نظرة عامة
للمخزون رقمان يجب أن يتفقا، أولهما الكمية الموجودة وثانيهما قيمتها. ولا تكتمل دقة الرقم الثاني إلا باحتساب ما ارتبط بالبضاعة من تكاليف، كفاتورة الشحن ورسوم الجمارك وعمولة المخلص الجمركي.
وهذه التكاليف تصل أحياناً بعد وصول البضاعة بأسابيع، ومن ثم يصعب على كثير من أنظمة إدارة الأعمال متابعتها بدقة. ويتابع برنامج إدارة المخزون والمستودعات في نما الرقمين متابعة مستمرة من خلال حركات المخزون الفعلية ومستنداتها، دون انتظار تسويات تجرى في نهاية الشهر.
المخازن والمواقع
المخزن ليس بالضرورة مبنى مستقلاً، وإنما هو أي موقع تحتاج إلى معرفة رصيده منفصلاً. ومن ذلك رف في صالة عرض، أو سيارة توزيع، أو منطقة مخصصة للبضاعة تحت الفحص، أو بضاعة في الطريق بين فرعين.
ومتى احتجت إلى إجابة دقيقة عن الكمية الموجودة في مكان بعينه، صار هذا المكان مخزناً مستقلاً. وداخل كل مخزن يمكن تنظيم المخزون إلى مواقع أدق، كالممرات والرفوف والصناديق.
كما يوفر النظام مخازن ذات طبيعة خاصة، لكل منها دور محدد في دورة المخزون:
- مخزن الطريق يحتفظ بالبضاعة أثناء انتقالها بين موقعين، بحيث لا تحتسب ضمن المتاح عند أي من الطرفين حتى يكتمل التحويل.
- مخزن الفحص يستقبل البضاعة الواردة حتى تفحص وتعتمد، ومن ثم لا تدخل ضمن المتاح إلا بعد اجتياز إجراءات الجودة.
- مخزن الحجز يحتفظ بالبضاعة المخصصة لعميل، مفصولة عن المخزون المتاح للبيع.
ملف الصنف
الصنف هو كل ما تتابعه، منتجاً كان أو مادة خام أو قطعة غيار أو خدمة أو مادة استهلاكية. ويترك النظام مستوى التفصيل اختيارياً لكل صنف على حدة.
فمن خلال ملف الصنف يمكن تحديد وحدات القياس، بوحدة افتراضية للبيع وأخرى للشراء. وتحدد كذلك أكواد العملاء والموردين حتى يطبع المستند بالكود الذي يستعمله الطرف الآخر، والمقاسات والألوان والإصدارات، والحدود الدنيا والقصوى للرصيد.
وتحدد السياسة التجارية للصنف ما إذا كان يمكن بيعه أو شراؤه أو ارتجاعه أو تصنيعه.
وحيث يلزم التتبع، تفرضه قاعدة في النظام بدلاً من أن يترك لانضباط المستخدم، فتتابع الشحنات وتواريخ الصلاحية لكل ما له عمر افتراضي. وتسجل أرقام مسلسلة للوحدات التي يجب تتبع كل واحدة منها على حدة. ويشمل ذلك الأصناف التي تحمل رقمين مسلسلين، كالمكيف مثلاً الذي له وحدة داخلية وأخرى خارجية.
التكلفة وتكلفة الوصول
تتحرك التكلفة مع حركة المخزون، حيث يحدث النظام تكلفة الصنف مع كل حركة. وذلك وفق منهجية التقييم التي تعتمدها، سواء كانت الوارد أولاً صادر أولاً أو المتوسط المتحرك أو آخر سعر شراء، لتظل تكلفة المبيعات وقيمة المخزون متسقتين مع الحركة الفعلية.
وتكتمل الصورة عند احتساب التكاليف المرتبطة بوصول البضاعة. ومن خلال سند التكاليف الإضافية يتم توزيع الشحن والتأمين والجمارك والتخليص والعمولات على أصناف سند الاستلام، وصولاً إلى تكلفة الوصول الفعلية لكل صنف.
وحين تتغير القيمة السوقية للمخزون تتيح لك إعادة التقييم تحديث قيمته بما يعكس الواقع. كما يمكن تثبيت التكلفة عند إقفال الفترة، بحيث تبقى الفترات المقفلة محفوظة دون تغيير.
الحجز والتجميع والتسليم
يمنحك النظام رؤية دقيقة للمخزون في كل مرحلة، من الحجز والتخصيص حتى التجميع والتحميل والتسليم. وعند حجز المخزون لعميل أو لأمر بيع يميز النظام بين الموجود والمتاح، ومن ثم تعرف الكميات المتوفرة فعلاً والكميات المرتبطة بطلبات قائمة.
وعند تجهيز الطلبات تحدد قواعد التجميع ما يؤخذ ومن أين. وذلك وفق السياسة التي تعتمدها، كالأقدم أولاً أو الأقرب إلى انتهاء الصلاحية أو أقرب موقع تخزين أو شحنة بعينها.
وتوجه قائمة التجميع عامل المخزن إلى الأصناف بالترتيب الأمثل، بحيث تقل حركته غير الضرورية ويسرع تجهيز الطلب. ثم تنتقل العملية إلى التحميل والتسليم بمستنداتهما، وصولاً إلى العميل مع إثبات الاستلام.
وفي أنشطة المواد السائبة، من حبوب وركام وخرسانة ومعادن، يتكامل النظام مع الموازين الإلكترونية في محطات الاستلام والتحميل. ويقرأ النظام ملصق الباركود الصادر عن الميزان فيستخرج منه الصنف والعبوة والوزن، وبذلك تتحول تذكرة الميزان إلى حركة مخزون موثقة دون إدخال يدوي.
الجرد والرصيد السالب
يمكنك إجراء الجرد دون إيقاف حركة المخزون أو إغلاق المخزن. ويلتقط بدء الجرد الرصيد المتوقع، ويثبته مرجعاً للنطاق الذي تختاره، مخزناً كان أو موقعاً أو مجموعة أصناف أو فرعاً.
ثم يقارن إنهاء الجرد الكميات المعدودة فعلاً بالرصيد المثبت. وبعدها يتم إنشاء مستندات التسوية تلقائياً، وهي سندات استلام للزيادة وسندات صرف للعجز.
ولأن النطاق اختيارك، يمكن للمنشأة الكبيرة إجراء جردات دورية متكررة على نطاقات صغيرة بدلاً من جرد سنوي شامل، فتقصر الفترة التي تبقى فيها الكميات قيد المراجعة.
أما الرصيد السالب فتحكمه سياسة تختارها. ومن ذلك فحص الرصيد الفوري، وفحص بالتاريخ يعيد تشغيل الحركات بترتيبها للتأكد من أن الرصيد لم يصر سالباً في أي لحظة. وتحسم سياسة الرصيد السالب لكل سطر أو صنف أو قسم أو على مستوى النظام كله.
المخازن والمواقع، وإعداد الأصناف، والتكلفة وتكلفة الوصول، والحجز، والتجميع والتسليم، والميزان الإلكتروني، والجرد موثقة في قسم سلاسل الإمداد.
