ما تطلبه المرحلة الثانية، وأين يتم رفض الفواتير

الأثر النقدي للفاتورة المرفوضة

يدور أكثر ما يكتب عن المرحلة الثانية حول الموعد النهائي، والموعد هو الجزء السهل، فأنت تبلغ بموجتك وأمامك شهور. أما ما يفاجئ الإدارات المالية فهو ما يحدث في أول أحد بعده، حين تعود فاتورة كبيرة لعميل اعتباري مرفوضة لأن في سجله التجاري شَرطة.

وفي مرحلة الربط والتكامل، الفاتورة التي لم تقبلها الهيئة ليست فاتورة صحيحة. ومن ثم لا يمكن إرسالها إلى العميل ولا التحصيل بموجبها، فيتوقف الإيراد خلفها. وبذلك يخرج الامتثال من باب الإجراءات ليدخل في دورة النقد نفسها.

وهذه الصفحة عما يجب على المنشأة السعودية الوفاء به، مكتوبة لمن يعتمد القرار لا لمن يضبط الإعدادات. وقد نشر الإجراء الفني الكامل في التوثيق لدينا.

الاعتماد والإبلاغ

تتعامل منصة فاتورة مع البيع لمنشأة والبيع لمستهلك بوصفهما مسألتين مختلفتين. ويكاد كل سوء فهم للمرحلة الثانية يعود إلى الخلط بينهما.

	الفاتورة الضريبية (بين المنشآت)	الفاتورة المبسطة (للأفراد)
المسار	الاعتماد	الإبلاغ
متى تصح	حين تعيدها الهيئة مختومة	لحظة إصدارها
قبل أن يراها المشتري	يجب اعتمادها أولاً	تسلم عند نقطة البيع
المهلة	قبل المشاركة	الإبلاغ خلال 24 ساعة

والتاجر الذي لديه ذراع جملة يصدر النوعين معاً، وعلى كل فاتورة أن تسلك مسارها الصحيح. وينبغي أن يقرر المسار نوع المستند لا موظف يتذكر أي طابور تنتمي إليه الفاتورة. وأكثر أسباب تجاوز مهلة الأربع والعشرين ساعة شيوعاً فاتورة مبسطة أوقفها أحدهم في كومة الاعتماد.

شهادة التأهيل

لا يجوز لأي نظام أن يرسل شيئاً قبل أن يتأهل لدى الهيئة، والتأهيل مصافحة من ثلاث خطوات لا استمارة تملأ. يبني نظامك طلب توقيع شهادة من بياناتك الضريبية، وذلك قبل أن يرسله مصحوباً بكلمة مرور لمرة واحدة مأخوذة من بوابة فاتورة.

ويرسل معه فواتير عينة ليثبت قدرته على إنتاج مستندات متوافقة. وعندئذ فقط تصدر الهيئة شهادة الإنتاج التي يقوم عليها الإرسال الفعلي.

ويترتب على ذلك أمران عمليان، أولهما أن كلمة المرور تنتهي صلاحيتها. ولهذا ينبغي أن يكون من يملك دخول بوابة فاتورة ومن ينفذ التأهيل في غرفة واحدة أو على مكالمة واحدة.

والثاني أن عينات المطابقة مرتبطة بأنواع الفواتير التي اخترت تفعيلها، حيث يستدعي تفعيل الفواتير الضريبية مثلاً التحقق من عينات الفاتورة وإشعاري الدائن والمدين. وتفعيل أنواع لا تصدرها فعلاً يزيد التأهيل صعوبة دون أن يزيده أماناً.

البيانات المرجعية قبل التأهيل

يتعثر التأهيل بسبب نقص البيانات المرجعية أضعاف ما يتعثر بسبب أمر تقني. وينبغي قبل الموعد تجهيز رقم التسجيل الضريبي المكون من خمس عشرة خانة، والسجل التجاري، والرقم التسلسلي لوحدة الإصدار.

ويجهز كذلك العنوان الوطني كاملاً، بما فيه الدولة والمدينة والمنطقة والحي والشارع ورقم المبنى والرمز البريدي. والعنوان الوطني ليس شكلياً، حيث يوقف رقم مبنى ناقص اجتياز الإعداد للتحقق.

أسباب رفض الفواتير

أربعة أسباب تستغرق معظم الحالات، وأربعتها مشكلات بيانات لا مشكلات ربط.

تعذر تحديد هوية المشتري. يجب أن تحمل الفاتورة الضريبية إما الرقم الضريبي للمشتري وإما إحدى صيغ الهوية المعتمدة لدى الهيئة. وهي السجل التجاري أو الرقم الوطني الموحد أو الهوية الوطنية للمواطن أو الإقامة للمقيم أو جواز السفر للزائر.

وأياً كان ما تستخدمه فقيمته حروف وأرقام فقط، بحيث تعني شَرطة أو مسافة في السجل التجاري الرفض.

سطر صفري أو معفى بلا سبب مذكور. كل سطر مصنف بفئته الضريبية، وما خرج عن النسبة الأساسية يحتاج رمز سبب VATEX المقابل لدى الهيئة. فللصادرات والأدوية والتعليم والصحة الخاصين للمواطنين والنقل الدولي مثلاً رموزها. وضبطها مرة واحدة على أكواد الضريبة لديك يمنع وصول السؤال إلى الفاتورة بعد ذلك.

النسبة الأساسية ليست 15% بالضبط. السطر المصنف بالنسبة الأساسية بأي نسبة أخرى لن تعتمده الهيئة.

المجموعة الضريبية غير معلنة. وتفصيلها في الأسئلة أدناه، ويستحق التحقق منها مبكراً.

إثبات الفاتورة عند المراجعة

نادراً ما يكون سؤال المراجع «هل هذه متوافقة»، وإنما «أهذه هي الفاتورة التي أرسلتها». وبعد الاعتماد يكون المستند الصحيح قانوناً هو النسخة المعتمدة التي أعادتها الهيئة حاملة رمز الاستجابة الرسمي. والنظام الذي يحتفظ بنسخته وحدها لا يستطيع الإجابة.

ويحتفظ نما ERP بملف XML نفسه الذي استلمته الهيئة. كما يمكن إعادة توليد الملف من المستند بحالته اليوم. ويجيب تصدير الاثنين ومقارنتهما مباشرة، حيث يعني اختلافهما أن تعديلاً وقع على المستند بعد إرساله.

موضع نما ERP من ذلك

نماسوفت مدرجة في قائمة مزوّدي الحلول لدى الهيئة ضمن مزوّدي حلول المرحلة الثانية المؤهَّلين. وهو ما يستحق أن تتحقق منه بنفسك، وأن تتحقق منه في أي مورد تقارننا به.

واقرأ كذلك ما تقوله الهيئة إلى جوار تلك القائمة، فهي قائمة استرشادية لا اعتماد لمنتج أحد. ومن ثم لا يحمل أحد في هذا السوق «شهادة اعتماد من الهيئة»، وعرض شهادة كهذه يستحق وقفة.

وإلى جانب الإدراج، يصدر نما ويوقع ويرسل من داخل الدفاتر. وتمضي الفاتورة التي أصدرها فريقك إلى الهيئة كما هي، دون ملف تصدير ولا ترخيص وسيط ولا قاعدة بيانات امتثال تجاور الحسابات وتنحرف عنها بهدوء. والتأهيل يتم من خلال النظام نفسه، كما تدعم بيئتا التجربة والمحاكاة التمرن على الإطلاق قبل أن يصير فعلياً.

وتغطي صفحة الوحدة التفاصيل التشغيلية.