ربط تسعير العطاء بالتنفيذ الفعلي
غالباً ما يعمل قسم الدراسات وفريق التنفيذ على ملفين منفصلين، أحدهما يضع أسعار العطاء والآخر يتابع ما يجري في الموقع. وبعد بدء المشروع يصعب مقارنة التكلفة الفعلية بالسعر المقدم لبند مثل الخرسانة، وذلك متى انقطعت صلة التقدير بحركات الصرف والتنفيذ.
ويتخذ نما البند وحدة المتابعة الأساسية، حيث يبنى عليه السعر وتسجل عليه الكميات المنفذة والمستخلصة وتحمل عليه التكلفة الفعلية. ومن ثم يمكن مقارنة التقديري بالفعلي على مستوى البند طوال مدة المشروع.
بناء سعر البند من عناصر التكلفة
تمثل المقايسة جدول الكميات والأسعار، ويمكن إنشاؤها من كراسة بنود محفوظة، وذلك لإعادة استخدام البنود والشروط القياسية. ويتم تحديث إجماليات العناوين عند الحفظ. كما يمكن استبعاد البنود التي رفضها العميل من العقد مع إبقائها في سجل العطاء للرجوع إليها.
ويقسم كارت تحليل البند تكلفة البند إلى خامات وعمالة وأعمال باطن ومصروفات أخرى، ويمكن للنظام احتساب المكونات وفق كمية البند. فإذا حددت المعدلات القياسية مثلاً ثماني ساعات حفار لكل 100 م³، يتم احتساب 96 ساعة لكمية قدرها 1,200 م³.
ويحمل كل سطر تكلفة كوداً مولداً، ومن خلاله تتجمع التكلفة الفعلية على السطر لاحقاً،
فأول سطر خامات على البند 2.1 يأخذ الكود M2.101. وبذلك يرتبط صرف الخامة أو شهادة
مقاول الباطن بسطر التقدير الذي يخصه مباشرة بدلاً من تحميله على البند إجمالاً.
ثم يتم نقل التكلفة المحللة إلى المقايسة ويضاف هامش الربح، بحيث يقوم السعر المقدم على عناصر تكلفة واضحة. وتفاصيل الشبكات الأربع ومقارنة التقديري بالفعلي في كروت تحليل البنود.
أولوية قوائم الأسعار
يمكن تحديد قائمة أسعار المقاولات لعميل أو فئة عملاء وعملة وفترة سريان. كما يمكن ربط سطورها ببند قياسي محدد أو بتصنيف كامل من البنود.
وعند انطباق أكثر من قائمة يتم الحسم بينها من خلال رقم الأولوية، فالرقم الأصغر يطبق أولاً، ولا تنال القائمة الأكثر تخصيصاً أولوية تلقائية.
لذلك يفضل تخصيص الأرقام الأصغر لقوائم العملاء المحددة ثم القوائم العامة، وتطبق حدود الكمية والأبعاد داخل هذا الترتيب. وترتيب الحسم كاملاً في قوائم أسعار المقاولات.
توثيق أوامر التغيير
يتم تثبيت أسعار عقد المشروع وكمياته وشروطه عند إصدار أول مستخلص. ويسجل أي تعديل لاحق من خلال تحديث العقد بوصفه أمر تغيير مستقل له رقمه وتاريخه ومسار اعتماده.
ويحفظ العقد نسخة من بنوده وشروطه، ثم يتم تصنيف كل تغيير باعتباره إضافة أو تعديلاً أو حذفاً. ويقتصر أثر التعديل على بيانات السطر دون المساس بالكميات المنفذة أو المستخلصة أو التكاليف المسجلة، بينما تنشئ الإضافة سطراً جديداً مرتبطاً ببند مرجعي.
ومن المهم إدخال مجموعة الشروط كاملة في أمر التغيير، حيث تصبح شبكة الشروط في الأمر هي النسخة الجديدة المعتمدة للعقد بمجرد إضافة أي شرط. ولذلك يجب إعادة إدراج الشروط القائمة مثل المحتجزات واسترداد الدفعة المقدمة حتى لا تستبعد.
استرداد الدفعة المقدمة
يتعامل النظام مع الدفعة المقدمة باعتبارها مبلغاً يسترد من المستخلصات اللاحقة، ويسجل مستندها طريقة الاسترداد إلى جانب القيمة. وأمام المستخدم خمس طرق يختار بينها.
- الرصيد كاملاً في المستخلص التالي.
- قيمة ثابتة مع كل مستخلص.
- نسبة من الدفعة المقدمة نفسها.
- نسبة مما يستخلصه المستخلص الجاري.
- لا شيء حتى المستخلص الختامي.
وهناك فرق بين خصم «25% من الدفعة كل مرة» و«25% من قيمة المستخلص»، حيث تنتج كل طريقة قيمة مختلفة بحسب حجم الأعمال في الفترة.
ولا يتجاوز الاسترداد الرصيد المتبقي. وتحمل الدفعة رقمين متبقيين مستقلين: ما بقي على المستخلصات أن تسترده، وما سلمه العميل فعلاً من المال.
سجلات الجودة والاعتماد
تغطي الوحدة خطط الفحص والاختبار وسجلاتها، وفحوص ما قبل الصب وما بعده، وفحص استلام الخامات، وطلبات فحص الأنشطة، وقوائم مراجعة التشطيبات والحفر والردم، واختبارات الضغط والغسيل للمواسير وأنظمة الحريق.
وتوثق هذه السجلات إجراء الفحص ونتيجته، غير أنها لا تمنع تلقائياً إصدار مستخلص لعمل لم يفحص. ومن ثم يلزم ضبط دورة اعتماد مناسبة متى اشترطت الشركة هذا المنع.
والوحدة مرخصة بكودين، حيث يغطي contracting معظم شاشاتها بينما يغطي contracting-qc
شاشات الجودة وحدها. وأما ما ترحله المستخلصات وكيف تتراكم التكلفة على المشروع فمشروح من
زاوية الشركة في صفحة قطاع المقاولات.
