بنود خدمة بلا مخزون
لا يقوم نشاط وكيل الشحن على مخزون تملكه الشركة. فهو يحجز مساحة لدى ناقل، ويتعامل مع مخلص جمركي، ويشتري خدمات النقل البري وتشغيل الحاويات المبردة، ثم يعيد بيع هذه الخدمات للعميل وفق الأسعار والهوامش المتفق عليها.
لذلك يستخدم نما دورة مستقلة عن إدارة المخزون، حيث يتم تسجيل مكونات العملية باعتبارها بنود خدمة مثل النولون البحري والتخليص والنقل وتشغيل المولدات والبريد السريع. ولكل بند حساباته ومعاملته الضريبية من دون رصيد مخزني.
أمر التشغيل وبوليصة الشحن
يمثل أمر التشغيل الملف الرئيسي للشحنة، وتتفرع منه بقية المستندات. ويسجل المرسل والمرسل إليه والوكيل وجهة الإخطار، والباخرة والرحلة ورقم الحجز لدى الناقل، وموانئ التحميل والتفريغ والوجهة النهائية، والحاوية ونوعها وعددها.
وللبضائع التي تنقل بحرارة محكومة يسجل درجة الحرارة والرطوبة والتهوية التي يلزم أن تظل الحاوية عليها.
ويتم تقسيم الخدمات داخل الأمر حسب أنواعها، ويحتوي كل سطر على تكلفة الشراء وسعر البيع. ويمكن إظهار الأقسام المطلوبة وحدها، بحيث لا تظهر بيانات التخليص أو النقل في عملية لا تحتاجهما.
كما يتابع الأمر حالة الشحنة والإفراج والكميات التي لم تشحن، ويمكن نسخه عند تكرار عملية مشابهة.
ومن أمر التشغيل تصدر بوليصة الشحن التي تثبت ما تسلمه الناقل من بضاعة وبأي شروط، حيث ترث الأطراف والموانئ والباخرة وبيانات الحاوية. ثم تسرد البضاعة سطراً سطراً بأرقام الحاويات والأوزان الصافية والقائمة والحجم.
ولا ينشأ عنها قيد محاسبي، وإنما وظيفتها توثيق بيانات النقل وإخراج البوليصة للطباعة.
قوائم الأسعار والهوامش
تسجل قوائم أسعار الشراء ما يتقاضاه كل مورد بحسب الخدمة وفترة السريان والعملة، وتبنى قوائم البيع فوقها بـهامش لكل نوع خدمة: نسبةً أو مبلغاً ثابتاً أو الاثنين معاً.
والنولون البحري يمضي بالتكلفة زائد عشرة في المئة مثلاً، بينما يمضي التخليص بالتكلفة زائد مبلغ مقطوع، ويبقى السعر الشامل متاحاً لعميل يريد رقماً واحداً.
ومن خلال زر واحد على أمر التشغيل يتم سحب الأسعار المطابقة للعميل والسلعة والموانئ والحاوية من القائمتين، ثم ملء سطور الخدمات كلها دفعة واحدة.
وعند ترحيل فاتورة البيع يتم مطابقة كل سطر بيع بسطر الشراء المقابل له في أمر التشغيل نفسه. وتجري المطابقة من خلال بند الخدمة والعملة والكمية والموانئ والحاوية والسلعة، بحيث تحمل التكلفة على السطر ذاته.
وبذلك تظهر الربحية لكل خدمة لا للشحنة إجمالاً، ويؤشر سطر الشراء مستهلكاً حتى لا يحتسب مرة ثانية أمام بيع آخر.
الفوترة عند العمل بالوكالة
قد تتضمن فاتورة وكيل الشحن مبالغ محصلة لحساب الخط الملاحي إلى جانب عمولة الوكيل. وفي هذه الحالة يجب أن تعكس الفاتورة الإلكترونية طبيعة كل جزء وفق المعالجة الضريبية المعتمدة، بدلاً من اعتباره كله إيراداً للشركة.
وتعالج الوحدة ذلك من خلال مجموعتين من السطور. والسطور التشغيلية هي ما يعمل عليه الموظفون، بسطر لكل خدمة وميناء وحاوية. أما السطور الإلكترونية فيعاد توليدها مع كل ترحيل مجمعة ببند الخدمة والعملة وسعر الصرف ونسب الضريبة والخصم، وهي وحدها ما يرسل إلى المصلحة.
وحيث يسمي بند الخدمة بند عمولة، تنقسم القيمة، فيرسل الجزء العابر تحت الخدمة الأصلية وترسل العمولة تحت بند العمولة. ويقرر إعداد على تهيئة المستند هل يرسل السطر العابر أصلاً.
نطاق الوحدة
توثق الوحدة الشحنات وتسعرها وتفوترها، غير أنها لا تختار المسار الأمثل. وتعمل جداول الإبحار مرجعاً يستخدمه مكتب المبيعات في اختيار الرحلة المناسبة. أما إدارة البضاعة في مخزن فمكانها إدارة المخزون.
وتغطي الرخصة نفسها النظام البريدي الدولي بأوعيته وموادها البريدية وفرزه وتسليمه الأخير، وهو يشارك هذه الوحدة قائمتها ولا يشاركها مستنداتها تقريباً.
وشاشة أمر التشغيل وأقسامها موصوفة في دليل أوامر التشغيل، وآلية الهوامش في قوائم الأسعار والهوامش، وانقسام الوكيل في الفوترة الإلكترونية للشحن.
