الأدوية والمستلزمات الطبية
تتبع الشحنات وتواريخ الصلاحية وإعادة الاختبار في كل حركة، مع فحص الجودة قبل إتاحة المخزون والإبلاغ إلى منصة RSD.
لا يكفي في شركة الأدوية معرفة عدد العلب في المخزن، بل يلزم معرفة رقم الشحنة وتاريخ إنتاجها وصلاحيتها وموعد إعادة اختبارها، وفي السعودية يلزم أيضاً تسجيل الحركات الخاضعة للتتبع لدى الجهة الرقابية. يجعل نما رقم الشحنة جزءاً من كل استلام وصرف وتحويل، ويحدد به ما يجوز بيعه وترتيب الصرف، ويتيح منع شحنة بعينها عند ظهور خلل. أما الأصناف الخاضعة لتتبع الأدوية فيتم إرسال حركاتها إلى منصة RSD من دون إعادة إدخالها.
الوحدات التي يعتمد عليها هذا القطاع
مشتركة مع كل عملاء نما، ومهيّأة لطريقة عملك.
- إدارة المخزون – الكمية والقيمة وأين هي فعلاً مخازن متعددة وشحنات وأرقام تسلسلية وجرد وتكلفة كل حركة مخزنية.
- ضبط الجودة – البوابة بين الوارد والمتاح قوائم فحص تحكم دخول البضاعة للمخزون، وفحوص العملية التي خلفها.
- إدارة الإنتاج – التكلفة الفعلية لا التقديرية قوائم المكونات ومسارات التشغيل وأوامر الإنتاج والتكلفة الفعلية للمنتج.
- المبيعات – دورة كاملة من عرض السعر إلى تحصيل المديونيات عروض الأسعار وأوامر البيع والتسليم والفوترة بقواعد تسعير وخصم وحدود ائتمان.
- تخطيط احتياجات المواد MRP – من الطلب إلى أمر الشراء مقارنة الاحتياج بالمخزون والتوريدات لتحديد ما يتم شراؤه وما يتم تصنيعه.
- الأستاذ العام – حسابات تشرح مصدر كل رقم دليل الحسابات والقيود ومراكز التكلفة والقوائم المالية المبنية عليها.
أي شحنة، ومتى صُنعت
لا يباع شيء قبل أن تجيزه الجودة
يتم استلام بضاعة المورد وإنتاج الخط معاً في مخزن تحت الفحص: مسجلة ومحسوبة التكلفة وخارج المتناول. ومستند مراقبة الجودة يقبل أو يرفض أو يقبل جزءاً ويرفض الباقي، بالقياس إلى حدود ومديات رقمية لا إلى علامة قبول واحدة.
الشحنة أساس المخزون
يبدأ برنامج شركات الأدوية من المخزون نفسه، حيث لا يكون رقم الشحنة صفة تضاف إلى الكمية وإنما جزءاً مما يعرف الرصيد.
ويحمل كل استلام وصرف وتحويل رقم الشحنة، وتحمل الشحنة تاريخ إنتاجها وصلاحيتها وموعد إعادة اختبارها. ويلزم النظام الشحنة الواحدة بتاريخ إنتاج واحد، فيرفض السطر الذي يناقضه.
ومن ثم يمكن اتخاذ قرارات المخزن المعتادة: صرف الأقرب انتهاءً أولاً بدلاً من الأقرب إلى اليد، وقراءة تاريخي الصلاحية والإنتاج من الباركود المقروء ضوئياً بدلاً من كتابتهما. كما يمكن حساب أعمار المخزون بالشحنة، حتى يظهر ما يوشك أن يفقد قيمته وهو بعد ذو قيمة.
والمخزون موضع ذلك كله، وهو المخزون نفسه الذي يشغله كل عميل آخر، بحيث يعمل الموزع والمصنع على نظام واحد.
المخزون تحت الفحص
يمكن استلام البضاعة الواردة من المورد والخارجة من الخط في مخزن تحت الفحص، فيتم قيدها وتقويمها من دون أن تكون متاحة للبيع. ومستند فحص الجودة هو ما يحركها بالقبول أو بالرفض أو بقبول جزء من الكمية ورفض باقيها.
وتقبل قوائم الفحص إجابات رقمية ومديات، بحيث يتم قياس النتيجة إلى حد بدلاً من الاكتفاء بعلامة قبول واحدة. كما يحمل الصنف مدة إعادة اختباره.
ويجري توكيد الجودة بالطريقة نفسها على مرحلة التشغيل ذاتها وعليها مهندس مسمى، وذلك للحالات التي يكون السؤال فيها عن أداء الخطوة كما ينبغي لا عن اجتياز الناتج.
الإبلاغ إلى منصة RSD
حيث كان الصنف موسوماً بأنه خاضع لتتبع الأدوية، يتم الإبلاغ عن أذون الصرف والاستلام والتحويل إلى منصة RSD لدى الهيئة السعودية للغذاء والدواء. ويشمل ذلك الصرف والقبول والتحويل والمرتجع وإلغاء كل منها، بالمسلسل أو بالشحنة، وبيع الصيدلية.
والربط معد لا مثبت، ويتم ضبطه من خلال بيانات دخول لكل مخزن يجري الإبلاغ منه، ووصلة اختبار أو إنتاج. ويؤخذ رقم GTIN من رمز الصنف أو رمزه البديل أو الباركود على السطر، ويقرأ رقم GLN للطرف الآخر من العميل أو المورد أو المخزن على المستند. ويمكن تفعيل الإبلاغ من خلال دفتر المستند أو شرطه، فيسري على الحركات التي تحتاجه وحدها.
