حلول الأعمال
الاصول الثابته والعهد
نظرة عامة
الأصول الثابتة والعُهَد
تتميز الاصول بالمنشئات بطبيعة خاصة حيث أن لها كيان مادي ملموس، ويتم اقتنائها بغرض الاستخدام وليس لغرض البيع، كما أن لها عمر انتاجي يظل لسنوات وينبغي أن تتناقص قيمة الاصل مع مرور هذا العمر بما يعكس القيمة الحقيقية للاصل. يدعم نظام نما للاصول الثابتة جميع مراحل الاصل الثابت بداية من شرائه وحتى التخلص منه أو بيعه مروراً بإصدار الاهلاكات الدورية وعمليات الاحلال والتبديل والصيانة.
يسمح النظام بالتعامل مع بعض المصروفات كعُهَد مع المواظفين مع متابعة هذه العُهَد بدورة مستندات شاملة.
المميزات
ملف شامل لكل أصل
يتم تسجيل المعلومات الخاصة بكل أصل متضمنة المعلومات الاساسية للأصل والرقم المسلسل وموقعه ومعلومات التأمين والعهدة وشروط الضمان وستة حسابات رئيسية لكل أصل متضمنة حساب الاصل وحسابي الاهلاك والاهلاك التراكمي. كما يقوم النظام من خلال هذا الملف بعرض معلومات لحظية للأصل متأثرة بمستندات الاصول مثل قيمة اقتنائه وعمره الانتاجي وموقفه الحالي من الاهلاك والتفاصيل المتعلقة بالتعامل مع الاصل كعهدة مع بيان كافة الموظفين المكلفين بذلك بتسلسل تاريخي منذ إقتناء الاصل وحتى التخلص منه، كما يقوم بعرض كم هائل من البيانات الإحصائية عن الاصل كالعمر المتبقي والعمر الافتراضي والقيمة السوقية وتاريخ أخر إهلاك،…الخ. يتيح النظام أيضاً إرفاق عدد لا نهائي من المستندات المتعلقة بالاصل كشهادة الضمان وعقد البيع وإرفاق أي عدد من الصور مع الاصل كما يتيح النظام أيضاً إرفاق أي كم من الملاحظات مع كل أصل.
بيئة تنظيمية للاصول
عند بدء التعامل مع النظام يتم تعريف الكيان المؤسسي للمنشأة، حيث يتم تعريف أي عدد من الشركات ثم الأفرع الموجودة بكل شركة والإدارات الموجودة بكل فرع بالاضافة لقطاعات الشركة المختلفة والمجموعات التحليلية. يمكن استخدام هذه المسميات التنظيمية كمراكز تكلفة، وبالتالي يمكن التعامل مع كل أصل بالشركة الواحدة بأربعة مراكز تكلفة مختلفة، وهو الأمر الذي يعطي مرونة فائقة عند التعامل مع حسابات الأصول وأغراض التنظيم. بهذا المبدأ فإن المستخدم ليس مضطراً لتعريف حساب مباني مثلاً لكل شركة، فرع، قطاع، وإنما يتم تعريف حساب مباني واحد يتم التأثير عليه مع الاخذ في الاعتبار مراكز التكلفة المختلفة. فضلاً عن هذه البيئة التنظيمية للأصول فإن النظام يوفر ملفاً كاملاً لأنواع الأصول المختلفة كالسيارات والمباني والمعدات والاجهزة..الخ، بالاضافة لملف كامل لمواقع الاصول المختلفة. هذه البيئة التنظيمية شديدة الترابط تعطي مرونة فائقة في عمليات نقل الاصول والعهد واستخراج التقارير بالمحددات التنظيمية الموجودة.
تكامل تام مع باقي أجزاء النظام
تتكامل الاصول مع الحسابات حيث يسمح النظام بتعريف أكثر من حساب أستاذ لكل أصل بما في ذلك حساب الاصل وحساب الاهلاك وحساب مجمع الاهلاك مما يسمح بالتعامل مع الأصل كذمة بمستندات الأصول، علاوة على إمكانية إصدار كشف حساب لكل أصل في أي وقت.
محاكاة حقيقية للواقع العملي
يدعم النظام الاجراءات التي تتم على الاصول الثابتة من خلال دورة مستندية شاملة للتعامل مع الأصول، فيوفر النظام الآليات التالية:
شراء الأصل
يدعم النظام مستندات شراء خاصة بالاصول الثابتة وهي طلب شراء، أمر شراء، فاتورة شراء. من خلال فاتورة المشتريات يمكن شراء أصل أو مجموعة أصول مع مراعاة جميع المبادئ المتعارف عليها بعملية الشراء كإسم المورد ومندوب المشتريات والعملة وقيمة الاصل والخصومات ومعلومات الشحن والدفع..الخ، بالاضافة للمعلومات الخاصة بنظام الأصول مثل العمر الافتراضي وقيمة الاصل كخردة وموقع الاصل.
