رصيد الإجازة
الإجازات هي المكان الذي تكسب فيه الموارد البشرية مصداقيتها أو تفقدها، وذلك لأن رصيد الإجازة هو الرقم الوحيد الذي يتابعه كل موظف بنفسه. فإذا اختلف الرصيد على الشاشة عن الرصيد في رأسه صدق حسابه هو، وغالباً يكون معه بعض الحق. والاستحقاق في الجدول الإلكتروني رقم ثابت، والترحيل قد جرى يدوياً، ولم يسجل أحد أن طلب ديسمبر قد ألغي.
أما في نما فالرصيد ليس رقماً يتعهده أحد، وإنما نتيجة قواعد نوع الإجازة مطبقة على خدمة موظف بعينه.
نوع الإجازة وقواعده
«سنوية» و«مرضية» ليست أسماء في هذا النظام وإنما إعدادات، حيث يحدد كل نوع إجازة ما يلي:
- متى يقيد الاستحقاق، في أول السنة مع الأخذ في الحسبان تاريخ التعيين، أو في أولها بغض النظر عنه، أو تراكماً مع كل شهر يمضي.
- كم مقداره، عدد أيام ثابت أو جدول خبرات وهو الأفضل، فلا يتساوى موظف سنتين بموظف خمس عشرة سنة.
- كم يطول الغياب الواحد، وإلى أي حد يرتفع الرصيد المتراكم قبل أن يتوقف عن النمو.
- كم شهراً من الخدمة يجب أن يمضي قبل جواز أخذها أصلاً، وكم مرة يجوز أخذها طوال الخدمة كلها، وذلك للإجازات التي تؤخذ مرة في العمر كإجازة الزواج أو الحج.
وثمة تصنيف خاص هو الإجازة السنوية، حيث تبنى عليه بقية الموارد البشرية. وحساب مدة الخدمة والمخالصة النهائية وجدول الخبرات كلها تقرأ التصنيف السنوي، بينما تبقى الأنواع الأخرى أوعية حرة تعرفها أنت.
الطلب والسند
تسير الإجازة على الإيقاع نفسه المتبع في كل شيء هنا. وطلب الإجازة يحمل التواريخ وينتظر القرار دون أن يحرك رصيداً. أما سند الإجازة فهو ما يستهلك الأيام فعلاً ويثبت الغياب. كما يمكن إنشاؤه مباشرة من طلب مقبول ثم يقفل الطلب، فلا تتحول الموافقة الواحدة إلى غيابين. وإن لم ترغب المنشأة في خطوة موافقة، يمكن إدخال السند مباشرة.
مصير الأيام التي لم تؤخذ
هنا تحديداً تخطئ الجداول الإلكترونية، وهنا تسكن التزامات السنة فعلياً.
- الترحيل ينقل الرصيد إلى سنة رواتب جديدة وفق سياسة ترحيل نوع الإجازة نفسه، لا وفق اجتهاد من يقوم بالعملية.
- صرف البدل يدفع الأيام نقداً بدل أخذها. وقيمة اليوم يمكن إدخالها، أو احتسابها من بيانات راتب الموظف عن الفترة من خلال المحرك نفسه الذي يسعر مفردات الراتب، ومن ثم يسعر البدل كما تسعر القسيمة.
- تعديل الرصيد يصحح الرصيد قصداً ويترك خلفه مستنداً يقول من صححه.
- بدل الراحات والعطلات يحول أياماً عمل فيها فعلاً في عطلة أسبوعية أو رسمية إلى رصيد، وبهذا تبقى العملية التي لا تتوقف منصفة لمن أبقاها تعمل.
ولأن هذه الحركات الأربع تكتب على الرصيد نفسه الذي تقرأه الطلبات، يكون الرقم الذي يراه الموظف هو الرقم الذي عليه للشركة. وعند نهاية الخدمة يدخل هذا الرصيد في المخالصة بدل أن يكون موضع تفاوض.
أنواع الإجازات، وجدول الخبرات، ومسار الطلب إلى السند، وحركات الرصيد الأربع موثقة في قسم الإجازات.
