الأصول الثابتة والعهد – الأصل من الشراء إلى الاستبعاد

نظرة عامة

الأصل في الواقع آلة تعمل في موقع، أو سيارة بعهدة موظف، أو مكون نقل بين فرعين مثلاً، وله فاتورة وضمان وصيانة وعمر متبقٍ.

ومن ثم لا يكفي أن يظهر رقماً في سجل الإهلاك. وإذا انفصلت الحركة الفعلية عن السجل المحاسبي، لم يطابق الجرد الدفتر مهما كانت معادلة الإهلاك صحيحة.

ويربط نما دورة الأصل المادية والمالية، من طلب الشراء والتوريد إلى الإهلاك والنقل والعهدة والصيانة، ثم البيع أو الاستبعاد.

الإمكانيات

سجل يعرف الأصل كما هو على الأرض

يحمل ملف الأصل رقمه المسلسل ونوعه وموقعه وبيانات التأمين والضمان والعهدة، إلى جانب حساب الأصل والإهلاك ومجمع الإهلاك. وتظهر عليه تكلفة الاقتناء والقيمة الحالية والعمر الإنتاجي والمتبقي وآخر إهلاك، مع مرفقات مثل عقد الشراء وشهادة الضمان والصور.

يمكن تقسيم الأصل إلى مكونات لها أعمار أو سياسات مختلفة، وذلك بدلاً من إهلاك آلة مركبة كأنها وحدة متجانسة.

كما يمكن من خلال مستندات الافتتاح إدخال الأصول القائمة عند الانتقال إلى نما، دون فقد تاريخ بدء الإهلاك أو القيمة التخريدية.

شراء الأصل وتكلفته الكاملة

تبدأ الدورة بطلب شراء وأمر شراء وسند شراء أصل، مع المورد والعملة والشحن والفوترة والعمر والقيمة التخريدية والموقع. أما المعدات المستوردة باعتماد مستندي، فتجمع دورة الاعتماد الفاتورة المبدئية والشحنات والمصروفات، ثم تنقل التكلفة النهائية إلى الأصل الرأسمالي.

الإهلاك وفق سياسة المنشأة

يحسب النظام الإهلاك الدوري بحسب إعداد الأصل، ويدعم الإهلاك المجمع لمجموعة أصول.

يمكن منع إهلاك أصل في فترة محددة عند وجود سبب تشغيلي، بحيث يبقى القرار موثقاً. وتصل قيود الإهلاك إلى الأستاذ العام بالأبعاد التي تخص موقع الأصل وإدارته.

النقل والعهد والجرد

ينقل مستند الحركة الأصل بين المواقع أو الفروع والإدارات، ويعدل مركز تكلفته وحسابه حين تتطلب السياسة ذلك. كما يسجل تسليمه إلى موظف أو استرداده أو نقله إلى موظف آخر، فتظهر سلسلة الحيازة كاملة على ملف الأصل.

ويجعل جرد الأصول المطابقة الميدانية عملية مسجلة، حيث يعرف الفريق ما يفترض وجوده في الموقع، ويسجل ما وجده فعلاً، ثم يعالج الفروق وفق صلاحيات واضحة. وتدعم الحركة أيضاً النقل بين الشركات حين تتطلب المجموعة ذلك.