بيانات الحضور وطريقها إلى الراتب
لا تستحق بيانات الحضور الجمع إلا إذا نجت في طريقها إلى قسيمة الراتب، وهي في أغلب الشركات لا تنجو. فالجهاز يصدر ملفاً، ويفتحه أحدهم في جدول إلكتروني، ويصحح آخر السطور التي نسي فيها موظف تسجيل انصرافه. وحين يصل الرقم إلى الرواتب يكون قد مر بثلاثة أيد ولم يعد قابلاً للدفاع عنه.
يتعامل نما مع البصمة بوصفها مستنداً، ومع الجدول بوصفه ملفاً رئيسياً، ومع الخصم بوصفه حساباً، بحيث لا يكون هناك تصدير ولا إعادة إدخال.
ملف الدوام وخطة الدوام
ملف الدوام قالب أسبوعي قابل لإعادة الاستعمال، كأن يكون الدوام من الثامنة إلى الرابعة ومن الأحد إلى الخميس مثلاً. كما يمكن أن يحمل اليوم الواحد ثلاث فترات حضور وانصراف على الأكثر، ومن ثم يصير الدوام المقسوم باستراحة طويلة مجرد دوام. ومن خلال خطة الدوام يمنح هذا الدوام لمجموعة من الموظفين لفترة، فتبنى الملفات مرة واحدة وتكون الخطط وسيلة إسنادها.
وثلاثة أنواع من الدوام تغطي ما يحدث فعلاً في الميدان:
- عادي، وهو نمط أسبوعي واحد ثابت.
- تلقائي، وفيه يمكن تعريف عدة نوافذ محتملة لكل نافذة مدى وصول خاص بها. يبصم الموظف فيدرج النظام بصمته تحت النافذة التي تطابقها، فيعرف من قد يعمل صباحاً أو مساء بدل أن يخصم منه لأنه حضر في «الوقت الخطأ».
- دوري، وفيه مجموعات تتناوب على جدول دوران، وذلك للعمليات التي لا تتوقف.
مصادر البصمة
تصل البصمات بطريقتين. سند الحضور والانصراف دفعة، يأخذ ملف الجهاز المصدر مرفقاً ويستورد سطوره بتنسيق ذلك الجهاز نفسه. ومعه مفاتيح تناسب واقع البيانات المستوردة.
يمكن حذف السطور الشاردة خارج المدى، أو تجاهل الأكواد التي لا تطابق أي موظف بدل إفشال الاستيراد كله، أو السماح لهذه الدفعة بالتعايش مع بصمات مسجلة لهؤلاء الموظفين في مستند آخر.
أما الحضور الإلكتروني فموظف واحد يسجل حضوره من تطبيق الجوال، مع التقاط الموقع الجغرافي لحظة البصمة ومقارنته بنطاق مسموح.
ولكل من الحضور والانصراف نطاقه المستقل، ويتم تسجيل المسافة بين كل منهما وبين النطاق الذي قيس عليه. وهذه هي الطريقة الأمينة للتعامل مع زيارة موقع بدل الرفض القاطع.
وينتهي الطريقان إلى المكان نفسه، وهو سجل حضور وانصراف لكل موظف عن كل يوم.
الاستثناءات التي تجعل السجل صادقاً
أشيع مشكلات الحضور ليست تلاعباً وإنما بصمة منسية. ولنما معالجة صريحة للبصمات المتقاطعة أو المتناقضة، بحيث يصحح الانصراف الناقص بوصفه بيانات لا بوصفه تأخيراً يتنازع عليه.
وللغياب القصير مستنداته الخفيفة، وذلك لأن مشواراً من ساعتين ليس إجازة. ويسجل إذن الانصراف غياباً مأذوناً، انصرافاً مبكراً أو تأخيراً في الحضور، بينما يسجل سند المأمورية وقتاً خارج المكتب في عمل المنشأة. ولا يرحل أي منهما إلى الحسابات، وتنحصر مهمتهما في أن تكون الفجوة في اليوم مفسرة في السجل بدل أن تتحول إلى خصم بلا سبب.
من ساعات الدوام إلى القسيمة
يتجمع وقت العمل والوقت الإضافي والتأخير والغياب يومياً، ثم يصل إلى الرواتب من خلال مؤشرات الأداء، فالمؤشر اليومي يضرب في أيام العمل، والدوري يأخذ إجمالي الشهر. أما السعر والتقريب والحدود فتسكن في معادلة الراتب، وبهذا تكون سياسة الوقت الإضافي إعداداً لا وعداً. ولا يصدر أحد شيئاً، كما يمكن تتبع الرقم في القسيمة رجوعاً إلى البصمة التي أنتجته.
صيغ استيراد الأجهزة، ومسار الجوال بالنطاق الجغرافي، وقواعد التقاطع، وأنواع الدوام موثقة في قسم الحضور والانصراف.
