تنتهي مجموعات الشركات في كثير من الأحيان إلى عدة أنظمة متجاورة. لكل شركة قاعدة بيانات ودخول مستقلان، ثم يعيد أحدهم كل شهر تركيب التقرير المجمع في جدول إلكتروني. ونما نظام ERP متعدد الشركات بالمعنى الذي يهم هنا، حيث تكون الشركة حقلاً على السجل نفسه.
وبذلك تجتمع كيانات المجموعة كلها في قاعدة بيانات واحدة، ويصير الرقم المجمع تصفية تجريها متى شئت.
المحددات الخمسة على كل سجل
يحمل كل سجل في النظام خمسة محددات تبين الجزء الذي ينتمي إليه من العمل، وهي الشركة والقطاع والفرع والإدارة ومجموعة التحليل. وهي تؤدي ثلاث وظائف في آن واحد.
- الأمان. يشارك المحدد في صلاحية الوصول على مستوى السجل، حيث لا يرى المستخدم المقصور على فرع إلا سجلات ذلك الفرع. وإن عطلت هذا الأثر بقي المحدد وصفياً تجمع عليه التقارير.
- التقارير. بالمحددات يتم تجميع الأرقام، من إدارة واحدة إلى المجموعة كلها.
- بنية الحسابات. كثير من أشجار الحسابات يضمن المحددات في الكود نفسه. والكود
1010-05-03-11مثلاً هو الحساب 1010 والقطاع 05 والفرع 03 ومجموعة التحليل 11. ثم يمكن للنظام أن يقرأ هذا الكود ويرده إلى محدداته.
والشركة هي المحدد الوحيد الذي لا يقبل التعطيل. يمكن تعطيل الأربعة الأخرى بالكامل حين لا يستخدمها عملك، فتختفي حقولها من كل الشاشات ويزول عمود من الضجيج عن الإدخال.
السجلات العامة والملفات المشتركة
السجل المحفوظ بلا شركة سجل عام، ومن خلال إعداد واحد يتقرر هل تظهر السجلات العامة من داخل كل شركة.
وهذا ما تحتاجه لكتالوج أصناف مشترك تشتري منه شركات المجموعة وتبيع، بينما تبقى حركة كل شركة ملكاً خالصاً لها.
ويمتد المنطق نفسه إلى تفاصيل تنسى عادة في المجموعات. يمكن ضبط حد ائتمان العميل لكل شركة أو لكل فرع، بدلاً من ضبطه مرة واحدة على العموم. كما تحمل حسابات البريد الصادر أعمدة المحددات الخمسة، فترسل كل شركة من عنوانها هي.
فحص اتساق المحددات عند الحفظ
الخطر في قاعدة البيانات المشتركة مستند يناقض نفسه في هدوء، كأن يكون سطره مقيداً على فرع تحت رأس مقيد على فرع آخر.
ولذلك يفحص نما هذا الاتساق عند الحفظ، وشدة الاعتراض متروكة لك. يمكن أن يرفض الحفظ، أو يمرره بتحذير، أو يسكت عنه.
وإبقاؤه على الرفض هو الخيار الآمن، لأن المحدد غير المتسق يفسد كل تقرير يجمع به، بصمت ولسنوات. وحيث يجب أن يشير مستند إلى سجل فرع آخر بحق، يمكن تخفيف الفحص على ذلك الحقل المرجعي وحده.
نقل القيمة بين شركات المجموعة
حين تتحرك قيمة داخل المجموعة، يسجل مستند جاري تحويل الشركات طرفي الحركة في خطوة واحدة. وينشأ سند قيد في الشركة الأولى وآخر مقابل له في الثانية، بحيث يظل حسابا الجاري بين الشركات متطابقين دون إدخال مزدوج.
وتنتقل الأصول الثابتة بالطريقة نفسها، فبنقل ماكينة مثلاً إلى الشركة الشقيقة يظهر قيدان، واحد في كل شركة، يربطهما حساب وسيط. وتستلم الشركة المستقبِلة الأصل بقيمته الدفترية.
وبهذا يقاس النظام متعدد الشركات، فالحركة بين شركتين منه مستند واحد تتفق عليه الشركتان، ولا يبقى منها طرفان يختلفان على رقم واحد.
إجابات مباشرة عن أسئلتك
هل لكل شركة قاعدة بيانات أم تركيب منفصل؟
لا يحتاج الأمر إلى واحد منهما. الشركة محدد على السجلات نفسها، فتجتمع شركات المجموعة كلها في قاعدة بيانات واحدة وتركيب واحد. وبذلك يصير الرقم المجمع تصفية تجريها متى شئت.
هل يمكن قصر مستخدم على شركة أو فرع؟
نعم. يشارك كل محدد في صلاحية الوصول على مستوى السجل، فلا يرى المستخدم المقصور على فرع إلا سجلات ذلك الفرع. وإن عطلت هذا الأثر لمحدد بقي وصفياً تجمع عليه التقارير دون أن يكون حاجزاً أمنياً.
هل تتشارك الشركات الملفات الرئيسية، ككتالوج أصناف واحد؟
نعم. السجل المحفوظ بلا شركة سجل عام. ومن خلال إعداد واحد تظهر السجلات العامة من داخل كل شركة، وهو ما تحتاجه الملفات المشتركة بالضبط.
كيف يتم تسجيل التحويلات بين شركتين في المجموعة؟
يسجل مستند «جاري تحويل الشركات» الطرفين في خطوة واحدة. فينشأ سند قيد في الشركة الأولى وآخر مقابل له في الثانية، بحيث يظل حسابا الجاري بين الشركات متطابقين دون إدخال مزدوج يدوي. وتنتقل الأصول الثابتة بالطريقة نفسها بقيمتها الدفترية.
وإن لم نستخدم المحددات الخمسة كلها؟
عطل ما لا تستخدمه منها، فتختفي حقوله من كل الشاشات ويزول عمود من الضجيج عن الإدخال. ويحسن اتخاذ القرار وقت التجهيز، لأن تعطيل محدد بعد أن تحمل السجلات قيمه يترك تلك البيانات معلقة.