تسجيل الأصول الموجودة
عند الانتقال من الطرق اليدوية أو من أحد الانظمة الاخرى لنظام نما، يمكن للمنشأة تسجيل الاصول الموجودة فعلياً من خلال سند افتتاح أصل مع تسجيل جميع البيانات الخاصة بكل أصل مثل تاريخ بداية الاهلاك، والعمر الافتراضي، وقيمة الاصل كخردة، وقيمة الاهلاك التراكمية..الخ، ليقوم النظام لاحقاً بمتابعة إهلاك هذه الاصول حتى التخلص منها.
نقل الاصول بين أفرع المنشأة المختلفة
يسمح النظام بنقل أي من أصول المنشأة من موقع لآخر، وذلك على مستوى شركات، فروع، قطاعات، إدارات المنشأة، ليقوم النظام بإغلاق مصاريف الأصل بالموقع الأول وترحيل قيمة الأصل المتبقية، ومن ثم اصدار الاهلاكات والتأثير على الحسابات الخاصة بالموقع الآخر. البيئة التنظيمية التي يوفرها نظام نما تخدم عملية نقل الأصول بفاعلية فائقة، حيث يمكن الاحتفاظ بنفس الحسابات الخاصة بالاصل مع تغيير مراكز التكلفة (الشركة – الفرع – الادارة – القطاع -المجموعة التحليلية).
إعادة تقييم الاصول
يدعم النظام اضافة واستبعاد أي من مكونات الأصل، ومن ثم زيادة أو تقليل قيمة الأصل من خلال سندات خاصة بذلك، ومن ثم التأثير على العمر الافتراضي للأصل وقيمة الأصل كخردة،..الخ، بصورة آلية.
آلية فعالة لإهلاك الأصل والتخلص منه
يدعم النظام إهلاك الأصل بصورة دورية، حيث يمكن تجميع مجموعة من الاصول ليقوم النظام بتنفيذ إهلاكها دفعة واحدة، كما يمكن التخلص من أي من أصول المنشأة ومن ثم التأثير بقيمة الأصل على حساب الارباح والخسائر بالفرق بين قيمة التخلص وقيمة الأصل بعد إهلاكه.
نظام صيانة الأصول
يدعم النظام أسلوب فعال ومرن لمتابعة الصيانة الدورية للأصول وذلك من خلال الآليات التالية:
أنواع متعددة للصيانة
يدعم النظام من خلال ملف نوع الصيانة بتعريف عدد لا نهائي من أنواع الصيانة المختلفة والتي تختلف باختلاف طبيعة الأصل وعمره الدفتري فيمكن على سبيل المثال تعريف نوع صيانة بالاسم (صيانة الالف كيلو) للسيارات التي تخطت الالف كيلو، ونوع أخر (نصف عمرة)، (عمرة كاملة)، كما يمكن تعريف صيانة المعدات بالانواع (صيانة 100 طن، صيانة 200 طن،..وهكذا).
خطة مجدولة لصيانة أصول المنشأة
يسمح النظام بوضع خطة بشكل مجدول يتم فيها تسجيل التواريخ والأوقات المخططة لصيانة أي من الأصول الموجودة، كما يسمح النظام بإظهار إشعارات (Notifications) للمستخدمين بقرب تاريخ صيانة أي من الأصول بحسب الجدول المخطط، وذلك لوضع الماكينات في وضع الاستعداد للصيانة.
مراقبة لعمليات الصيانة المنفذة
يسمح النظام بوضع قوائم تحقق من جودة الصيانة المنفذة (Check Lists) وذلك لمراجعة عملية الصيانة، حيث يقوم مراقب الجودة بالاجابة على نماذج أسئلة تحددها المنشأة للتأكد من إتمامها بنجاح.
نظام العُهَد
بعض مصروفات العمل والتي قد لا ترقى لاعتبارها أصول بالمنشأة، يسمح النظام بالتعامل معها كعهد مع الموظفين المختلفين كأجهزة الكمبيوتر، والهواتف الجوالة واليونيفورم الخاص بالعامل،..الخ. يدعم النظام عُهَد الموظفين المختلفة بمحاكاة فعلية للواقع.
ملفات شاملة للعهد
يسمح النظام بتعريف عدد لا نهائي من أنواع العهد المختلفة كأجهزة وملابس وأدوات مكتبية،…الخ. من خلال ملف العُهَد الرئيسي يمكن تسجيل جميع البيانات المتعلقة بكل عهدة مثل الموظف المسؤول عن العهدة وقيمة العهدة والرقم المساسل وبيانات الضمان،..الخ. يمكن أيضاً توزيع مسؤلية العهدة على عدة موظفين بنسب مختلفة وتواريخ استلام متعددة.
دورة مستندية لتغطية كافة جوانب العهدة
يدعم النظام كافة المستندات التي تدعم نظام العهد مثل شراء العهدة وتسليمها لموظف أو لعدة موظفين والتخلص منها، ونقل العهدة من أحد الموظفين لأخر، والتخلص منها نهائياً مع تسجيل قيمة التخلص.
فيديوهات الأصول الثابتة بنظام نماسوفت