إدارة معارض السيارات — من الشراء إلى التسليم

كل سيارة وحدة مستقلة في المخزون

على خلاف الأصناف المتطابقة، لا يمكن إدارة السيارات باعتبارها كمية واحدة من طراز معين. فلكل سيارة رقم هيكل وتاريخ وصول ومواصفات وتكلفة استيراد قد تختلف عن غيرها، حتى لو تشابه الطراز واللون.

لذلك يتابع نما كل مركبة برقم هيكلها، وتُحمَّل التكلفة على السيارة نفسها لا على الطراز. وهكذا يمكن معرفة تكلفة وربحية كل سيارة بدقة، بدلاً من الاعتماد على متوسط تكلفة المجموعة.

إنشاء سجل السيارة من فاتورة الشراء

تتضمن دورة الشراء عدة مستندات، لكن فاتورة الشراء وحدها تنشئ سجلات المركبات. يمنع ذلك تكرار سجل السيارة عند استخدام أمر الشراء والفاتورة ومحضر الاستلام ضمن العملية نفسها، ويحافظ على ارتباط التكلفة بسجل واحد.

وبذلك تظهر السيارة في النظام منذ إثبات شرائها، حتى قبل وصولها إلى المعرض. وتضيف تكلفة الوصول الشحن والجمارك والمصروفات إلى الشحنة موزّعةً على وحداتها، فتدخل كل مركبة بتكلفتها الحقيقية.

والأصل أن يكون لكل رقم هيكل سطر مستقل. ومع ذلك يمكن تسجيل الشحنة إذا لم تصل أرقام الهياكل بعد، ثم استكمال البيانات لاحقاً، كما يمكن التعامل مع المركبات التي لا تحمل أرقاماً مميزة.

ولمن يركّب الهياكل أو يجهّزها، يجمع مستند التجميع المكوّنات في مركبة واحدة، وهو يحتاج ترخيص التجميع في سلاسل الإمداد مع ترخيص المعرض معاً.

التخصيص وحالات السيارة

يربط التخصيص سيارة بعينها بأمر بيع محدد، حتى لا تُحجز السيارة نفسها لأكثر من عميل. أما ضبط ما يجوز إجراؤه على السيارة في كل مرحلة فيعتمد على تهيئة حالات السيارة.

تحدد التهيئة المستند الذي ينقل المركبة إلى كل حالة، والانتقالات المسموح بها بين الحالات. ويمكن للشركة تسمية الحالات بما يناسب إجراءاتها، مثل «محجوزة» و«في الطريق» و«في المعرض» و«مباعة» و«مسلَّمة».

لذلك يجب إعداد الحالات وربطها بالمستندات ضمن مرحلة التطبيق قبل بدء التشغيل. كما يحفظ النظام تاريخ انتقال السيارة بين الحالات، ما يتيح معرفة حالة المخزون في أي تاريخ سابق.

دورة البيع وإلغاء العمليات

تمضي الدورة من عرض السعر إلى أمر البيع إلى التخصيص إلى فاتورة البيع إلى التسليم النهائي، وبجوارها خطاب المرور الذي ينقل الملكية رسمياً.

وعند إلغاء الصفقة، يغيّر مستند الإلغاء حالة أمر البيع ويحرر السيارة من التخصيص، مع الاحتفاظ بسجل العملية. أما الأثر المحاسبي فيُعكس بمستند مرتجع جديد بدلاً من حذف المستند الأصلي، حفاظاً على مسار المراجعة.

ما يُباع مع السيارة

تغطي إضافة مستقلة ما يبيعه الوكيل مع المركبة، مثل برامج ووثائق التأمين وفواتير شراء التأمين، إلى جانب شركات التمويل وبرامج التقسيط وعروضها. وتتطلب هذه الإضافة ترخيص المعرض لأنها تعتمد على ملفاته الأساسية.

تهيئة الحالات مشروحة في تهيئة حالات السيارة، ودورة البيع كاملة في دورة بيع السيارات.