نظرة عامة
عند كثير من الشركات في هذه المنطقة تكون المعدات التي باعتها نشاطاً أكبر من البيعة نفسها. وهي مبردات ومولدات وأجهزة طبية ومصاعد وخطوط مطابخ وآلات إنتاج وقع أحدهم عقداً برعايتها. وهذا العقد جدول زيارات ومخزون قطع غيار وتيار فواتير لسنوات.
ويدار هذا النشاط عادة بجدول إلكتروني لتواريخ الخدمة وبذاكرة فني. ولنما منظومة صيانة كاملة له برخصتها الخاصة، وهي أقل أجزاء هذا المنتج معرفة لدى من يحتاجونها أكثر من غيرهم.
ملف الآلة
تسمي كل شاشة في المنظومة آلة، وهي الوحدة ذات الرقم التسلسلي المركبة في موقع العميل. ويحمل ملفها الطراز والموقع، كغرفة المعدات على السطح مثلاً أو قبو التجهيزات، وتواريخ الضمان والعميل الذي تخصه.
والعقود تغطي آلات، وخطط الصيانة تجدول زيارات لكل آلة. والأوامر يتم تنفيذها على آلات، والفواتير تفوتر عملاً جرى على آلات.
كما يمكن توليد ملفات الآلات من أمر البيع الذي باع المعدة، وذلك حتى يبدأ السجل ممتلئاً دون أن يكتب لاحقاً من أذون التسليم.
عقد الصيانة وخطط الزيارات
يتم من خلال عقد الصيانة بيان أي الآلات مغطاة، وكم مرة تزار كل منها، وما المدفوع مقدماً، وكيف يسدد العميل.
ومنه يولد زر خطط الصيانة خطة لكل مجموعة زيارات، فتبلغ اثنتي عشرة خطة في الدورة الشهرية. وتولد كل خطة أوامر الصيانة التي ينفذها الفنيون فعلاً.
وتستحق هذه السلسلة ذات الضغطتين دقة في وصفها، حيث تفرق بين نظام يخطط العمل ونظام يتظاهر بذلك. والخطة يتم توليدها عن قصد، ويمكن لإنسان أن ينظر في اثني عشر شهراً من الزيارات المجدولة قبل أن تصير أوامر.
والعمل غير المخطط يلتحق بالتيار نفسه، حيث يتصل عميل بشأن عطل فيصير بلاغ صيانة ثم أمراً، وكذلك طلب أمر الصيانة العادي. وتنتهي الزيارة إلى المكان نفسه، سواء كانت مجدولة أو مطلوبة بمكالمة.
تنفيذ العمل وفوترته
ينتج الأمر تنفيذاً لكل سطر آلة، يبين من خلاله ما جرى وعلى يد من وبأي مواد.
ومن الأمر أو من تنفيذاته يتم إنشاء فاتورة الصيانة. وحفظها وحده يفعل شيئين، وهما إصدار سند صرف المخزون للقطع المستهلكة وترحيل القيد المحاسبي. ويعكس مردود فاتورة الصيانة الاثنين معاً.
ويمكن لأمر التركيب أن يولد عقد الضمان الذي يليه، بحيث يوجد الالتزام الناشئ عن التركيب سجلاً قائماً دون أن يكون ملاحظة في ملف.
وإلى جانب ذلك كله تعمل في المنظومة ثلاثة مستندات أخرى:
- التقديرات تسعر العمل قبل اعتماده.
- زيارة الصيانة تسجل زيارة على عداد زيارات العقد.
- خطة التوزيع اليومي تضع الفني وخط السير والتاريخ المخطط على مجموعة من الإشعارات.
المنظومات المجاورة
المواقع دون الآلات. ثمة منظومة موازية بالآلية نفسها، غير أنها موجهة إلى موقع يخدم دون أن تكون موجهة إلى معدة، ولها ترخيصها المنفصل. وإن كنت تصون فروعاً أو مبانيَ أو منشآت دون وحدات ذات أرقام تسلسلية، فهذه هي التي ينبغي النظر فيها.
ومكتب الدعم غيرها. تتشارك منظومة صيانة المعدات ومكتب دعم علاقات العملاء قائمة واحدة ولا شيء غيرها، فلا تفتح تذكرة دعم على آلة مصانة، ولكل نصف عقوده وسجل ضماناته. والمكالمة عن مبرد تصونه تصير بلاغ صيانة دون أن تصير تذكرة. ومن ثم يحسن أن تختار النصف الذي يقوم عليه نشاطك فعلاً.
وورشة السيارات غيرها كذلك. فخدمة المركبات وأوامر شغل الوكالات وقطع الغيار وأذون الخروج وحدة أخرى، مكانها صفحة قطاع السيارات.
ملف الآلة والعقود وخطط الصيانة والأوامر والتنفيذات والفوترة موثقة في دورة الصيانة.
