيله في كل مكان.
نقل القيمة بين الشركات
حين تتحرك قيمة داخل المجموعة، يسجّل مستند جاري تحويل الشركات الطرفين في خطوة واحدة: سند قيد في الشركة الأولى وآخر مقابل في الثانية، فيظل حسابا الجاري بين الشركات متطابقين دون أن يُدخل أحد التحويل مرتين. والأصول الثابتة تنتقل كذلك — تنقل ماكينة إلى الشركة الشقيقة فيظهر قيدان، واحد في كل شركة، يربطهما حساب وسيط، وتستلم الشركة المستقبِلة الأصل بقيمته الدفترية.
وهذا هو اختبار النظام متعدد الشركات. لا أن يتّسع لعدة شركات، بل أن تكون الحركة بين اثنتين منها مستنداً واحداً لا خلافاً بين طرفين.
إجابات مباشرة عن أسئلتك
هل لكل شركة قاعدة بيانات أم تركيب منفصل؟
لا هذا ولا ذاك. الشركة محدِّد على السجلات نفسها، فكل شركات المجموعة في قاعدة بيانات واحدة وتركيب واحد. وهذا ما يجعل الرقم المجمَّع تصفيةً لا عملية تجميع.
هل يمكن قصر مستخدم على شركة أو فرع؟
نعم. يشارك كل محدِّد في صلاحية الوصول على مستوى السجل، فالمستخدم المقصور على فرع لا يرى إلا سجلات ذلك الفرع. وإن عطّلت ذلك لمحدِّد بقي وصفياً تُجمَّع عليه التقارير دون أن يكون حاجزاً أمنياً.
هل تتشارك الشركات الملفات الرئيسية، ككتالوج أصناف واحد؟
نعم. السجل المحفوظ بلا شركة سجل عام، وإعداد واحد يجعل السجلات العامة ظاهرة من داخل كل شركة — وهو ما تحتاجه الملفات المشتركة بالضبط.
كيف تُسجَّل التحويلات بين شركتين في المجموعة؟
يسجّل مستند «جاري تحويل الشركات» الطرفين في خطوة واحدة: سند قيد في الشركة الأولى وآخر مقابل في الثانية، فيظل حسابا الجاري بين الشركات متطابقين بلا إدخال مزدوج يدوي. والأصول الثابتة تنتقل بالطريقة نفسها بقيمتها الدفترية.
وإن لم نستخدم المحددات الخمسة كلها؟
عطّل ما لا تستخدمه. تختفي حقوله من كل الشاشات، فيزول عمود من الضجيج عن الإدخال في النظام كله. واتخذ القرار وقت التجهيز — فتعطيل محدِّد بعد أن تحمل السجلات قيمه يترك تلك البيانات معلّقة.
