نطاق الرؤية والتنفيذ
تتكرر في كل تطبيق لنظام تخطيط الموارد ثلاثة أسئلة بعينها. أولها من له أن يطالع أرصدة العملاء، والثاني هل لأمين المخزن أن يحذف صرفاً مخزنياً محفوظاً، والثالث لماذا يرى مندوب في جدة فواتير فرع الرياض.
ويضبط نما الإجابة في طبقات مستقلة بعضها عن بعض. فقد يتم السماح للمستخدم بفتح شاشة الفواتير، ثم تقصر رؤيته على فواتير فرعه وحده، وتخفى عنه حقول التكلفة داخل الفاتورة نفسها. وبهذا تمنح كل صلاحية في موضعها، من غير توسيع لوصول المستخدم إلى ما لا يحتاجه.
طبقات الصلاحية
- التوثيق. ما إذا كان هذا الشخص يدخل النظام أصلاً، بحساب وكلمة مرور، أو من خلال LDAP، مع تحقق بخطوتين وضبط لعدد الجلسات.
- القوائم. عناصر القائمة الموجودة لديه ابتداءً.
- صلاحيات الأنواع. ما يستطيعه في كل نوع من السجلات، كالفواتير والأصناف والقيود، من اطلاع وتعديل وحذف وطباعة ومراجعة، وعدد المرات المسموح بها.
- رؤية السجلات. أي فواتير المبيعات يرى من بين ما في قاعدة البيانات كلها.
- صلاحيات الحقول والصفحات وشاشات القوائم. أي الحقول مخفي أو مقفل داخل السجل الذي يفتحه، وأي الألسنة يظهر، وأي شاشات القوائم مسموح بها.
- الإجراءات والقدرات الخاصة. هل يتم تمكينه من تشغيل زر بعينه، وهل يحمل القدرة المسماة التي تشترطها خاصية معينة.
الإمكانيات
صلاحيات الدور واستثناءات الشخص
يجمع ملف الصلاحيات ما يخص دوراً وظيفياً واحداً في سجل واحد. وهو يحمل صلاحيات الأنواع وإعدادات الحقول وقواعد الصفحات وشاشات القوائم والمرشحات الإضافية وقواعد الإجراءات والتحكم في القوائم. ثم يتم إسناده إلى كل من يشغل ذلك الدور، كالمحاسب وأمين المخزن ومشرف المبيعات مثلاً.
ويحمل سجل المستخدم نسخته المحلية من الجداول نفسها، بحيث يتقدم ما يضبط فيه على الملف في ذلك النوع. والقاعدة موضعها الدور والاستثناء موضعه الشخص. ومن ثم فإن مشترياً واحداً يسمح له بالاعتماد فوق الحد المعتاد لا يستلزم ملفاً ثانياً تجب صيانته إلى الأبد.
رؤية السجلات بحسب الهيكل التنظيمي
يحمل كل سجل تقريباً خمسة محددات تنظيمية، وهي الشركة والفرع والإدارة والقطاع والمجموعة التحليلية. ويحمل كل محدد قيمة، أو يتم تعليمه عاماً بمعنى ألا قيد على هذا المحور.
وتحمل جلسة المستخدم المحددات الخمسة نفسها، فيتم ختم المستند بها عند إنشائه وترشيحه بها عند البحث. ثم تضيق رؤية السجلات من خلال أربع آليات مستقلة:
- المحددات – يرى مندوب جدة سجلات جدة، حيث يعرف السجل الفرع الذي ينتمي إليه.
- ما أنشأه بنفسه – لا يطالع المستخدم إلا ما حرره هو.
- المرشحات الإضافية – مرشح على مستوى الصف لكل نوع، لما لا تعبر عنه الآليتان السابقتان.
- قدرات السجلات – وسم سجلات بعينها باشتراط قدرة مسماة، وذلك للقليل الحساس فعلاً.
ولأن المحددات مخزنة مع السجل نفسه، تعمل المجموعة متعددة الشركات على قاعدة بيانات واحدة وترى كل شركة سجلاتها. ومن ثم تصدر التقارير المجمعة من غير دمج لدفاتر أحد.
إخفاء الحقول والصفحات
وتمتد الصلاحية إلى داخل المستند نفسه. فيمكن إخفاء حقل بعينه أو جعله للقراءة فقط، كما يمكن إخفاء صفحة كاملة داخل السجل أو قفلها. ويمكن السماح بشاشات قوائم بعينها أو منعها، وبهذا يعمل المستخدم على المستند من غير أن يطالع تكاليفه أو هوامشه.
التفويض
يمكن تسليم المسؤوليات إلى نائب لفترة، وتفهم بقية أجزاء النظام ذلك، حيث تصل التنبيهات إلى النائب تلقائياً، ويمكن تفويض خطوات الموافقة حتى لا تتعطل.
