الفوترة الإلكترونية والربط والتكامل من داخل نظامك

إرسال الفاتورة إلى الهيئة

تلزم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية بإصدار الفاتورة الإلكترونية والتكامل مع منصة فاتورة.

ويدعم نظام نما المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) بحيث تصدر كل فاتورة بصيغة UBL 2.1 XML وتوقع رقمياً وترسل إلى الهيئة من داخل النظام.

وهذه القدرة مبنية في النظام نفسه دون وسيط خارجي، حيث تكون الفاتورة التي يصدرها فريقك هي الفاتورة ذاتها التي توقع وترسل وتعتمد. ولا خطوة تصدير هنا، ولا نظام ثان تجري مطابقته، ولا قاعدة بيانات امتثال منفصلة قد تختلف عن دفاترك.

المزايا

مسارا الفاتورة الضريبية والمبسطة

تفرق منصة فاتورة بين البيع للمنشآت والبيع للأفراد، ويدعم نظام نما الحالتين:

	الفاتورة الضريبية (بين المنشآت)	الفاتورة المبسطة (للأفراد)
نموذج الإرسال	الاعتماد (Clearance)	الإبلاغ (Reporting)
متى تصبح صحيحة	بعد أن تعيدها الهيئة مختومة برمز الاستجابة السريعة الرسمي	فور إصدارها عند نقطة البيع
المهلة	قبل مشاركتها مع المشتري	الإبلاغ خلال 24 ساعة

وهنا يمكن تفعيل ما ينطبق على نشاطك من المسارين، أو كليهما إن كنت تبيع للمنشآت وللأفراد معاً. ومن ثم يتم توجيه كل فاتورة إلى مسارها بحسب نوعها دون أن يتذكر أحد وجهتها.

التأهيل من داخل النظام

لا يجوز لأي نظام أن يرسل الفواتير قبل إتمام تأهيله لدى الهيئة. ويؤدي نظام نما مراحل التأهيل الثلاث من خلال أمر واحد هو اعتماد النظام:

1. توليد طلب الشهادة (CSR) من البيانات الضريبية للمنشأة.
2. شهادة الامتثال (Compliance CSID)، وذلك بإرسال الطلب مع رمز التحقق المؤقت (OTP) المأخوذ من بوابة فاتورة، ثم إرسال فواتير تجريبية لإثبات الامتثال.
3. شهادة الإنتاج (Production CSID) التي تحفظ في الإعدادات، فتصبح المنشأة جاهزة لإرسال فواتيرها الفعلية.

الإرسال ومتابعة الحالة

تجمع الفواتير في مستند الإرسال لهيئة الضرائب بنطاق التاريخ أو بنطاق المستندات، حيث يمكن من خلاله التحقق من البيانات ومعاينة ملف XML الناتج قبل الإرسال.

ولكل سطر حالته، وهي لم يرسل أو أرسل أو أرسل وغير صحيح ومعه رسالة الخطأ الواردة من الهيئة، ويكفي أمر واحد لاستعلام الهيئة وتحديث الحالات جميعاً. كما يمكن فتح أي فاتورة على بوابة الهيئة من المستند نفسه.

الأثر التدقيقي للإرسال

يتيح مستند الإرسال تصدير ملف XML نفسه الذي استلمته الهيئة، أي النسخة المعتمدة المختومة للفواتير الضريبية. كما يتيح إعادة توليد الملف من بيانات المستند الحالية.

والمقارنة بين الملفين تجيب عن سؤال يطرحه المدققون فعلاً، وهو ما إذا كان قد طرأ تعديل على الفاتورة بعد إرسالها. فاختلاف الملف الحالي عن الملف المعتمد يعني وقوع تعديل.

المستندات وضوابط الإرسال

الفواتير وإشعارات الدائن وإشعارات المدين مدعومة جميعاً. أما المهلة المسموح بها لإرسال الفاتورة بعد تاريخها أو لإلغائها فثلاثة أيام افتراضياً، وهي مهلة يمكن تعديلها.

وتضبط رموز الضرائب وفئات ضريبة القيمة المضافة لكل مكلف، بما فيها رموز أسباب الإعفاء للأسطر الصفرية والمعفاة وخارج النطاق. وبذلك تمنع أسباب الرفض الشائعة عند إدخال البيانات بدل أن تكتشف عند الإرسال.

متطلبات البدء

يتطلب التأهيل الوصول إلى بوابة فاتورة لتوليد رمز التحقق المؤقت. كما يتطلب الرقم الضريبي للمنشأة المكون من 15 رقماً، ورقم السجل التجاري، والعنوان الوطني كاملاً، والرقم التسلسلي لوحدة الفوترة.

وضمن خطوات الإعداد يتم تركيب أدوات التوقيع الخاصة بالهيئة على خادمك. ويتولى فريق التنفيذ لدينا هذه الإعدادات في أي تطبيق بالسعودية، وقد نشر الإجراء الفني الكامل في التوثيق.

وإن كنت لا تزال تحدد ما يلزمك به النظام قبل أن تختار من ينفذه، فابدأ من متطلبات المرحلة الثانية. وهي الموضوع نفسه من جهة الامتثال، بما فيه المشكلات الأربع في البيانات وراء أغلب حالات الرفض.