إدارة عقود الإيجار – الاستحقاق والتحصيل والتجديد

توزيع إيراد العقد على فتراته

قد يوقع عقد الإيجار مرة واحدة، بينما يمتد أثره المالي سنوات. وإذا أثبتت قيمة العقد كاملة عند التوقيع تضخم إيراد الفترة الأولى. وإذا ارتبط الإيراد بالتحصيل وحده صارت القوائم المالية رهينة مواعيد سداد المستأجرين.

لذلك تفصل الوحدة بين استحقاق الإيجار والتحصيل، بحيث يتم الاعتراف بالإيراد عن الفترة التي يخصها، سواء سدد المستأجر مقدماً أم تأخر في السداد.

إنشاء جدول الدفعات من القيمة السنوية

يحمل العقد قيمة إيجار سنوية واحدة، ومن خلالها يتم توليد جدول الدفعات بدوريته المتفق عليها: شهرياً أو ربع سنوي أو غير ذلك.

وتبقى القيمة السنوية هي الأساس المتفق عليه في العقد، حيث يحسب النظام الدفعات منها بدلاً من إدخال كل دفعة يدوياً. كما يراعي الجدول الزيادات الدورية والفترات المجانية وفترات التجهيز وفق تواريخها.

دفتر استحقاق الإيجار

المستند الأساسي في هذه الدورة هو دفتر استحقاق الإيجار، وينشأ للفترة شهراً بشهر في العادة، فيعترف بإيراد تلك الفترة وحدها ويقيده مديناً على المستأجر.

وهو في الوقت نفسه الفاتورة الضريبية لتلك الفترة، ومن ثم يتسق الإقرار الضريبي مع الاعتراف المحاسبي دون مطابقة يدوية.

ويسدد التحصيل رصيد المستأجر المدين من دون ارتباط بسطر بعينه في دفتر الاستحقاق. لذلك ينبغي أن تبنى إجراءات التحصيل والتقارير على رصيد المستأجر بدلاً من مطابقة كل إيصال باستحقاق بعينه.

التحصيل الجماعي للمحافظ الكبيرة

عند إدارة مئات الوحدات لا يكون إصدار مستندات التحصيل واحداً تلو الآخر عملياً. لذلك يتم إصدارها من خلال التحصيل الجماعي، الذي يقرأ المبالغ المستحقة وينشئ مستند تحصيل لكل سطر في عملية واحدة.

الإعفاء وخصم التحصيل

الفرق بينهما محاسبي، حيث يخفض الإعفاء قيمة الاستحقاق نفسه، فإذا كان الإيجار 10,000 مثلاً والإعفاء 2,000 صار الإيراد المعترف به 8,000.

أما خصم التحصيل فيبقي الاستحقاق 10,000 ثم يسجل الخصم عند القبض، ومن ثم يختلف أثر كل منهما في قائمة الدخل.

وتسجل غرامات التأخير مستقلة عن الإيجار، وذلك حتى لا تختلط قيمة الإيجار الأصلي بالجزاءات المضافة إليها.

تجديد العقد وإنهاؤه

التجديد لا يمدد تاريخاً على العقد القائم، وإنما ينشئ عقداً جديداً بشروطه وجدوله مربوطاً بسابقه. وبذلك تسجل زيادة الإيجار أو أي شروط جديدة في عقد مستقل، مع الحفاظ على تاريخ عقود الوحدة السابقة.

أما الإنهاء فيوقف الاستحقاق من تاريخه، ويحسب الرصيد المستحق على المستأجر أو له، ويعالج مبلغ التأمين بالرد أو بالخصم. ويحفظ النظام تاريخ إشغال الوحدة، وبذلك يمكن حساب نسب الإشغال عن الفترات السابقة كما يمكن معرفة الوضع الحالي.

ودفتر الاستحقاق وأثره المحاسبي في استحقاق الإيجار، والتجديد والإنهاء في تجديد العقود وإنهاؤها.