السفر والشحن واللوجستيات

ثلاث دورات ونتيجة واحدة

لكل وحدة مستنداتها ودورة عملها، بينما تتكامل نتائجها في الحسابات والتقارير.

يبدأ ذلك بفصل التشغيل عن المال. لا يحمل برنامج الرحلة ولا الرحلة نفسها سعراً ولا تكلفة ولا عملة، بحيث يمكن لمكتب العمليات أن يعيد ترتيب فندق أو يبدل زيارة بلا أن يتحرك قيد واحد.

وفي الشحن يتضمن أمر التشغيل الأطراف والموانئ والباخرة والحاوية والخدمات المطلوبة، وتتفرع منه بوليصة الشحن وفواتير الشراء والبيع.

ثم يتحول التشغيل إلى مال من خلال زر واحد. فعلى الرحلة زر يقرأ الحجوزات ويجمعها بالطرف الدائن ويصدر أمر شراء لكل فندق ومطعم ومرشد وشركة طيران، وعلى أمر التشغيل زر يسحب أسعار الشراء والبيع المطابقة ويملأ سطور الخدمات دفعة واحدة.

أما في البريد فتنتقل الأوعية بين المكاتب بينما تسلم المواد إلى أصحابها، ويتابع النظام المستويين من الاستلام والفرز حتى التسليم النهائي.

وتبقى الفوترة وفق طبيعة دورك. تميز فاتورة الشحن بين العمل بالأصالة والعمل بالوكالة، وتعالج المبالغ المحصلة لحساب الغير والعمولات وفق الإعدادات الضريبية.

تعدد الأنشطة والعملات

يمكن للشركة الواحدة أن تجمع بين أكثر من نشاط، كأن تجمع مثلاً بين الشحن وخدمات الطرود، أو بين تنظيم الرحلات وبيع التذاكر والنقل البري. وفي جميع هذه الحالات تشتري الشركة الخدمة من طرف ثالث ثم تعيد بيعها، ويظهر هامشها من الفرق بين التكلفة وسعر البيع.

كما قد تتعدد العملات داخل العملية الواحدة، فالشحنة قد تتحمل مصروفاً في بلد المنشأ بعملة، ونولوناً بعملة ثانية، وخدمة في بلد الوصول بعملة ثالثة، بينما تشترى المجموعة السياحية محلياً وتفوتر للوكالة الشريكة بالعملة الصعبة.

ومن ثم فالمستند الذي يقبل عملات متعددة على سطوره ضروري لحساب الربحية بصورة صحيحة.

ودورات الشحن والبريد في دليل إدارة الشحن، كما تفصل دورة الرحلات والفوترة السياحية في دليل السياحة والسفر.