حلول الأعمال

الرئيسية / حلول الأعمال / نظام اداره المخزون

نظام اداره المخزون

المخازن

يعتبر نظام المخازن من أكبر أنظمة نما وأكثرها شمولية وغزارة، حيث يوفر النظام معلومات تفصيلية عن كميات الاصناف وطبيعتها والحركات التي تمت عليها، كما يسمح النظام بتعريف عدد لا نهائي من المخازن والتي يمكنها ان تحتوي عدداً غير محدود من المواقع المخزنية، كما يوفر النظام جميع المستندات التي تخدم عملية الصرف والتوريد والتحويل، بالاضافة لقواعد سحب الاصناف وإنشاء المستندات المخزنية وغير ذلك من الامكانيات الغزيرة التي يدعمها النظام.

ملف ضخم لكل صنف

على مستوى كل صنف يوفر النظام كماً مهولاً من البيانات التي تحدد مواصفات وإعدادات الصنف. من أهم هذه البيانات إمكانية تعريف أي عدد من الوحدات للصنف مع تخصيص وحدة تلقائية للشراء والبيع، كما يمكن تعريف أي عدد من الأكواد المخصصة للصنف فيمكن تخصيص كود لكل مورد أو عميل بحيث يكون هو نفس الكود المسجل بفواتير المورد أو العميل. يمكن أيضاً تحديد سياسة تجارية شاملة لكل صنف كإمكانية شراءه أو بيعه أو ارتجاعه أو تصنيعه، ناهيك عن السياسة التخزينية كأقل كمية للصنف وأكثر كمية وحد الطلب، كما يمكن تحديد إصدارات ومقاسات وألوان للصنف ، وغير ذلك من المعلومات الضخمة لكل صنف.

مستندات تغطي كافة الانشطة التخزينية

يوفر نظام نما جميع المستندات التي قد تتطلبها العملية التخزينية سواء بالاستلام أو الصرف أو التحويل أو الخاصة بالانشطة المخزنية الاخرى مثل التجميع والتوصيل والحجز والافتتاح المخزني واعادة تقييم المخزون والاستلام المبدئي ومستندات الفحص وتكاليف الاستلام الاضافية فضلاَ عن مستندات الطلبات المخزنية مثل طلبات التوريد والتوصيل والتحويل وغيرها. تعمل جميع هذه المستندات بشكل مترابط بحيث يمكن اصدار احدها بناءاً على الاخر بشكل منطقي مثل اصدار سند التوريد بناءاً على طلب التوريد المخزني.

التكويد الالي للأصناف

يدعم نما نظام التكويد الآلي للأصناف، فمن خلال ملف فئات الاصناف الذي يدعمه النظام يمكن إدخال صفات الصنف المختلفة ليقوم النظام آلياً بإصدار أكواد الاصناف بملف الاصناف متضمناً في ذلك اسم الصنف بآلية ذكية مستوحاه مما تم إدخاله بفئات الاصناف.

نظام تكلفة غاية في القوة والفاعلية

قبل التعامل مع نظام نما، اختر انت طريقة التكلفة التي تريدها ليدلك فنيونا على كيفية تطبيقها أو تطبيق طريقة أفضل. فلقد اعتنى مطورو النظام بعملية التكلفة عناية كبيرة لما تمثله من أهمية في الوقوف على حجم الربح أو الخسارة وخاصة في الانشطة التصنيعية. فيمكنك مثلاً تحديد متوسطة تكلفة الصنف بحيث تكون واحدة على مستوى الشركة أو على مستوى المخزن، الادارة، القسم. كما يمكن تحديد التكلفة على مستوى نوع الصنف نفسه كرقم الشحنة أو المقاس،الاصدار، اللون بحيث يكون كل نوع من أنواع الصنف الواحد له التكلفة الخاصة به. كما يمكن إصدار سندات تكاليف استلام اضافية لتحميل الاصناف بأي مصروفات إضافية كتكاليف الشحن والجمارك وأي بنود مصاريف أخرى، كما يمكن توزيع هذه التكاليف الاضافية على الاصناف بنسب مختلفة حسب الوزن والكمية أو التوزيع اليدوي وخلافه. يمكن أيضاً التعامل مع الأصناف المجانية بأكثر من طريقة من طرق التكلفة حسب ما تراه المنشأة مناسباً.

أضف إلى ذلك أن النظام لا ينتظر منك ترحيل المستندات حتى يتم التأثير على متوسط التكلفة فعملية الترحيل لا يحتاجها النظام، وإنما يتم التأثير على التكلفة آنياً، كما يقوم النظام بإعادة حساب التكلفة عند تعديل و حذف مستندات قديمة  أو إضافة مستندات بتاريخ سابق، آخذاً في الاعتبار ترتيب المستندات وتأثيره على حساب متوسط تكلفة الاصناف.

علاوة على ما سبق يوفر النظام عدة أساليب لتحميل كل صنف بالتكلفة الحقيقية، فيمكن مثلاً إصدار سندات إعادة تقييم للمخزون ومن ثم تغيير تكلفة الاصناف لأي سبب، كما يقوم النظام بالتأثير على تكلفة الاصناف عند تغيير خصومات الفواتير ومن ثم إعادة حساب الخصومات ليقوم النظام آلياً بتغيير تكلفة الاصناف لتعكس الخصومات الجديدة.

