من استلام الوعاء إلى حصر محتوياته
تصل الأكياس إلى مكتب التبادل مختومة، ولكل كيس رقم ختم ووزن وجهة مرسلة. وبعد فتحه يتم تسجيل المواد البريدية الموجودة داخله وتحديد مسار كل مادة.
فقد تحتاج المادة إلى التخليص الجمركي أو إلى النقل إلى مكتب آخر أو إلى متابعة محاولة تسليم لم تكتمل.
وتختلف هذه الدورة عن تتبع شحنة واحدة، فالوعاء هو وحدة النقل بين المكاتب، بينما المادة البريدية هي وحدة التسليم إلى المستلم. ويتابع النظام المستويين معاً، ويحفظ علاقة كل مادة بالوعاء الذي وصلت فيه.
العناصر الأساسية في الدورة
المادة البريدية هي أصغر وحدة في الدورة، وهي طرد أو خطاب له معرف فريد ووصف وفئة وصنف فرعي. ويحمل سجلها كوداً منسقاً للسلع تحتاجه الجمارك، ووزناً مصرحاً ووزناً فعلياً، وبلد منشأ وبيانات مستلم وقيمة.
الوعاء حاوية تجمع عدداً من المواد لتنتقل بين المكاتب، وهو كيس أو صندوق مختوم برقم ختم. ويعامل النظام الوعاء وحدة نقل والمواد بداخله وحدات تسليم، ومن ثم تنعكس هذه العلاقة على جميع مستندات الدورة.
مناطق التسليم والاستلام هي شبكة المكاتب التي تتحرك المواد بينها. ومن خلال تسجيل «مستلم من» و«مستلم في» و«المكتب التالي» على كل مستند يمكن الرجوع إلى مسار المادة بين المكاتب في أي وقت.
دورة المستندات
تبدأ الدورة بـاستلام الأوعية: يتم تسجيل الأكياس القادمة بأختامها وأوزانها ومصادرها. ثم يفتح الوعاء ويسجل ما فيه في بيان المواد البريدية، وهي اللحظة التي يتحول عندها وزن مجهول إلى قائمة معلومة.
وما يخضع للجمارك يتم جمعه في بيان العهدة الجمركية، بحيث تنتقل المواد إلى الجهة الجمركية بسجل واضح للمسؤولية والمتابعة. وما يخص مكتباً آخر ينتقل إليه من خلال نقل المواد البريدية.
ثم يأتي فرز الطرود، وفيه يتم تسجيل المواد المفقودة وأسباب عدم التسليم والإجراء المتخذ حيالها. وأخيراً ينشأ طلب التسليم للمستلم، ثم فاتورة التسليم بقيمة الخدمة والرسوم الجمركية معاً.
وتستخدم مستندات الاحتجاز والتسوية والجرد في معالجة الفروق والمواد المحتجزة، ومنها مثلاً اختلاف المحتوى الفعلي عن البيانات المرفقة بالوعاء، وذلك بتوثيق المعالجة بدلاً من إجراء تعديل يدوي غير مسجل.
ملفات التعريف والإعداد
تحت ملفات النظام يتم تعريف فئات المواد وأصنافها وأصنافها الفرعية وفق معايير الاتحاد البريدي، وحالة المادة ووضع الطرد، ومناطق التسليم والاستلام. كما يتم تعريف بنود خدمة التسليم وأسعارها، وأسباب الاحتجاز وأسباب عدم التسليم وإجراءاته، والأحداث التي يتتبع بها سير المادة.
جزء من ترخيص إدارة الشحن
هذه المنظومة جزء من وحدة إدارة الشحن نفسها، وتعمل بالترخيص ذاته ذي الكود frm.
وقد خصصت لها صفحة مستقلة لاختلاف دورة مشغل البريد أو شركة الطرود عن عمل وكيل الشحن
البحري. وتبقى مع ذلك جزءاً من الوحدة الواحدة دون أن تكون منتجاً إضافياً مستقلاً.
ومن يعمل في الشحن البحري والتخليص وحده قد لا يحتاج هذا القسم إطلاقاً، ويجد ما يخصه في الشحن والتخليص.
والمفاهيم والمسار موصوفة في مقدمة النظام البريدي، ومستندات المواد والنقل والفرز في المواد البريدية، والتسليم والفوترة في التسليم وفاتورته.
