بنود خدمة بلا مخزون
لا يقوم نشاط وكيل الشحن على مخزون تملكه الشركة. فهو يحجز مساحة لدى ناقل، ويتعامل مع مخلص جمركي، ويشتري خدمات النقل البري وتشغيل الحاويات المبردة، ثم يعيد بيع هذه الخدمات للعميل وفق الأسعار والهوامش المتفق عليها.
لذلك يستخدم نما دورة مستقلة عن إدارة المخزون، حيث يتم تسجيل مكونات العملية باعتبارها بنود خدمة مثل النولون البحري والتخليص والنقل وتشغيل المولدات والبريد السريع. ولكل بند حساباته ومعاملته الضريبية من دون رصيد مخزني.
أمر التشغيل وبوليصة الشحن
يمثل أمر التشغيل الملف الرئيسي للشحنة، وتتفرع منه بقية المستندات. ويسجل المرسل والمرسل إليه والوكيل وجهة الإخطار، والباخرة والرحلة ورقم الحجز لدى الناقل، وموانئ التحميل والتفريغ والوجهة النهائية، والحاوية ونوعها وعددها.
وللبضائع التي تنقل بحرارة محكومة يسجل درجة الحرارة والرطوبة والتهوية التي يلزم أن تظل الحاوية عليها.
ويتم تقسيم الخدمات داخل الأمر حسب أنواعها، ويحتوي كل سطر على تكلفة الشراء وسعر البيع. ويمكن إظهار الأقسام المطلوبة وحدها، بحيث لا تظهر بيانات التخليص أو النقل في عملية لا تحتاجهما.
كما يتابع الأمر حالة الشحنة والإفراج والكميات التي لم تشحن، ويمكن نسخه عند تكرار عملية مشابهة.
ومن أمر التشغيل تصدر بوليصة الشحن التي تثبت ما تسلمه الناقل من بضاعة وبأي شروط، حيث ترث الأطراف والموانئ والباخرة وبيانات الحاوية. ثم تسرد البضاعة سطراً سطراً بأرقام الحاويات والأوزان الصافية والقائمة والحجم.
ولا ينشأ عنها قيد محاسبي، وإنما وظيفتها توثيق بيانات النقل وإخراج البوليصة للطباعة.
قوائم الأسعار والهوامش
لا يكتب الهامش هنا يدوياً في آخر العملية. فالخطوط الملاحية تغير أسعارها كل شهر، لكل مسار ولكل نوع حاوية، ولذلك يدور العمل في دورة شهرية: تدخل أسعار الخط الجديدة في قائمة أسعار شراء، ثم يحول زر واحد السطور المختارة منها إلى عرض أسعار لعميل بعينه.
وعرض الأسعار قائمة أسعار بيع تضيف هامشاً لكل نوع خدمة، نسبةً أو مبلغاً ثابتاً، كأن يضاف ستون دولاراً على كل حاوية في النولون البحري وعشرة في المئة على التخليص. ويبقى السعر الشامل متاحاً لعميل يريد رقماً واحداً. وبهذا العرض تسعر كل حجوزات العميل في ذلك الشهر، إذ يملأ زر واحد على أمر التشغيل سطور الخدمات كلها، ويحمل كل سطر مورده وتكلفته وسعره.
وتنتهي الفاتورة إلى ثلاثة أنواع من السطور: خدمات يعاد بيعها بهامش، ومصاريف تمر بالتكلفة كمصاريف الخط الملاحي في الميناء والإيصالات الرسمية فلا ربح فيها أصلاً، ورسوم خاصة بوكيل الشحن نفسه لا مورد لها.
محاسبة الموردين وفوترة العميل
يفوتر الناقل البري والمخلص الجمركي ومورد المولدات عادةً كل شحنة على حدة، فتنشأ فاتورة الشراء من السطور المعلمة في أمر التشغيل. أما الخط الملاحي فيفوتر شحنات الشهر كله مرة واحدة، فيجمع زر واحد كل سطوره التي لم تفوتر بعد من أوامر التشغيل جميعها في فاتورة واحدة.
ومع كل حفظ لفاتورة البيع يطابق النظام كل سطر فيها بسطر الشراء المقابل في أمر التشغيل نفسه، ببند الخدمة والعملة والكمية والموانئ والحاوية، فتحمل التكلفة والفرق على السطر ذاته. وبذلك تظهر الربحية لكل خدمة لا للشحنة إجمالاً، ولا يحتسب سطر الشراء مرتين. ولأن المطابقة لا تقرأ إلا فواتير الموردين المحفوظة، فالأولى أن تسجل هذه الفواتير أولاً.
الفوترة عند العمل بالوكالة
قد تتضمن فاتورة وكيل الشحن مبالغ محصلة لحساب الخط الملاحي إلى جانب عمولة الوكيل. وفي هذه الحالة يجب أن تعكس الفاتورة الإلكترونية طبيعة كل جزء وفق المعالجة الضريبية المعتمدة، بدلاً من اعتباره كله إيراداً للشركة.
وتعالج الوحدة ذلك من خلال مجموعتين من السطور. والسطور التشغيلية هي ما يعمل عليه الموظفون، بسطر لكل خدمة وميناء وحاوية. أما السطور الإلكترونية فيعاد توليدها مع كل حفظ مجمعة ببند الخدمة والعملة وسعر الصرف ونسب الضريبة والخصم، وهي وحدها ما يرسل إلى المصلحة.
وحيث يسمي بند الخدمة بند عمولة، تنقسم القيمة، فيرسل الجزء العابر تحت الخدمة الأصلية وترسل العمولة تحت بند العمولة. ويقرر إعداد على تهيئة المستند هل يرسل السطر العابر أصلاً.
نطاق الوحدة
توثق الوحدة الشحنات وتسعرها وتفوترها، غير أنها لا تختار المسار الأمثل. وتعمل جداول الإبحار مرجعاً يستخدمه مكتب المبيعات في اختيار الرحلة المناسبة. أما إدارة البضاعة في مخزن فمكانها إدارة المخزون.
أما النظام البريدي الدولي بأوعيته وموادها البريدية وفرزه وتسليمه الأخير، فيقع في الوحدة نفسها وقائمتها، لكن له كود ترخيص خاصاً به، فلا يفتحه ترخيص الشحن وحده. ويشارك هذه الوحدة ملفات التعريف دون مستنداتها تقريباً.
وشاشة أمر التشغيل وأقسامها موصوفة في دليل أوامر التشغيل، وآلية الهوامش في قوائم الأسعار والهوامش، وانقسام الوكيل في الفوترة الإلكترونية للشحن.
