السيارة وحدة مستقلة في المخزون
لا يمكن إدارة السيارات باعتبارها كمية واحدة من طراز معين كما تدار الأصناف المتطابقة. ولكل سيارة رقم هيكل وتاريخ وصول ومواصفات وتكلفة استيراد قد تختلف عن غيرها ولو تشابه الطراز واللون.
ولذلك يتابع نما كل مركبة برقم هيكلها، ويتم تحميل التكلفة على السيارة نفسها دون الطراز. ومن ثم يمكن معرفة تكلفة كل سيارة وربحيتها بدقة، دون الاعتماد على متوسط تكلفة المجموعة.
سجل السيارة من فاتورة الشراء
تتضمن دورة الشراء عدة مستندات، غير أن فاتورة الشراء وحدها هي التي تنشئ سجلات المركبات. وذلك منعاً لتكرار سجل السيارة عند استخدام أمر الشراء والفاتورة ومحضر الاستلام في العملية نفسها، وحفاظاً على ارتباط التكلفة بسجل واحد.
وبذلك تظهر السيارة في النظام منذ إثبات شرائها وقبل وصولها إلى المعرض. وتضيف تكلفة الوصول الشحن والجمارك والمصروفات إلى الشحنة موزعة على وحداتها، بحيث تدخل كل مركبة بتكلفتها الحقيقية.
والأصل أن يكون لكل رقم هيكل سطر مستقل. ومع ذلك يمكن تسجيل الشحنة إذا لم تصل أرقام الهياكل بعد، ثم استكمال البيانات لاحقاً. كما يمكن التعامل مع المركبات التي لا تحمل أرقاماً مميزة.
وإذا كان نشاطك يشمل تركيب هياكل السيارات أو تجهيزها، فإن مستند التجميع يثبت ضم المكونات في مركبة واحدة. ويحتاج هذا المستند إلى ترخيص التجميع في سلاسل الإمداد مع ترخيص المعرض معاً.
التخصيص وحالات السيارة
يتم من خلال التخصيص ربط كل سيارة بأمر البيع الخاص بها، بحيث لا تحجز السيارة نفسها لأكثر من عميل وتبقى حالتها واضحة طوال دورة البيع.
ومن خلال حالات السيارة يتم تنظيم مراحلها ومتابعة وضعها بدقة من الحجز حتى التسليم. وتعرف الحالات بما يناسب آلية العمل، فتكون على سبيل المثال «محجوزة» و«في الطريق» و«في المعرض» و«مباعة» و«مسلمة».
ويحدد مع كل حالة المستند الذي ينقل المركبة إليها والانتقالات المسموح بها. ومن ثم تعد الحالات وتربط بمستنداتها في مرحلة التطبيق قبل بدء التشغيل.
ويحتفظ النظام بسجل كامل لانتقالات السيارة بين الحالات، وذلك حتى يمكن معرفة حالة أي سيارة في أي وقت، بما في ذلك حالتها في تاريخ سابق.
البيع وإلغاء العمليات
يدير النظام دورة البيع كاملة، من عرض السعر إلى أمر البيع فالتخصيص فإصدار فاتورة البيع وصولاً إلى التسليم النهائي. كما يدعم خطاب المرور المستخدم في نقل الملكية رسمياً.
وعند إلغاء عملية البيع يحدث النظام حالة أمر البيع، ويحرر السيارة من التخصيص مع الاحتفاظ بسجل كامل للعملية.
أما الأثر المحاسبي فيتم عكسه بمستند مرتجع مستقل دون حذف المستند الأصلي، بما يحفظ سجل العمليات ويوفر مساراً واضحاً للمراجعة والتدقيق.
ما يباع مع السيارة
تغطي إضافة مستقلة ما يبيعه الوكيل مع المركبة على ثلاثة أوجه:
- برامج التأمين ووثائقه وفواتير شرائه.
- شركات التمويل التي يتعامل معها المعرض.
- برامج التقسيط وعروضها.
وتتطلب هذه الإضافة ترخيص المعرض، وذلك لأنها تعتمد على ملفاته الأساسية.
وتهيئة الحالات مشروحة في تهيئة حالات السيارة، كما أن دورة البيع كاملة موصوفة في دورة بيع السيارات.