نظام كامل للاصناف المجمعة

يدعم نما نظام قوي وفعال في آلية تجميع الاصناف ومكوناتها. يمكن تجميع نفس الصنف بعدة طرق مختلفة تبعاً للأصناف المكونة لهذا الصنف المجمع حيث يعتمد النظام ملف خاص للمكونات. فمثلاً الصنف بروسيسور الداخل في تجميع جهاز الكمبيوتر، يمكن تعريف عدد لا نهائي من الأنواع الخاصة بالبروسسور مثل Core i3,Core i5,Core i7 وبالتالي عند إدخال البروسيسور كصنف مكون بالكمبيوتر يقوم النظام بتخييرك لإدخال نوع البروسيسور المطلوب ـ كما يمكن الزام المستخدم بإدخال أحد المكونات إجبارياً بالصنف المجمع أو اختيارياً علاوة على تحديد الكمية والمقاس واللون والاصدار،..الخ الخاص بكل مكون من مكونات الصنف المجمع، وبالتالي فالصنف التجميعي الواحد يمكن صرفه بعدد لا نهائي من المكونات المختلفة. بناءاً على ما تم تحديده بملف الصنف المجمع. يسمح النظام للمستخدم بإصدار سندات تجميع أصناف يتم فيها إدخال الكمية المطلوبة من الاصناف المجمعة ليقوم النظام آلياً بإصدار سندات صرف لجميع مكونات هذا الصنف المجمع بالمحددات التي تم تحديدها سلفاً بالاصناف المجمعة. يسمح النظام أيضاَ بإدخال أي بنود مصروفات إضافية تتطلبها عملية تجميع الصنف المجمع.

قواعد انشاء المستندات المخزنية

نظام نما يرفع عنك عبء تعريف الحركة المخزنية في كل مرة، بدلاً من ذلك يمكنك تعريف عدد لا نهائي من قواعد  انشاء المستندات ليقوم النظام بتطبيقها وفقاً لمحددات معينة. فمثلاً يمكن بمجرد إصدار سند توريد مخزني لأحد المخازن أن يقوم النظام بإصدار سند تحويل مخزني من هذا المخزن إلى مخزن أخر تبعاً لكمية الاصناف الواردة أو نوعها. بالطبع يمكن تغيير هذه القواعد بحسب ما تتطلبه طبيعة العمل.

الجرد المخزني …دقة وسلاسة

فضلاً عن أسلوب المخزون المستمر الذي يدعمه نظام نما من حيث التعرف لحظياً على كميات وتكاليف وقيم ربحية الأصناف، فإن نظام نما يوفر أسلوب دقيق لاجراءات الجرد بالمنشأة، فبداية، يتم تحديد المخازن التي سيتم فيها جرد المخزون وإدخال قيم جرد المخزون الفعلية ليقوم النظام آلياً بحساب فروقات القيم الفعلية عن القيم الدفترية ومن ثم إصدار سندات صرف وإضافة لضبط المخزون متضمنة في ذلك اصدار القيود المحاسبية اللازمة. يتلائم النظام تلائماً تاماً مع ظروف الجرد الفعلية، ففي الظروف الواقعية قد يكتشف المستخدمون عدم إدخال مستندات معينة قبل عملية الجرد، أو وجود خطأ كبير في إدخال أحد المستندات التي تؤثر على قيمة المخزون، يسمح النظام في هذه الحالة من خلال أحد خيارات البرنامج بتعديل وإدخال المستندات بتاريخ سابق لتاريخ الجرد ومن ثم إلحاق هذه التغيرات بالجرد المنتهي ثم التأثير بهذه الفروقات على كميات وحسابات المخزون، بدلاً من إجراء عملية الجرد من جديد وتعطيل المستخدمين عن العمل.

دعم نظام المناقصات

يدعم النظام أسلوب المناقصات التي تدعمه بعض المنشئات، فقد تدخل الشركة في مناقصة يتم من خلالها تحديد أسعار الاصناف بأسعار مغايرة عن تلك المخططة بنظام التسعير، فقد يكون الصنف بسعر 100 ريال مثلاً، ولكن داخل المناقصة يكون السعر 90 ريال بكميات محددة، وبالتالي يمكن أن تكون الاصناف بأسعار محددة لأحد العملاء خارج المناقصة بينما تكون بأسعار مختلفة لنفس العميل داخل المناقصة.

تطبيق معايير الجودة

يسمح النظام بتطبيق معايير الجودة على الاصناف الواردة أو المنصرفة من المنشأة، هذه الخاصية هامة جداً وخاصة مع الانشطة الصناعية، فمن خلال دعم قوائم تحقق الجودة “Check lists” يمكن اختبار جودة الاصناف ومن ثم تحديد قبولها أو رفضها. يتم اختبار الجودة عن طريق مستند ضبط الجودة “Quality control document” والخاص بالتأكد من مطابقة الأصناف لمعايير الجودة بالمنشأة، ومستند ضمان الجودة “َQuality assurance document” للتأكد من أن جميع عمليات التحقق من الجودة قد تمت بشكل سليم.

التقارير سيتم تصميمها تبعاً لرغبة العميل

رصيد المخزون بالتكلفة

كشف الحركة المخزنية

رصيد المخزون بالقيمة

بيان بالأصناف 

كشف الحركة المخزنية بالتكلفة

الاصناف الراكدة خلال فترة

ربحية الأصناف خلال فترة

بيان بالمخازن

بيان بالمواقع على مخزن معين

بيان بطلبات التوريد خلال فترة

بيان بسندات التوريد خلال فترة

بيان بطلبات الصرف خلال فترة

بيان بسندات الصرف خلال فترة

بيان بسندات الاستلام المبدئي خلال فترة

بيان بسندات الفحص خلال فترة

بيان بالتكاليف الاضافية خلال فترة

بيان بمستندات التجميع خلال فترة

الاصناف المطلوبة بالكميات لتجميع كمية محددة من صنف مجمع