حجز المواعيد وفق طاقة الورشة
تعتمد قدرة الورشة على عدد الفنيين ومعدات الخدمة والساعات المتاحة خلال اليوم. وإذا لم يرتبط دفتر المواعيد بهذه الطاقة، قد تتكدس الحجوزات في يوم ممتلئ بينما تبقى فترات أخرى دون عمل.
لذلك يبدأ الحجز من جدول التحميل الذي يقسم طاقة الورشة إلى فترات زمنية محددة السعة. ويحجز طلب الخدمة من الطاقة المتاحة، فلا يقبل النظام موعداً يتجاوز السعة أو يقع خارج فترات الاستقبال المحددة. كما يراعي إعداد الجدول بدء أول حجز في اليوم.
توثيق حالة السيارة عند الاستلام
يسجّل فحص الاستلام حالة السيارة عند دخولها، بما في ذلك الخدوش والكسور ومستوى الوقود والمقتنيات الموجودة داخلها. ويوفر هذا السجل مرجعاً واضحاً للورشة والعميل عند التسليم. بعد ذلك يُعد تقدير الإصلاح لاعتماده من العميل قبل بدء العمل.
أمر العمل وما نُفذ فعلياً
يحدد أمر العمل الأعمال المطلوبة وقطع الغيار المتوقعة. أما التنفيذ الفعلي فيُسجَّل في مستندات مرتبطة به، تشمل صرف القطع ومرتجعاتها والأعمال المنجزة وساعات الفنيين.
يصرف أمين المخزن القطع على الأمر ويستردّ ما لم يُستعمل. والصرف يعمل بنمطين: صرف مباشر يستهلك القطعة، أو تحويل إلى إنتاج تحت التشغيل تظل فيه القطعة ملكاً للورشة حتى تُركَّب فعلاً — والفرق بينهما يظهر في جرد آخر الشهر، فاختره عند الإعداد.
وتُتابَع الأعمال المرسلة إلى جهة متخصصة باعتبارها إصلاحات خارجية. وتُسجَّل تكلفتها في فاتورة المورد، لكنها لا تُضاف تلقائياً إلى تكلفة أمر العمل؛ لذلك ينبغي مراعاة هذا الفرق عند تحليل ربحية الأوامر التي تعتمد على أعمال خارجية.
الساعات الفعلية والساعات المعيارية
يسجّل الفني وقت بدء كل مهمة وانتهائها، فتظهر الساعات الفعلية إلى جانب الساعات المعيارية التي يُحاسَب عليها العميل. وتساعد المقارنة بينهما على تقييم دقة الأزمنة المعيارية وإنتاجية الفنيين وطبيعة الأعمال التي تستغرق وقتاً أطول من المتوقع.
إقفال أمر العمل وتوزيع التكلفة
يجمع الإقفال الأعمال المنجزة والمواد المستهلكة، وينشئ حركة صرف المخزون، ويحسب موعد الزيارة القادمة وفق قراءة العداد. ويُنفَّذ الإقفال مرة واحدة لكل أمر عمل.
يمكن توزيع تكلفة الإصلاح في أمر العمل بين العميل وشركة التأمين والضمان وحساب الورشة، ثم تُفوتَر كل جهة بحصتها. ومن المهم محاسبياً أن قيد الإقفال يتضمن حصة العميل فقط، بينما تُثبَت حصص التأمين والضمان من خلال فواتيرها المستقلة.
ويتحقق إذن الخروج من إصدار الفواتير وسدادها قبل تسليم السيارة. فهو إجراء رقابي يمنع إصدار الإذن عند عدم استيفاء الشروط، وليس نظام تحكم في بوابة الموقع.
ما يجاور الورشة
تكمل دورة الورشة ثلاث إمكانيات إضافية: طوابير الخدمة من خلال جهاز إصدار أرقام وشاشة عرض وواجهة لمستشار الخدمة، وتُغلق التذكرة عند ترحيل أمر العمل المرتبط بها؛ والأصول المؤجَّرة لإدارة السيارات البديلة أو أي أصل يؤجَّر بالساعة أو اليوم؛ وتسليم المندوبين عبر تطبيق يعرض خط سير فواتير البيع ويسجّل الوصول والمغادرة في كل محطة.
والفحوص والحملات تغطي عمل الوكيل عن المصنّع، بمطابقة السيارات المشمولة بحملة استدعاء على سجلّك.
جدول التحميل والطاقة في جدول تحميل الورشة، ودورة أمر العمل كاملة في دورة أوامر العمل.
