نظرة عامة
تجيد أغلب أنظمة تخطيط الموارد التعامل مع النقدية والدفاتر، ثم تقف عند حد البنك. أما الأدوات التي تتفاوض عليها الإدارة المالية فعلاً، من ضمانات وتسهيلات وودائع وشيكات مخصومة، فتنتهي في جدول لدى أمين الخزينة، وتظهر المفاجآت المكلفة متأخرة.
ويمثل نظام نما هذه الأدوات مستندات لها دورات حياة، داخل الحسابات نفسها.
الإمكانيات
الحساب البنكي وحسابات الترحيل
يقوم الجانب البنكي على ملفين. أولهما ملف البنك، وهو يقبل تسلسل الأصل والفروع، لأن أغلب الشركات تتعامل مع مؤسسة واحدة في عدة أماكن. وثانيهما ملف الحساب البنكي المفتوح لدى البنك فعلاً، بكود فرعه ورقم حسابه والآيبان والعملة.
والأهم فيه ربط الحسابات، حيث يحدد كل حساب بنكي حسابات الأستاذ التي ترحل إليها حركاته. وبذلك يقيد الإيداع أو المصروف أو التحويل في موضعه الصحيح، دون أن يختار أحد حساباً بيده.
وضبط هذا الجزء مرة واحدة يعفي الجانب البنكي من الدفاتر من التصحيح لاحقاً.
خطابات الضمان
خطاب الضمان تعهد يصدره البنك نيابة عنك لطرف ثالث بأنك ستفي بالتزام، كضمان دخول مناقصة أو ضمان حسن تنفيذ عقد مثلاً.
ولا تخرج نقدية عند إصداره، غير أنه يستهلك من مكانتك لدى البنك ويحمل مصاريف وهامشاً، كما يجب الإفراج عنه عند انتهاء الالتزام.
وبتتبعه مستنداً قائماً بذاته، يصير الالتزام ظاهراً في النظام بدلاً من بقائه في الذاكرة.
سقوف التسهيلات والمتاح منها
سقف التسهيل هو الحد الذي يمنحه البنك لك. والأدوات التي تسحب منه، كالقرض وخطاب الضمان والاعتماد المستندي، يحجز كل منها جزءاً من ذلك السقف.
ويتتبع النظام هذا الاستهلاك، ومن ثم يمكن معرفة مقدار المتاح من التسهيلات في حينه، دون حساب يعاد بناؤه في نهاية الشهر.
الودائع الثابتة
الوديعة مبلغ يودع لدى البنك لأجل مقابل عائد، حيث تتبع البناء نفسه الذي تتبعه القروض البنكية، من ملف رئيسي يحمل الشروط، ومستند إصدار يرحلها، وحركات تتبعها. وبذلك يعالج طرفا العلاقة البنكية بانضباط واحد.
محافظ الاستثمار
حين تضع الشركة أموالاً في حصة بشركة أخرى أو في مشروع أو صندوق مدار، يحتاج كل استثمار إلى تتبع بوصفه أصلاً قائماً بذاته.
ويشمل ذلك رأس المال الداخل والقيمة الحالية والعائد المتحقق والتصفية حين تأتي، وهو ما يتم من خلال نظام فرعي قائم داخل الوحدة.
دورة حياة الشيك
يمر الشيك بمراحل تبدأ من الاستلام والإيداع وتنتهي بالتحصيل أو الارتجاع. وقد يجري تظهيره لطرف آخر أو خصمه قبل موعد استحقاقه.
ويعامل نظام نما كل شيك وكمبيالة بوصفها ورقة مالية لها حالات، فتعرف في أي لحظة أي الأوراق لدى البنك، وأيها ارتد، وأيها جرى تظهيره لمورد.
التحويلات والحركات التي يجريها البنك وحده
ينقل التحويل البنكي قيمة بين حساباتك أو منها إلى طرف، ويرحل مستنداً قائماً بذاته، بمصاريفه موثقة وسطوره مطابقة على الفواتير حيث ينطبق ذلك، وتوزيع تكلفته محمولاً معه.
وهناك نوع آخر من الحركة، حيث يجريه البنك ويخبرك به بعد وقوعه، كرسم خدمة أو عائد دائن أو استقطاع. وتسجل التسوية البنكية المباشرة (Bank Adjustment) هذه الحركات على الحساب مباشرة، وذلك حين لا يكون خلف الحركة مستند من عندك.
المطابقة مع كشف البنك
نادراً ما يتطابق رصيدك ورصيد البنك لحظة بلحظة، فهناك شيك مودع لم يتم تحصيله بعد، ومصروف لم تقيده، وتحويل في الطريق. وتحسم المطابقة البنكية هذا الأمر، فتختار الحساب والفترة، ليتم تجميع حركاتك واستيراد كشف البنك.
ثم تطابق الجانبين ضمن حدود السماح في القيمة والتاريخ التي تحددها أنت. يمكن أن تتم المطابقة بالقاعدة الآلية حين يسمح المرجع أو البيان، وباليد حين لا يسمح.
والمطابقة مقارنة ولا ترحل شيئاً، ومن ثم تقيد الفروق التي تكشفها بتسوية مباشرة بعدها، فيبقى اكتشاف الفرق وقيده إجراءين منفصلين.
كما ترتبط كل مطابقة بسابقتها، حتى لا يعاد مطابقة فترة أقفلت. وتعمل الآلية نفسها مع العملاء والموردين بدل البنوك، لمن يطابق كشوف حساباته مع شركائه التجاريين.
إلى جانب بقية الإدارة المالية
تجلس الخزينة مع الاعتمادات المستندية والذمم المدينة والدائنة والأستاذ العام، بشجرة الحسابات نفسها والأبعاد نفسها والتقارير نفسها.
اقرأ وثائق وحدة المحاسبة، وابدأ بـالبنوك والحسابات البنكية والتحويلات والمطابقة البنكية.
