من البرنامج إلى الرحلة
ينشأ برنامج الرحلة مرة واحدة باعتباره قالباً قابلاً لإعادة الاستخدام، وتحدد خدماته بأرقام الأيام بدلاً من التواريخ. فيكون الوصول والانتقال في اليوم الأول مثلاً، والإقامة من اليوم الأول إلى الثالث، ثم السفر إلى مدينة أخرى في اليوم الرابع.
أما الرحلة فتمثل مجموعة محددة لها تاريخ وصول وتوزيع أفراد، حيث يتم تحويل أيام البرنامج إلى تواريخ فعلية لكل خدمة.
وعند اختيار البرنامج ينسخ النظام تفاصيله إلى الرحلة، وبذلك يمكن تعديل رحلة المجموعة دون التأثير في القالب. كما لا تنتقل التعديلات اللاحقة على البرنامج إلى الرحلات التي أنشئت منه بالفعل.
ويحتوي ملف الرحلة على بيانات التشغيل الأساسية، من الوكيل المرسل والمرشد ورئيس المجموعة، وأرقام الرحلات الجوية ذهاباً وإياباً بمواعيدها، وعدد التأشيرات وتوزيع الغرف.
ويتحقق النظام من توافق عدد الأفراد مع توزيع الغرف، حيث يحسب إشغال الغرف الثلاثية والثنائية والفردية وينبه إلى أي فرق قبل الحفظ.
قسائم الفنادق والمطاعم
توضح قسيمة الفندق وقسيمة المطعم لكل مورد تفاصيل ما تم حجزه، من أي تاريخ إلى أي تاريخ، وكم غرفة من كل نوع، وأي نظام إعاشة، وعدد الوجبات المشمولة، وهل هناك خدمات إضافية خارج الاتفاق. وهي مستند تشغيلي خالص لا يحمل قيمة ولا ينشئ التزاماً.
تحويل الحجوزات إلى أوامر شراء
يقرأ أمر إنشاء أوامر شراء الخدمات السياحية حجوزات الرحلة ويجمعها حسب المورد، ثم يصدر أمراً لكل فندق أو مطعم أو مرشد أو شركة طيران.
وتنشأ الأوامر بالكميات ومن دون أسعار، وذلك لأن فريق الحسابات يضيف الأسعار المتفق عليها لاحقاً. ويتطلب تشغيل الأمر تحديد توجيه المستند من خلال إعداد الرحلة.
ثم تصير هذه الأوامر فواتير شراء بمقدار ما يطالبك به الموردون فعلاً، وهي تكلفة الرحلة. وعلى الجانب الآخر يتم إصدار فاتورة بيع خدمات سياحية على الوكالة الشريكة بسعر البرنامج.
ومن ثم يظهر هامش المجموعة من الفرق بين قيمة فاتورة البيع وإجمالي فواتير الموردين، دون حاجة إلى مطابقة يدوية في ملف منفصل.
مستندات مالية خاصة بالخدمات السياحية
للوحدة مستنداتها المالية الخاصة: أمر شراء خدمة سياحية وفاتورتها ومرتجعها، وفاتورة بيع خدمات سياحية. وهي مستندات قائمة بذاتها تفترق عن مستندات البيع والشراء المخزنية في بنية السطر نفسها.
ويتطلب سطر الفاتورة العادي صنفاً ومخزناً ووحدة قياس وكمية، وذلك لأن خلفه مخزوناً يتحرك وتكلفة يتم ترحيلها.
أما سطر السياحة فيسمي خدمة سياحية، مثل انتقال المطار بسيارة خاصة، أو ليلة نصف إقامة في غرفة مزدوجة، أو جولة يوم كامل في الأقصر، أو يوم مرشد.
ولا تحتاج هذه الخدمات إلى مخزن أو رصيد متاح، ولا ينتج عن ترحيل فاتورتها حركة مخزنية. ويحدد ملف الخدمة السياحية ضريبة السطر وحساب التكلفة الخاص به.
وما عدا شبكة التفاصيل، فالشاشة هي المحرك المعتاد نفسه، بمستويات الخصم والضرائب وطرق الدفع وخطط التقسيط وبنود العقد والأبعاد ودفاتر المستندات والفوترة الإلكترونية.
ملفات مستقلة لمقدمي الخدمات
لكل فندق أو مطعم أو مرشد ملف رئيسي وحساباته الخاصة. وعند إصدار فاتورة شراء على فندق بعينه، يظهر الفندق نفسه طرفاً في الفاتورة ودائناً في الحسابات، ومن ثم لا حاجة إلى إنشاء سجل مورد مكرر. أما الوكالات الشريكة فتسجل في ملفات العملاء المعتادة.
والملفات الرئيسية في ملفات السياحة، ودورة الشراء في شراء الخدمات السياحية، ودورة البيع في بيع الخدمات السياحية.
