نظرة عامة
أكثر ما يهدد العمل عند الصندوق هو انقطاع الاتصال بالخادم. ومتى توقفت الماكينة عن البيع توقف العمل معها، وانصرف الزبائن إلى غيرك مع تكرار الانقطاع.
ولهذا يعمل نظام نقاط البيع وبرنامج الكاشير في نما مستقلاً عن الاتصال. وبينما تعمل باقي وحدات نما داخل المتصفح، تعمل ماكينة الكاشير تطبيقاً مكتبياً مثبتاً على جهاز الكاشير نفسه. ولها قاعدة بيانات محلية تحمل الأصناف والأسعار والعملاء والإعدادات.
وتسجل المبيعات والمردودات والمقبوضات والورديات وعمليات الجرد على الجهاز أولاً. ثم يتم إرسالها إلى النظام المركزي في الخلفية، بحيث تستمر الماكينة في البيع حتى لو انقطع الخط.
إرسال المستندات
يجري إرسال المستندات إلى النظام المركزي في الخلفية، ولا علاقة له بحركة البيع الجارية على الماكينة. والمستند غير المرسل محفوظ على الجهاز ومطبوع وفي يد العميل. أما المرسل فقد وصل إلى النظام المركزي، وأثر في الحسابات وحرك المخزون وظهر في أرقام المنشأة كلها.
وحين تكون الماكينة متصلة لا تتجاوز المسافة بين الحالتين لحظات. وحين ينقطع الخط تصطف المستندات في طابور دون أن يتوقف الكاشير عن عمله.
وإذا تعثر إرسال مستند، تعيد الماكينة المحاولة عدداً محدداً من المرات ثم تتوقف، حتى لا يحبس مستند واحد ما خلفه في الطابور. وعندها يتم تسجيل سبب التعثر على المستند نفسه. وأشهر الأسباب ثلاثة، هي تعذر الوصول إلى الخادم، أو رفض قاعدة عمل للمستند على الخادم، أو بيانات دخول لم تقبل.
عند الصندوق
بنيت شاشة البيع على قدر السرعة المطلوبة منها. ومن خلالها يمكن تعليق فاتورة لخدمة عميل آخر ثم العودة إليها. كما يمكن الاستعلام عن سعر صنف أو تاريخ صلاحيته دون المساس بالفاتورة الجارية.
وتفتح مجموعات الخيارات لحظة إدراج الصنف الذي يباع بخيارات، كالمقاسات والحليب والسكر والإضافات مثلاً، بحيث تحمل الفاتورة وتذكرة المطبخ ما طلبه العميل فعلاً.
وقد يبلغ الكاشير حد صلاحيته، كخصم يتجاوز سقفه أو ارتجاع خارج المدة المسموحة أو تعديل سعر. وعندها يعتمد المشرف العملية من الشاشة نفسها، دون أن يخرج الكاشير من النظام ويعود.
ولكل كاشير كلمة مرور خاصة به. ويمكن الاعتماد على البصمة بدلاً منها إذا كان قارئ البصمة موصولاً، وذلك في اعتماد المشرف وفي تسليم الوردية بين كاشيرين على الماكينة الواحدة.
ويعتمد النظام طرق السداد كلها. فمنها السداد نقداً مع حساب الباقي، ومنها السداد ببطاقة من خلال جهاز دفع مرتبط يعيد رقم الاعتماد ورقم البطاقة المحجوب. ومنها كذلك البيع الآجل على حساب العميل لمن يملك صلاحية ذلك، كما يمكن الجمع بين أكثر من طريقة في الفاتورة الواحدة.
ويقبل النظام السداد بإشعارات الرصيد وكوبونات الخصم ونقاط الولاء، مع كلمة مرور لمرة واحدة إن اشترطها البرنامج. ويظهر المتبقي على شاشة السداد متغيراً مع كل رقم يدخل.
وفي عروض المجانيات، مثل «اشتر واحداً واحصل على آخر مجاناً»، تحدد المنشأة متى يضاف الصنف المجاني إلى الفاتورة. ولها في ذلك خياران، أولهما أن يلتقط العميل العبوة المجانية من الرف ويمسحها الكاشير، فيحولها النظام إلى سطر بسعر صفر. والثاني أن تسوى المجانيات عند السداد، بحيث لا تحمل الفاتورة صنفاً مجانياً لم يأخذه العميل فعلاً.
المطاعم والمقاهي
تنظم الأماكن في صالات وطاولات. ويرى الكاشير على الشاشة حالة كل طاولة بلون مميز يقول إن كانت فارغة أو مشغولة أو محجوزة.
وتبقى فاتورة الطاولة المشغولة معلقة عليها، وتضاف إليها كل جولة جديدة حتى السداد. ثم تعود الطاولة شاغرة لعملاء آخرين. ويمكن حجز الطاولة بعربون يخصم من الفاتورة النهائية، كما يمكن إلغاء الحجز وتحصيل رسوم الإلغاء مع تسجيل سببه.
ويسجل طاقم الخدمة طلبات العملاء مباشرة من خلال تطبيق الكابتن أوردر على الهاتف أو الجهاز اللوحي. وتصل الطلبات فوراً إلى المطبخ وإلى الماكينة، مما يسرع الخدمة ويقلل الأخطاء.
الوردية والدرج
تفتح الوردية على رصيد افتتاحي معدود لكل طريقة سداد وكل عملة، وذلك عند استلام العمل أول مرة أو عند التناوب على وردية سابقة.
وتغلق على جرد يقارن ما في الدرج بما يفترض أن تجده الماكينة. ويدخل في ذلك ما أودع فيه أثناء الوردية وما صرف منه إلى الخزنة، وبذلك يظهر العجز والزيادة لكل طريقة سداد على شاشة الإغلاق. كما يمكن حجب الرقم المتوقع عن الكاشير بصلاحية، فيجرد الدرج دون أن يرى ما يفترض أن يجده.
وتعد الماكينة كذلك أول خطوط المخزون في الفرع. ومن خلالها يمكن لصاحب الصلاحية استلام البضاعة من الإدارة أو من المورد، وتحويلها إلى فرع آخر، وإجراء الجرد، وإهلاك التالف. وكلها مستندات تنشأ عند الصندوق وترسل مثل غيرها فتؤثر في الأرصدة.
الضريبة عند الصندوق
في السعودية تحمل الفواتير الضريبية المبسطة الصادرة من الماكينة رمز الاستجابة السريعة منذ لحظة طباعتها. ثم يتم تبليغها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
وفي مصر تعمل الماكينة على مسار الإيصال الإلكتروني دون مسار الفاتورة. ويسجل كل جهاز لدى مصلحة الضرائب باسم المورد والموديل والرقم المسلسل، وذلك قبل السماح له بالإرسال.
وكل ما سبق موثق شاشة شاشة في دليل نقاط البيع، من شاشة السداد والطاولات والورديات وخيارات الأصناف إلى طابور الإرسال. ومنه فصل إرسال البيانات الذي يشرح حالة المستند «غير المرسل» وخطوات معالجتها.
