نظرة عامة
كل نظام مبيعات يستطيع إصدار فاتورة، والفرق يظهر قبل ذلك وبعده. والسؤال هو هل كان من كتب عرض السعر يعرف ما في المخزون وما على هذا العميل من رصيد. والثاني هل تحتاج الفاتورة بعد حفظها إلى إجراءات أخرى بصلاحيات مختلفة.
ودورة البيع في نما سلسلة من المستندات، حيث يمكن إصدار كل مستند بناءً على ما سبقه. ويؤثر إصدار الفاتورة مباشرة في كميات المخزون والإيراد والضريبة وتكلفة المبيعات ورصيد العميل. كما يسمح النظام بالتأثير في المخزون قبل إصدار الفاتورة أو بعده، وذلك وفق دورة العمل.
دورة البيع
استفسار ← عرض سعر ← أمر بيع ← حجز ← تجميع ← تسليم ← فاتورة ← تحصيل.
تختلف دورة المبيعات من نشاط لآخر، ويمكنك اختصار بعض مراحلها وفق طبيعة عملك. وقد يكتفي بعض العملاء بإصدار الفاتورة وسندات التسليم، بينما تحتاج أنشطة أخرى إلى دورة أطول.
ويخفف نما عن المستخدم تكرار إدخال البيانات، حيث يصدر أمر البيع من عرض السعر. وتصدر عن أمر البيع الفاتورة وسندات التسليم وغيرها من المستندات المترابطة، ومن ثم يقصر وقت الإدخال والمراجعة.
ويضيف أمر البيع الالتزامات، من تاريخ التسليم المطلوب، وعنوان تسليم قد يخالف عنوان الفوترة، وأي مخزن سينفذ، وفحص حد الائتمان لعميل يشتري بالأجل.
المعلومات اللحظية
أثناء إعداد عرض السعر يعرف المستخدم الأصناف المتاحة، ومدة توريد ما ليس متاحاً، وتكلفته، ومن ثم يصير تسعير الصنف قراراً قائماً على هامش معروف. ويطلع كذلك على سلوك العميل في السداد بما يساعده على تحديد قرار البيع وطريقته.
ولعرض السعر مدة صلاحية ونتيجة متابعة، حيث يمكن تعديله أو تحويله إلى أمر بيع أو فاتورة، أو إلغاؤه أو اعتباره منتهي الصلاحية أو خاسراً.
وحين يحتاج المشتري مستنداً لاعتماد ميزانية أو للجمارك أو لدفعة مقدمة، تبدو الفاتورة المبدئية كالفاتورة وتؤدي وظيفة عرض السعر.
قوائم الأسعار والعروض
يمكن ضبط طرق التسعير بما يتوافق مع منهجية كل عميل، وذلك من خلال الضوابط التالية:
- قوائم الأسعار لكل شريحة عملاء وفترة وعملة، ولكل قائمة مدى تاريخي وأولوية تحسم تداخل القوائم بترتيب متوقع.
- شرائح الكمية، حيث ينخفض السعر كلما زادت الكمية المباعة وفق الشرائح المحددة.
- التسعير التلقائي من التكلفة زائد هامش، بهامش افتراضي وأدنى وأقصى، ويعاد حسابه حين تتحرك التكلفة.
- العروض، وهي نسبة أو مبلغ أو أصناف مجانية أو حافز على قيمة الفاتورة، توجه بحسب العميل أو القطاع أو تصنيف الفاتورة، ويمكن ربطها بموسم له بداية ونهاية.
- الكوبونات وبرامج الولاء، من كوبونات خصم بدفاترها وحدود استعمالها، وأسعار بالنقاط للعملاء بحسب مشترياتهم.
أثر حفظ الفاتورة
لا تحتاج الفاتورة في نما إلى خطوة ترحيل منفصلة بعد حفظها، فالحفظ نفسه هو ما يحدث الأثر المحاسبي والمخزني. وتبقى الرقابة البشرية في يد المنشأة، بحيث تمر الفاتورة بدورة موافقات قبل أن تسري، وتختم بمستويات مراجعة بعد سريانها.
ويحدد العميل عدد الموافقات ومستويات المراجعة لكل نوع مستند دون حد أقصى. كما يمكن الاكتفاء بموافقة واحدة ومستوى مراجعة واحد، أو الحفظ مباشرة دون أي منهما.
وبمجرد حفظ الفاتورة تتأثر كميات المخزون بالأصناف المنصرفة، وتتحدث مديونية العميل واستخدامه لحده الائتماني. وتسجل الأرقام المسلسلة والشحنات الخارجة وتكلفة المبيعات والأثر الضريبي.
وعند تطبيق الفوترة الإلكترونية يبني النظام الفاتورة بصيغة الجهة ويرسلها، ثم يستقبل ما يعيده مسارها من معرف ورمز استجابة سريعة. وذلك سواء كانت الجهة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية أو مصلحة الضرائب المصرية أو الجهة المناظرة في الأردن أو الإمارات، كل بحسب مساره.
المرتجعات والاستبدال
يمكنك ارتجاع أصناف الفاتورة كلها أو بعضها بسهولة، كما يمكنك استبدال بعض أصناف فاتورة المبيعات أو فاتورة نقطة البيع. ويتيح النظام تبديل الصنف أو مقاسه أو حجمه أو لونه بحسب طبيعة الأصناف المسجلة في الفاتورة.
وفي حركة واحدة يتم رد الصنف المرتجع وإخراج بديله. ثم يتم تسوية فروق القيمة في أي من الاتجاهين، دون الحاجة إلى تسجيل مردود وفاتورة جديدة منفصلين.
توجيهات المستندات
تختلف أساليب العملاء في إدارة المستندات، وتتعدد خيارات التحكم في طريقة عملها. ولهذا يعتمد نما توجيهات المستندات، بحيث تضبط آلية عمل المستند وفق أسلوب كل عميل.
ومن خلالها يمكن مثلاً إعداد توجيه لفاتورة المبيعات تصدر به الفاتورة بعد سندات المخزون، أو تسلم به البضاعة بعد إصدار الفاتورة. وفي توجيه ثالث تسلم البضاعة آلياً، فتصدر سندات الصرف بمجرد حفظ الفاتورة.
ومع كل توجيه خيارات متعددة، وتعمل آلية التوجيهات مع معظم مستندات النظام، مما يمنح العميل مرونة أكبر في إدارة العمل.
دورة البيع وضوابط التسعير والمرتجعات ومحرك التوجيهات موثقة في رحلة المبيعات و التسعير والعروض والكوبونات.
