صلاحيات دقيقة تصل إلى مستوى الحقول

يصل كل تطبيق لنظام ERP إلى الأسئلة الثلاثة نفسها، وفي الشهر نفسه في الغالب. أولها من له أن يرى أرصدة العملاء. وثانيها هل يحق لأمين المخزن أن يحذف إذن صرف محفوظاً. وثالثها لماذا يرى مندوب جدة فواتير الرياض. وتقوم صلاحيات المستخدمين في ERP عند نما على ست طبقات مستقلة، حيث لا يكفي السماح بفتح الشاشة للوصول إلى كل ما فيها.

• الدخول. أهلية الشخص للدخول من الأساس، من خلال كلمة مرور أو LDAP، مع تحقق بخطوتين وحدود للجلسات.
• القوائم والتنقل. ما يراه في القائمة ابتداءً.
• صلاحيات الأنواع. لكل نوع سجل عرض وتعديل وحذف وطباعة، وعدد مرات مسموح به.
• رؤية السجلات. أي فواتير المبيعات في القاعدة يراها من بينها كلها، وذلك من خلال المحددات، وما أنشأه بنفسه، والمرشحات الإضافية.
• صلاحيات الحقول والصفحات والقوائم. داخل السجل الذي يفتحه، أي الحقول مخفي أو مقفل، وأي التبويبات ظاهر، وأي قوائم العرض مسموح بها.
• الإجراءات والقدرات المخصصة. هل له أن ينفذ زراً بعينه، وهل يملك القدرة المسماة التي تشترطها خاصية بعينها.

والطبقة الرابعة هي التي تغفلها أكثر الأنظمة، وحولها يدور سؤال جدة في حقيقته. فصلاحية الشاشة ورؤية السجل أمران مختلفان، والاكتفاء بالأول هو ما ينتهي بمندوب يطالع خط مبيعات منطقة أخرى.

ترتيب حسم الصلاحية

يتم حسم الصلاحية بترتيب ثابت قصير.

• إن حمل ملف الأمان صفة الصلاحية الكاملة كان الجواب نعم ولم يسأل غيره. وعلى هذا يعمل حساب admin المدمج.
• وإلا فحصت سطور المستخدم أولاً، والسطر المكتوب على المستخدم يحسم الأمر ولو خالفه ملف الأمان.
• ثم تفحص سطور ملف الأمان.
• وإن لم يطابق سطر في أي منهما، رفضت الصلاحية.

وتستحق القاعدة الأخيرة وقفة، لأن بديلها أن يباح ما لم يمنع، وهو الطريق الذي تتآكل به أنظمة الصلاحيات.

ومعناها أن نوع مستند جديداً مثلاً، أو وحدة جديدة، أو شاشة لم يفكر فيها أحد، تبدأ كلها مغلقة. ولا تفتح إلا عمداً، ويكون ملف الأمان نفسه هو سجل من فتحها.

وداخل كل مجموعة من السطور، يتقدم السطر الذي يسمي النوع بعينه على السطر الذي يسمي قائمة أنواع، ويتقدم هذا على السطر الشامل. ومن ثم يقرأ الملف متسامحاً في العموم، أشد في المستندات المالية، شديد التحديد في سندات القيد.

ملف الأمان وسجل المستخدم

ملف الأمان قالب قابل لإعادة الاستخدام، يوضع عادة واحد لكل دور وظيفي، «كمحاسب» و«أمين مخزن» و«مشرف مبيعات». ويحمل سطور صلاحياته وإعدادات حقوله وأمان صفحاته وقواعد قوائمه وقدراته المخصصة ومرشحاته الإضافية وصلاحيات إجراءاته وتحكمه في القوائم.

ثم يحمل سجل المستخدم نسخه المحلية من تلك الجداول نفسها، حيث يتقدم ما يتم تعريفه فيه على الملف للنوع المطابق. والملف يعطي الدور إعداداته الافتراضية، وسجل المستخدم يصنع استثناء واحداً لشخص واحد دون أن يرخي الدور لكل من يشاركه فيه.

الصلاحيات الإضافية المؤقتة

يغيب مدير المشتريات أسبوعين، والاعتمادات يجب أن تستمر. والجوابان الشائعان مشاركة كلمة المرور، أو ترقية البديل ثم نسيان إعادته.

ويقدم النظام بدلاً منهما مستند الصلاحيات الإضافية المؤقتة، ومن خلاله يمكن تفويض صلاحيات مستخدم إلى آخر بين تاريخين.

ويجمع التفويض بين ما لدى البديل وما فوض إليه. ويحتفظ بصلاحياته كلها ويكتسب صلاحيات المفوِّض، ولا يسأل النظام المفوِّضين إلا حين يكون جواب المستخدم نفسه لا. ثم ينتهي التفويض من تلقائه، ويغطي المستند الواحد عدة أشخاص أو عدة فترات.

تسجيل الدخول والتحقق بخطوتين

يمكن أن يجري التوثيق من خلال Active Directory أو دليل LDAP آخر، مع استثناءات على مستوى المستخدم وملف الأمان لحسابات الخدمة التي يجب أن تبقى محلية. على أن حساب admin لا يتم توثيقه بهذه الطريقة في أي حال.

والتحقق بخطوتين يقبل تطبيق مصادقة، أو رمزاً لمرة واحدة يرسل إلى المستخدم، أو «استدامة» للتحقق من الهوية في السعودية. كما يمكن إعفاء مستخدمين بأعيانهم، حيث يجعل الجهاز المشترك التحقق بخطوتين غير عملي.