حجز المواعيد على طاقة الورشة
تعتمد قدرة الورشة على عدد الفنيين ومعدات الخدمة والساعات المتاحة خلال اليوم. وإذا لم يرتبط دفتر المواعيد بهذه الطاقة تكدست الحجوزات في يوم ممتلئ، بينما تبقى فترات أخرى دون عمل.
ولذلك يبدأ الحجز من جدول التحميل الذي يقسم طاقة الورشة إلى فترات زمنية محددة السعة. ويحجز طلب الخدمة من الطاقة المتاحة، بحيث لا يقبل النظام موعداً يتجاوز السعة أو يقع خارج فترات الاستقبال المحددة.
كما يراعي إعداد الجدول بدء أول حجز في اليوم.
فحص الاستلام وتقدير الإصلاح
يسجل فحص الاستلام حالة السيارة عند دخولها، من الخدوش والكسور ومستوى الوقود والمقتنيات الموجودة داخلها. ومن ثم يكون هذا السجل مرجعاً واضحاً للورشة والعميل عند التسليم.
ويعد بعد ذلك تقدير الإصلاح لاعتماده من العميل قبل بدء العمل.
أمر الشغل وما نفذ فعلياً
يحدد أمر الشغل الأعمال المطلوبة وقطع الغيار المتوقعة. أما التنفيذ الفعلي فيتم تسجيله في مستندات مرتبطة به، تشمل صرف القطع ومرتجعاتها والأعمال المنجزة وساعات الفنيين.
ويصرف أمين المخزن القطع على الأمر ويسترد ما لم يستعمل، وذلك على نمطين. أولهما صرف مباشر تستهلك فيه القطعة. والثاني تحويل إلى إنتاج تحت التشغيل، تظل فيه القطعة ملكاً للورشة حتى تركب فعلاً. ويظهر الفرق بين النمطين في جرد آخر الشهر، فيحسن اختيار النمط المناسب عند الإعداد.
وتتابع الأعمال المرسلة إلى جهة متخصصة باعتبارها إصلاحات خارجية، حيث يتم تسجيل تكلفتها في فاتورة المورد دون أن تضاف تلقائياً إلى تكلفة أمر الشغل. وهو فرق ينبغي مراعاته عند تحليل ربحية الأوامر التي تعتمد على أعمال خارجية.
الساعات الفعلية والساعات المعيارية
يسجل الفني وقت بدء كل مهمة وانتهائها، فتظهر الساعات الفعلية إلى جانب الساعات المعيارية التي يحاسب عليها العميل. وتساعد المقارنة بينهما على تقييم دقة الأزمنة المعيارية وإنتاجية الفنيين وطبيعة الأعمال التي تستغرق وقتاً أطول من المتوقع.
إقفال أمر الشغل وتوزيع التكلفة
يجمع الإقفال الأعمال المنجزة والمواد المستهلكة، وينشئ حركة صرف المخزون، ويحسب موعد الزيارة القادمة من خلال قراءة العداد. ويتم تنفيذه مرة واحدة لكل أمر شغل.
ويمكن توزيع تكلفة الإصلاح في أمر الشغل بين العميل وشركة التأمين والضمان وحساب الورشة، ثم تفوتر كل جهة بحصتها. ومن المهم محاسبياً أن قيد الإقفال يتضمن حصة العميل وحدها، بينما تثبت حصص التأمين والضمان من خلال فواتيرها المستقلة.
ويتحقق إذن الخروج من إصدار الفواتير وسدادها قبل تسليم السيارة، وهو إجراء رقابي يمنع إصدار الإذن عند عدم استيفاء الشروط.
خدمات إضافية
لا تقتصر إدارة الورشة على أوامر الشغل، وإنما تمتد إلى ثلاث إمكانيات أخرى تدعم تجربة العميل وتكمل دورة العمل.
- طوابير الخدمة: تنظيم استقبال العملاء بإصدار أرقام الانتظار وشاشة عرض وواجهة مخصصة لمستشار الخدمة، مع إغلاق التذكرة عند ترحيل أمر الشغل المرتبط بها.
- الأصول المؤجرة: إدارة السيارات البديلة وغيرها من الأصول التي تؤجر بالساعة أو باليوم، مع متابعة دورة التأجير.
- الفحوص والحملات: دعم أعمال الوكيل نيابة عن الشركة المصنعة، بمطابقة السيارات المسجلة في النظام مع السيارات المشمولة بحملات الاستدعاء.
وجدول التحميل والطاقة مشروحان في جدول تحميل الورشة، كما أن دورة أمر الشغل كاملة موصوفة في دورة أوامر الشغل.