وتدرج الإرساليات في طابور ويتم إرسالها في الخلفية، ويحتفظ كل إرسال منها بالطلب والرد كاملين مع رموز المنصة لكل سطر. ولذلك يصير ما قبلته الجهة الرقابية سجلاً يمكن فتحه.
الفعالية وتكلفة الشحنة
أما مصانع هذا القطاع فيفصلها عن المصنع العام أمران. الأول أن الخامة يتم صرفها بمحتواها الفعال لا بوزنها، حيث يحمل الإنتاج فعالية على سطر قائمة المواد وأقصى فعالية على الصنف. ويقسم الكمية المطلوبة عليها، ويبقي الكميتين قبلها وبعدها على الأمر، فيظل التعديل ظاهراً.
والثاني أن التكلفة ملك الشحنة. فبتفعيل «تكلفة لكل شحنة» على شرط أمر الإنتاج يتم حساب تكلفة كل شحنة في تسليمات المنتج وحدها بدلاً من امتصاصها في متوسط الشهر، ويصير انحراف شحنة بعينها سؤالاً له جواب.
ويفك تخطيط الاحتياجات الطلب من خلال قوائم المواد نفسها، ويقرب الاحتياج إلى شحنات كاملة. وينتهي ذلك كله إلى الحسابات العامة نفسها التي يمسكها باقي النشاط، وبذلك يقوم الجزء المنظم من شركة الأدوية طبقة فوق النظام القياسي.
كل شاشة وحقل وإعداد موثّق بالكامل.
اقرأ التوثيق ←إجابات مباشرة عن أسئلتك
هل تبلغون منصة RSD لدى الهيئة السعودية للغذاء والدواء؟ وما الذي يتم الإبلاغ عنه تحديداً؟
نعم. يتم الإبلاغ عن أذون الصرف والاستلام والتحويل، شاملة الصرف والقبول والتحويل والمرتجع وإلغاء كل منها، بالمسلسل أو بالشحنة، إضافة إلى بيع الصيدلية. ويتم تحديد الأصناف الداخلة في النطاق بوسم على الصنف، وتحديد المستندات التي يجري الإبلاغ منها على دفتر المستند أو شرطه، بحيث يكون الإبلاغ محدد النطاق لا مفتوحاً على كل شيء. ويتم إرسال البلاغات من طابور في الخلفية لا أثناء الترحيل، ويحتفظ كل إرسال بالطلب والرد كاملين مع رموز الرد لكل سطر، ومن ثم يسمي الرفض الجزئي السطر الذي سقط بدلاً من إسقاط المستند كله.
ماذا يحدث إن أعدنا حفظ مستندٍ سبق الإبلاغ عنه؟
تجري مطابقة لا تكرار، حيث يتم قياس الأسطر المقبولة سابقاً على المستند كما صار. فالسطر الذي اختفى يتم عكسه ببلاغ الإلغاء المقابل، والسطر الذي أضيف يتم الإبلاغ عنه، والبلاغات المعلقة لذلك المستند يتم استبدالها بدلاً من إرسالها مرتين. وعلى قائمة حالات المستندات إجراء إعادة حفظ لما يحتاج دفعة ثانية.
المادة الفعالة عندنا نادراً ما تأتي بالفعالية المكتوبة. أنعدل الكمية المصروفة يدوياً؟
لا. فسطر قائمة المواد يحمل فعالية، والصنف يحمل أقصى فعالية، ويقسم أمر الإنتاج الكمية المطلوبة على الفعالية ليبلغ الكمية المصروفة فعلاً، فمكون فعاليته تسعون بالمئة يتم صرفه بـ١٫١١١ ضعف الاسمي. ويحتفظ سطر الأمر بالكمية قبل الفعالية وبعدها وبعد معامل العائد كلاً على حدة، بحيث يبقى التعديل قابلاً للمراجعة بدلاً من أن يؤخذ تسليماً.
عملنا سنواتٍ بلا أرقام شحنات ونريد البدء الآن. أيعني ذلك إعادة إدخال المخزون؟
لا. فتتبع الشحنة والصلاحية يمكن تفعيله ابتداءً من تاريخ تختاره، حيث يظل المخزون الذي كان قائماً يتحرك بلا شحنة، محفوظاً في رصيد مستقل عن المخزون المتتبع، بينما يلزم كل مستند بعد ذلك التاريخ بحمل شحنة. وإنشاء مخزون غير موسوم بعد ذلك مقصور على مدير النظام، ومن ثم لا يزيد الرصيد غير المتتبع بل ينقص. وهو مسار انتقال مدعوم يعامل فيه الحقلان معاملة الحقول الحرجة.
تبين خلل في شحنةٍ بعد خروجها من المخزن. ما الذي يفعله النظام فعلاً؟
أمران. الشحنة التي ما تزال في المخزون يمكن منعها من الصرف مدة محددة، بحيث يصير الحجز أمراً يفرضه النظام لا يتذكره أمين المخزن. ولأن رقم الشحنة مقيد على كل مستند استلام وإنتاج وتسليم، يمضي التقصي على سلسلة المستندات ليعرف من أين جاءت تلك الشحنة وأي التسليمات حملتها، بدلاً من أن يبدأ من الورق.
من عملاء نما في الأدوية والمستلزمات الطبية
شهاده شكر وتقدير لفريق العمل بشركه نماسوفت على المجهود وكل التقدير لمنتجات الشركه شكرا
هل يناسب نما طريقة عملك؟
حدّثنا عن أعمالك، وسنعرض لك كيف يلبي نما احتياجاتها بالعربية وعلى البنية التحتية التي تختارها.